Zalety e-Doręczeń i wdrożenie rozwiązania w regionie

e-Doręczenia umożliwią otrzymywanie i wysyłanie korespondencji pomiędzy obywatelami a administracją publiczną drogą elektroniczną. Każdy urząd, obywatel i przedsiębiorca będą miał jeden adres do kontaktu i odpowiednio zabezpieczoną skrzynkę e-Doręczeniową. Będzie ona wykorzystywana w procesach administracyjnych, sądowych i cywilnych.

Cyfrowa rewolucja staje się faktem. Urządzenia, systemy oraz aplikacje, które na co dzień wspomagają i ułatwiają nam życie, stają się codziennością. Rozpoczęliśmy kolejny etap cyfryzacji, tym razem wsparcia administracji i kontaktu obywatela. Mamy świadomość, iż wchodzimy w trudny czas i niełatwe procesy, ale zdajemy sobie sprawę, iż Polska była niejednokrotnie liderem europejskich przemian w administracji

– mówił Minister Cyfryzacji Krzysztof Gawkowski, który podkreślił, iż województwo kujawsko-pomorskie jest liderem w tym procesie wdrażania, gdzie już ponad 2100 instytucji korzysta z systemu e-Doręczeń.

E-Doręczenia to projekt, który ma doprowadzić do tego, aby obywatel był bliżej administracji, żeby procesy dotyczące e-administracji stały się łatwiejsze i żeby urząd mógł szybciej komunikować się z obywatelem. Wprowadzamy e-Doręczenia, które mają być elementem nie tylko wspierającym, ale odpowiednikiem tradycyjnych przesyłek listownych po to, żeby każdy obywatel mógł w administracji publicznej widzieć przyjaciela, żeby ta administracja publiczna mogła się z nim kontaktować drogą elektroniczną i aby kontakt ten powodował, iż sprawy będą gwałtownie załatwiane

– podkreślał zalety systemu e-Doręczeń Minister.

Nowy system e-Doręczeń będzie całkowicie bezpłatny i pozostawiamy również możliwość hybrydowej realizacji korespondencji, w tradycyjny sposób. Obowiązujący do tej pory system ePUAP był namiastką systemu e-Doręczeń, który zapewnia obieg dokumentów nie w formie papierowej, tylko w formie elektronicznej

– mówił Wicewojewoda Piotr Hemmerling.

Mirosław Kozłowicz, Wiceprezydent Bydgoszczy, która również przystąpiła do systemu e-Doręczeń podkreślał, iż Miasto Bydgoszcz jest jednym z pierwszych miast, które w kwestii cyfryzacji robi bardzo dużo:

Chociażby system w postaci robota, który zbiera faktury od dostawców energii czy spółek miejskich i te faktury rozlicza. Czterdzieści tysięcy faktur VAT każdego roku wpływa już w postaci elektronicznej. Te systemy, które zostały przygotowane na zlecenie bydgoskiego magistratu sprawdzają się i działają. Firmy czy urzędy z całej Polski przyjeżdżają i uczą się od nas, chcąc wdrożyć te systemy również u siebie. Poza e-Doręczeniami równocześnie działa ePUAP i tradycyjna poczta, zatem każdy, kto ma ochotę wysłać tradycyjne pismo do Urzędu Miasta czy skorzystać z dotychczasowego ePUAP ma możliwość to zrobić.

Informacje o e-Doręczeniach

To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Korzyści płynące z usługi e-Doręczenia:

• Bezproblemowy dostęp do skrzynki z dowolnego miejsca.
• Bezpieczne przechowywanie dokumentów.
• Natychmiastowy odbiór korespondencji bez konieczności czekania, jak w przypadku poczty tradycyjnej.
• Powiadomienia o czekającej korespondencji.
• Redukcja papierowej dokumentacji.

Co wyróżnia e-Doręczenia

Elektroniczne, czyli szybkie i wygodne

W skrzynce do e-Doręczeń możesz wysyłać i odbierać dokumenty elektroniczne o dogodnej porze i z dowolnego miejsca. Urzędy będą komunikować się z Tobą przez doręczenia elektroniczne i zarządzać dokumentacją w formie cyfrowej.

Rejestrowane, czyli bezpieczne i pewne

Gdy wysyłasz dokumenty przez e-Doręczenia, trafiają one zawsze do adekwatnej osoby. Gdy je odbierasz, wiesz, kto je wysłał i masz pewność, iż nikt się nie podszywa pod tę osobę czy instytucję. Przesłane dokumenty pozostają nienaruszone. Możesz również pobrać prawnie ważne dowody na to, kto i kiedy je wysłał i odebrał.

Powszechne, czyli dla wszystkich

e-Doręczenia są dla obywateli, firm i urzędów. Żeby z nich korzystać, trzeba założyć adres do e-Doręczeń. Dla osób, które nie mają jeszcze adresu do e-Doręczeń, jest usługa hybrydowa (łączona), czyli elektroniczno-papierowa. Urząd wysyła dokument elektroniczny, który trafia na pocztę. Tam jest automatycznie drukowany i wysyłany do adresata.

Stopniowo wszystkie urzędy zaczną używać e-Doręczeń do komunikacji z obywatelami i firmami. Będą mogły połączyć z e-Doręczeniami swoje systemy elektronicznego zarządzania dokumentami.
Dzięki standardowi technicznemu e-Doręczeń również inni zaufani dostawcy na rynku będą mogli uruchomić usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Obywatele niekorzystający z technologii cyfrowych będą mogli korzystać z tzw. publicznej usługi hybrydowej. Publiczna usługa hybrydowa będzie polegała na przetworzeniu korespondencji nadanej elektronicznie do formy papierowej.

Najważniejsze informacje, poradniki i materiały filmowe na temat systemu e-Doręczeń znaleźć można na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia

Biuro Komunikacji – Ministerstwo Cyfryzacji