Nowelizacja porządkuje m.in. kwestie terminów wypłat pieniędzy za niewykorzystany urlop, rozszerza katalog spraw, które będzie można załatwiać w formie elektronicznej, a także modyfikuje zasady funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W praktyce oznacza to zmianę kilku utrwalonych schematów, które od lat obowiązywały na rynku pracy.
Największe zainteresowanie budzi nowy sposób wypłacania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. To właśnie tutaj ustawodawca zdecydował się na odejście od dotychczasowej zasady, zgodnie z którą pieniądze trafiały do pracownika w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Od 2026 r. moment wypłaty będzie ściśle powiązany z terminem przekazywania wynagrodzenia.
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w jednym terminie z pensją
Najważniejsza zmiana dotyczy pieniędzy za niewykorzystane dni wolne. Od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ma być wypłacany w tym samym terminie co wynagrodzenie za pracę, a nie – jak dotąd – w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Oznacza to powiązanie obu wypłat jednym, stałym terminem.
W praktyce pracownik, który kończy zatrudnienie, nie musi już liczyć na osobny przelew w dniu rozwiązania umowy. Ekwiwalent zostanie doliczony do najbliższej wypłaty wynagrodzenia, zgodnie z regulaminowym terminem obowiązującym w danym zakładzie pracy.
Ustawodawca przewidział jednak wyjątek od tej zasady. jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem zakończenia umowy o pracę, pracodawca będzie miał obowiązek wypłacić ekwiwalent w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania stosunku pracy. To rozwiązanie ma zapobiec sytuacjom, w których pracownik musiałby czekać na pieniądze kilka tygodni po ustaniu zatrudnienia.
Nowe regulacje doprecyzowują więc kwestie, które wcześniej nie były jednoznacznie uregulowane i w praktyce bywały różnie interpretowane przez firmy oraz działy kadr.
Termin wypłaty wynagrodzenia i ekwiwalentu – co to oznacza w praktyce
Powiązanie terminu wypłaty ekwiwalentu z terminem pensji oznacza dla pracodawców konieczność dostosowania systemów kadrowo-płacowych. W wielu firmach ekwiwalent za urlop był dotąd rozliczany osobno, często manualnie, co generowało dodatkowe obowiązki administracyjne.
Po zmianach ekwiwalent stanie się standardowym elementem listy płac w miesiącu, w którym przypada wypłata wynagrodzenia. Dla pracowników oznacza to większą przewidywalność – pieniądze za niewykorzystany urlop będą wpływać na konto razem z pensją, a nie w losowo ustalonym terminie.
Jednocześnie zachowany został mechanizm ochronny w postaci 10-dniowego terminu wypłaty, jeżeli pensja była już wypłacona przed zakończeniem umowy. To ma zabezpieczyć interes pracownika i ograniczyć ryzyko opóźnień.
Elektroniczne załatwianie spraw pracowniczych coraz szerzej dostępne
Nowelizacja to nie tylko zmiany finansowe. Od 27 stycznia 2026 r. przepisy rozszerzają możliwość elektronicznego załatwiania spraw między pracownikiem a pracodawcą. Część formalności będzie można realizować mailowo lub z użyciem dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W takiej formie będzie można m.in.:
– złożyć wniosek o urlop bezpłatny,
– odebrać instrukcję BHP,
– złożyć wniosek o wyjście prywatne lub odbiór nadgodzin,
– ustalić harmonogram czasu pracy.
To duża zmiana dla firm, które wciąż opierają się na papierowym obiegu dokumentów. Elektronizacja ma uprościć procedury, przyspieszyć komunikację i ograniczyć koszty administracyjne.
Wyjątkiem pozostaje wypowiedzenie umowy o pracę, które przez cały czas musi mieć formę papierową. Ustawodawca uznał, iż przy tak istotnej czynności prawnej konieczne jest zachowanie tradycyjnej formy pisemnej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny i e-mail w relacjach pracownik–pracodawca
Rozszerzenie katalogu spraw możliwych do załatwienia elektronicznie oznacza, iż coraz większą rolę będzie odgrywał kwalifikowany podpis elektroniczny. Dokumenty podpisane w tej formie będą miały taką samą moc prawną jak dokumenty papierowe z własnoręcznym podpisem.
Dla pracowników oznacza to większą wygodę – wnioski i ustalenia będzie można załatwić bez osobistej wizyty w dziale kadr. Dla pracodawców to krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów kadrowych.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i reprezentacja pracowników
Nowe przepisy wprowadzają też zmiany dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Pracodawcy, u których nie działają związki zawodowe, będą musieli zaprosić do ustaleń w sprawach ZFŚS co najmniej dwuosobową reprezentację pracowników.
Dotychczas wystarczał jeden przedstawiciel, jednak nowe rozwiązanie ma ujednolicić zasady z innymi obszarami prawa pracy, gdzie wymagana jest reprezentacja co najmniej dwóch pracowników. Ma to zwiększyć transparentność i ograniczyć ryzyko podejmowania decyzji bez realnej konsultacji z załogą.
Zmiana ta może mieć szczególne znaczenie w mniejszych firmach, gdzie dotąd wybór jednego reprezentanta często był formalnością.
Prawo pracy 2026 – więcej porządku i cyfryzacji
Pakiet zmian obowiązujących od 27 stycznia 2026 r. pokazuje wyraźny kierunek: porządkowanie przepisów i stopniowe przechodzenie na komunikację elektroniczną. Najbardziej odczuwalna dla pracowników będzie zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop, natomiast dla pracodawców – konieczność dostosowania procedur i systemów.
Choć nowelizacja nie rewolucjonizuje całego Kodeksu pracy, wprowadza rozwiązania, które w codziennej praktyce mogą znacząco wpłynąć na sposób funkcjonowania zakładów pracy.
