2 godzin temu
Już za kilka miesięcy polskich przedsiębiorców czeka prawdziwa rewolucja. Krajowy System e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie w lutym 2026 roku, a eksperci ostrzegają, iż to nie wystawianie, ale odbiór faktur stanie się największym wyzwaniem dla firm. Brak załączników, podwójny obieg dokumentów i ryzyko częstszych kontroli skarbowych mogą oznaczać chaos i dodatkowe koszty.
Fot. Warszawa w Pigułce
Odbiór faktur w KSeF większym wyzwaniem niż ich wystawianie? Eksperci ostrzegają przedsiębiorców
Polskie firmy muszą przygotować się na rewolucję w fakturowaniu. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zacznie obowiązkowo działać od lutego 2026 roku i choć początkowo wydawało się, iż największym problemem będzie wystawianie dokumentów, eksperci wskazują, iż to odbiór faktur może okazać się dla przedsiębiorców prawdziwym wyzwaniem.
Terminy wdrożenia KSeF – kto i kiedy musi się dostosować
Nowe przepisy wprowadzane są etapami. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie największe firmy, których roczna sprzedaż przekracza 200 mln zł. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 roku, system obejmie pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsze firmy, których miesięczna wartość faktur nie przekracza 10 tys. zł brutto, dostaną dodatkowy czas – do 1 stycznia 2027 roku.
Jest jednak jedno „ale”. Wszyscy podatnicy – niezależnie od wielkości – będą musieli odbierać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 roku, o ile ich kontrahentem jest duży podmiot. Oznacza to, iż choćby mała firma, która sama zacznie wystawiać e-faktury dopiero od kwietnia, będzie musiała wcześniej przygotować się na ich odbiór.
Odbiór trudniejszy niż wystawianie
Jak tłumaczą doradcy podatkowi, wystawianie e-faktur w systemie nie powinno sprawiać większych trudności, zwłaszcza przy wsparciu programów księgowych. Problemem będzie jednak odbiór dokumentów zakupowych.
Wynika to z ograniczeń technicznych KSeF. Faktury nie będą zawierały wszystkich załączników, do których przedsiębiorcy są przyzwyczajeni – np. kosztorysów, harmonogramów prac czy protokołów odbioru. Takie dokumenty często pozwalały powiązać fakturę z konkretnym zamówieniem i zweryfikować poprawność rozliczeń. Teraz firmy będą musiały szukać innych rozwiązań, np. przesyłać dodatkowe pliki mailem.
Eksperci przewidują, iż wiele przedsiębiorstw – zwłaszcza w branży budowlanej – utrzyma „podwójny obieg” dokumentów. Oznacza to, iż oprócz faktury w KSeF kontrahent będzie przesyłał również wizualizację dokumentu z załącznikami. W efekcie księgowi i działy finansowe będą musiały porównywać oba zestawy danych, co wydłuży i skomplikuje procesy.
Ryzyko sporów i większa kontrola skarbowa
Nowy system da fiskusowi natychmiastowy dostęp do wszystkich wystawionych i odebranych faktur. Dane będą analizowane w czasie rzeczywistym, co – zdaniem ekspertów – znacząco zwiększy ryzyko kontroli i zakwestionowania rozliczeń.
– 90 proc. problemów dotyczyć będzie faktur zakupowych. Organy podatkowe będą mogły na bieżąco przyglądać się transakcjom i szybciej reagować na podejrzane schematy – ostrzega doradca podatkowy Arkadiusz Łagowski.
Firmy powinny więc już teraz przejrzeć swoje procedury, ujednolicić kwalifikowanie transakcji i zadbać o spójność dokumentacji. W przeciwnym razie mogą narazić się na spory z organami podatkowymi.
Koszty wdrożenia KSeF – od kilku tysięcy do milionów
Najmniejsze firmy, które wystawiają jedynie kilka faktur w miesiącu, będą mogły korzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF czy e-mikrofirma. Jednak te rozwiązania nie pozwolą na dodawanie załączników i będą wymagały manualnego księgowania.
Większe przedsiębiorstwa będą musiały wdrożyć komercyjne systemy zintegrowane z KSeF 2.0. Koszty takich rozwiązań zależą od wielkości firmy i liczby używanych systemów księgowych – od kilku tysięcy zł w przypadku małych podmiotów do choćby milionów w przypadku korporacji.
Rok testowy i brak sankcji
Pierwszy rok obowiązywania KSeF będzie de facto okresem testowym. Do końca 2026 roku przedsiębiorcy nie będą karani za błędy we wdrożeniu systemu. Jednak czasu w przygotowania jest kilka – od uruchomienia systemu dzieli firmy zaledwie kilka miesięcy, a wciąż brakuje szczegółowych rozporządzeń i wytycznych Ministerstwa Finansów.
Eksperci podkreślają, iż przedsiębiorcy nie powinni czekać do ostatniej chwili. najważniejsze jest nie tylko wdrożenie systemu do wystawiania faktur, ale przede wszystkim przygotowanie procesów odbioru dokumentów i ustalenie zasad współpracy z kontrahentami.
