Od stycznia tysiące Polaków dostaną dodatkowe dni urlopu, części poprawi się pensja. Największa rewolucja w prawie pracy przyjęta

Sejm uchwalił jedną z najbardziej oczekiwanych zmian w prawie pracy. Od 1 stycznia 2026 roku do stażu będą wliczane nie tylko etaty, ale także umowy zlecenia, działalność gospodarcza i praca za granicą. Dla wielu osób to oznacza choćby 6 dodatkowych dni urlopu rocznie, wyższe odprawy i prawo do nagród jubileuszowych. Ustawa czeka już tylko na podpis prezydenta.

Fot. Warszawa w Pigułce

Praca na zleceniu przestanie być niewidzialną

Przez lata osoby pracujące na umowach cywilnoprawnych czy prowadzące jednoosobowe firmy funkcjonowały w prawnej próżni. Mimo 10-letniego doświadczenia zawodowego, po podpisaniu pierwszej umowy o pracę zaczynały od zera. W świetle prawa ich staż wynosił dokładnie zero miesięcy. To oznaczało 20 dni urlopu zamiast 26, krótszy okres wypowiedzenia i brak prawa do wielu świadczeń związanych ze stażem.

Sejm przyjął 12 września 2025 roku tzw. ustawę stażową, która zmienia całkowicie sposób liczenia doświadczenia zawodowego. 26 września posłowie zaakceptowali poprawki Senatu, które miały charakter doprecyzowujący. Teraz projekt czeka na podpis prezydenta Karola Nawrockiego. Eksperci szacują, iż nowe przepisy dotkną bezpośrednio około 5 milionów pracowników, którzy w przeszłości świadczyli pracę poza tradycyjnym stosunkiem pracy.

Zmiana wynika z prostej obserwacji – współczesny rynek pracy wygląda zupełnie inaczej niż kilkadziesiąt lat temu. Według danych GUS w 2024 roku na umowach zlecenia pracowało 2,4 miliona Polaków, z czego dla 1,4 miliona była to jedyna forma zarobkowania. Jednoosobowe działalności gospodarcze prowadziło kolejne 2,8 miliona osób. Te miliony ludzi mimo realnego doświadczenia i kompetencji były traktowane przez Kodeks pracy jakby nigdy nie pracowały.

Co dokładnie będzie teraz wliczane do stażu

Katalog okresów, które od stycznia 2026 będą uznawane za staż pracy, jest szeroki. Obejmuje praktycznie wszystkie formy zarobkowania, pod warunkiem iż zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

Do stażu będą zaliczane okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej przez osobę fizyczną. Dotyczy to zarówno typowych jednoosobowych firm, jak i osób wykonujących wolne zawody – artystów, twórców, freelancerów. Wliczane będą również okresy współpracy z osobą prowadzącą taką działalność, co oznacza uznanie pracy współmałżonków czy partnerów biznesowych.

Nowe przepisy uwzględniają także wszystkie umowy cywilnoprawne związane ze świadczeniem pracy. Chodzi o umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, umowy agencyjne oraz umowy uaktywniające dla niań opiekujących się dziećmi. Każda z tych form, jeżeli została zgłoszona do ZUS i opłacono od niej składki, będzie teraz rozpoznawana jako pełnoprawny staż.

Ustawa przewiduje też wliczanie mniej oczywistych okresów. Uznany zostanie czas zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę sprawującą osobistą opiekę nad dzieckiem, oczywiście przy założeniu, iż były opłacane składki emerytalne i rentowe. Do stażu będzie również zaliczany okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych.

Bardzo ważnym elementem jest możliwość wliczenia udokumentowanego zatrudnienia za granicą. Dotyczy to okresów wykonywania pracy zarobkowej innej niż tradycyjne zatrudnienie u pracodawcy zagranicznego. Dla tysięcy osób, które pracowały za granicą i wróciły do Polski, to możliwość wreszcie zaliczenia tych lat doświadczenia.

Jak to wpłynie na twój urlop i wypowiedzenie

Najważniejszą praktyczną konsekwencją zmian będzie wydłużenie urlopów wypoczynkowych. Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik z mniej niż 10-letnim stażem ma prawo do 20 dni urlopu rocznie, a z co najmniej 10-letnim – do 26 dni. Dotychczas do tego stażu wliczano tylko umowy o pracę.

Weźmy przykład Anny, która przez 7 lat prowadziła własną firmę konsultingową, a teraz zatrudniła się na etacie. Według starych przepisów jej staż wynosił zero, więc miała prawo do 20 dni urlopu. Po wejściu w życie nowych regulacji będzie mogła udokumentować 7 lat działalności gospodarczej. To oznacza, iż wciąż nie przekroczy progu 10 lat, więc pozostanie przy 20 dniach. Ale jeżeli przepracuje na etacie jeszcze 3 lata, jej łączny staż wyniesie 10 lat i automatycznie zyska prawo do 26 dni urlopu.

Inny przypadek to Tomasz, który przez 6 lat pracował na umowach zlecenia w agencji marketingowej, a następnie przeszedł na etat w tej samej firmie. Ma już 5 lat na umowie o pracę. Według starych zasad jego staż to 5 lat i przysługuje mu 20 dni urlopu. Po zmianie przepisów jego łączny staż wyniesie 11 lat, co automatycznie przekłada się na 26 dni urlopu rocznie. To 6 dodatkowych dni wolnego każdego roku.

Zmiany dotyczą też okresu wypowiedzenia. Kodeks pracy przewiduje, iż pracownikowi zatrudnionemu krócej niż 6 miesięcy przysługuje 2-tygodniowe wypowiedzenie, od 6 miesięcy do 3 lat – miesięczne, a powyżej 3 lat – 3-miesięczne. Osoba, która przepracowała 2 lata na zleceniu u obecnego pracodawcy, a potem 4 miesiące na etacie, dotychczas miała prawo tylko do 2-tygodniowego wypowiedzenia. Po zmianach jej zakładowy staż wyniesie 2 lata i 4 miesiące, co daje już miesięczne wypowiedzenie.

Nagrody jubileuszowe i dodatki stażowe w zasięgu ręki

Szczególnie istotne zmiany dotkną pracowników sektora publicznego oraz tych firm prywatnych, które dobrowolnie wprowadziły nagrody jubileuszowe i dodatki stażowe. W sferze budżetowej nagrody te są ustawowe i wypłaca się je po określonych latach pracy.

Typowo nagroda jubileuszowa wynosi jedno miesięczne wynagrodzenie po 20 latach pracy, a w niektórych jednostkach przewidziane są również mniejsze nagrody po 10 czy 15 latach. Dodatki stażowe to natomiast procent od wynagrodzenia zasadniczego, który rośnie wraz ze stażem – często jest to 5 procent po 5 latach, 10 procent po 10 latach i 20 procent po 20 latach.

Osoba, która przez 12 lat prowadziła działalność gospodarczą, a potem zatrudniła się w urzędzie, dotychczas musiała czekać kolejne 10 lat na pierwszą nagrodę jubileuszową. Po zmianach jej staż od pierwszego dnia wyniesie 12 lat, więc będzie znacznie bliżej nagrody po 15 czy 20 latach. W przypadku dodatków stażowych może choćby od razu uzyskać prawo do wypłaty – jeżeli regulamin zakładowy przewiduje dodatek od 5 lub 10 lat.

W sektorze prywatnym tego typu świadczenia nie są obowiązkowe, ale wiele dużych firm wprowadziło je w ramach polityki personalnej. Dla takich pracodawców nowe przepisy oznaczają konieczność weryfikacji, którzy pracownicy nagle spełnią wymogi do dodatkowych świadczeń.

Dokumenty będą najważniejsze – bez nich nie ma stażu

Najważniejszym dokumentem potwierdzającym nowo wliczane okresy będzie zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. To ZUS dysponuje najbardziej kompletnymi danymi o tym, kto, kiedy i od czego opłacał składki emerytalne i rentowe. W przypadku standardowych okresów działalności gospodarczej czy umów zlecenia wystarczy złożyć wniosek do ZUS, a instytucja wyda stosowne zaświadczenie potwierdzające dokładne daty podlegania ubezpieczeniom.

Problem może pojawić się w dwóch sytuacjach. Pierwsza to stare okresy, sprzed informatyzacji ZUS, gdy dane mogły być niepełne lub niecałkowicie przeniesione do systemu elektronicznego. Druga to okresy, które z różnych przyczyn nie zostały zgłoszone do ZUS lub gdy składki opłacano za granicą.

W takich przypadkach ustawa przewiduje możliwość udokumentowania stażu na zasadach ogólnych reguł dowodowych. Oznacza to, iż pracownik musi przedstawić własne dokumenty potwierdzające okresy pracy. Mogą to być umowy zlecenia z datami wykonywania, faktury wystawione przez własną firmę, zaświadczenia od zagranicznych pracodawców, dokumenty z urzędów skarbowych potwierdzające prowadzenie działalności gospodarczej.

W przypadku pracy za granicą wymagane będzie przetłumaczenie dokumentów przez tłumacza przysięgłego. Akceptowane będą umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu, wyciągi z zagranicznych systemów ubezpieczeń społecznych czy dokumenty podatkowe z tamtych krajów.

Ustawa daje pracownikom 24 miesiące od dnia wejścia w życie przepisów u danego pracodawcy na dostarczenie pełnej dokumentacji. To istotne, bo bez przedstawienia odpowiednich dowodów pracodawca nie będzie zobowiązany do wliczenia dodatkowych okresów. Warto więc już teraz zacząć zbierać wszystkie możliwe potwierdzenia swojej wcześniejszej aktywności zawodowej.

Dwa terminy wejścia w życie – publiczny i prywatny

Ustawodawca przewidział różne terminy obowiązywania nowych przepisów dla różnych sektorów gospodarki. Administracja publiczna będzie musiała zastosować nowe zasady od 1 stycznia 2026 roku. Dotyczy to wszystkich pracodawców z sektora finansów publicznych – urzędów państwowych i samorządowych, instytucji kultury, publicznych szkół i uczelni, szpitali publicznych.

Sektor prywatny otrzymał więcej czasu w przygotowanie. Dla przedsiębiorstw przepisy zaczną obowiązywać pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw. jeżeli ustawa zostanie ogłoszona w grudniu 2025 roku, to większość firm prywatnych będzie musiała wdrożyć nowe zasady od 1 lipca 2026 roku. jeżeli ogłoszenie nastąpi w styczniu 2026, to termin dla prywatnych pracodawców to 1 sierpnia 2026.

Ta różnica nie jest przypadkowa. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej uzasadniało to koniecznością dostosowania systemów kadrowo-płacowych, przeszkolenia działów HR oraz zabezpieczenia środków finansowych na pokrycie dodatkowych świadczeń. W sektorze publicznym można to skoordynować centralnie, podczas gdy tysiące prywatnych firm potrzebuje więcej czasu w indywidualne przygotowania.

Warto zauważyć, iż przepisy działają wstecz. Oznacza to, iż choćby okresy sprzed 2026 roku będą wliczane do stażu, pod warunkiem ich adekwatnego udokumentowania. Osoba, która w latach 2010-2018 prowadziła działalność gospodarczą, może te 8 lat doliczyć do obecnego stażu na etacie. To fundamentalna różnica względem wielu innych zmian prawnych, które obowiązują tylko na przyszłość.

Co to oznacza dla małych i średnich firm

Przedsiębiorcy, szczególnie ci prowadzący małe i średnie firmy, muszą przygotować się na znaczące zwiększenie obowiązków administracyjnych. Dział kadr będzie musiał zebrać od pracowników dokumentację dotyczącą ich wcześniejszej aktywności zawodowej, zweryfikować jej autentyczność, a następnie przeliczyć uprawnienia urlopowe, okresy wypowiedzenia i inne świadczenia zależne od stażu.

W firmach zatrudniających kilkadziesiąt lub więcej osób może się okazać, iż znaczna część załogi dostarczy dokumenty potwierdzające dodatkowe lata pracy. jeżeli 30 procent z 100 pracowników zyska nagle prawo do 6 dodatkowych dni urlopu rocznie, to rocznie pracodawca będzie musiał zagwarantować 180 dodatkowych dni wolnych. To wymaga odpowiedniego planowania obsad i może generować konieczność zatrudnienia dodatkowych osób.

Systemy kadrowo-płacowe, z których korzystają firmy, będą musiały zostać zaktualizowane. Większość programów w tej chwili automatycznie liczy staż na podstawie dat zawarcia umowy o pracę. Teraz trzeba będzie dodać funkcjonalność wprowadzania wcześniejszych okresów potwierdzonego stażu i automatycznego przeliczania wszystkich zależnych od niego uprawnień.

Pojawią się też dodatkowe koszty finansowe. Każdy dodatkowy dzień urlopu to koszt wynagrodzenia za nieobecność pracownika oraz potencjalny koszt zastępstwa. Nagrody jubileuszowe, jeżeli są przewidziane w regulaminie, mogą nagle stać się wymagalne dla grupy pracowników, którzy dotychczas byli daleko od wymaganych progów stażowych. Dodatki stażowe będą rosły szybciej, co bezpośrednio wpłynie na fundusz płac.

Ministerstwo Pracy szacowało, iż długie vacatio legis – czyli okres między uchwaleniem a wejściem w życie – jest niezbędne właśnie ze względu na konieczność zabezpieczenia środków finansowych. Firmy powinny już teraz analizować swoją kadrę pod kątem tego, ile osób może skorzystać z nowych przepisów i jakie będą tego konsekwencje budżetowe.

Pułapki i sytuacje sporne

Nowe regulacje wprowadzają kilka mechanizmów, które mogą budzić wątpliwości w praktyce. Jednym z nich jest zasada dotycząca nakładających się okresów. jeżeli ktoś jednocześnie pracował na etacie w jednej firmie i prowadził działalność gospodarczą po godzinach, albo miał równolegle dwie umowy zlecenia, to do stażu zostanie wliczony tylko jeden z tych okresów – ten korzystniejszy dla pracownika.

Korzystniejszy nie oznacza automatycznie dłuższy. W praktyce wszystkie te okresy będą się nakładać całkowicie, więc i tak zostaną policzone raz. Problem może pojawić się w sytuacjach, gdy okresy nakładają się częściowo. Na przykład ktoś przez 3 lata pracował na etacie, a w ostatnim roku tego etatu założył działalność gospodarczą, którą prowadził jeszcze przez 2 lata po zakończeniu umowy o pracę. W takim przypadku łączny staż wyniesie 5 lat, a nie 6, bo jeden rok się dubluje.

Kolejna wątpliwość dotyczy dokumentacji. Co jeżeli ZUS odmówi wydania zaświadczenia ze względu na brak danych, a pracownik nie ma własnych dokumentów? Przepisy mówią o „uprawdopodobnieniu” okresu pracy, ale nie precyzują, jakie dowody będą wystarczające. W praktyce mogą pojawić się spory między pracownikami a pracodawcami o to, czy przedstawione dokumenty są wystarczające.

Problematyczna może być też sytuacja osób, które korzystały z tzw. ulgi na start. To zwolnienie z opłacania składek ZUS przez pierwsze 6 miesięcy działalności gospodarczej dla nowych przedsiębiorców. jeżeli nie opłacano składek, to formalnie te 6 miesięcy nie powinno być wliczane do stażu. Jednak w przypadku ulgi na start przedsiębiorca podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu, więc ZUS może wydać zaświadczenie potwierdzające ten okres.

Sprawiedliwość czy koszty – głosy za i przeciw

Uzasadnienie projektu ustawy mocno akcentowało argument sprawiedliwości społecznej. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podkreślało, iż obecny system dyskryminuje osoby, które z różnych przyczyn nie były zatrudnione na etatach. Często nie był to ich wybór – wielu pracodawców preferuje umowy cywilnoprawne, szczególnie w przypadku młodych ludzi zaczynających karierę.

Związki zawodowe od lat postulowały taką zmianę. Argumentowały, iż praca pozostaje pracą niezależnie od jej formalnej podstawy, a doświadczenie zdobyte na zleceniu czy w ramach własnej działalności jest równie wartościowe jak to nabyte na etacie. Wskazywały też na przypadki osób z wieloletnim doświadczeniem, które po przejściu na umowę o pracę formalnie zaczynały od zera.

Organizacje pracodawców były bardziej ostrożne w ocenie zmian. Zwracały uwagę na dodatkowe obciążenia administracyjne i finansowe, szczególnie dla małych firm. Pracodawcy RP szacowali, iż weryfikacja dokumentacji i przeliczenie uprawnień dla tysięcy pracowników będzie wymagało zatrudnienia dodatkowych osób w działach kadr lub skorzystania z usług zewnętrznych firm doradczych.

Pojawiały się też głosy, iż niektórzy przedsiębiorcy mogą zacząć unikać zatrudniania osób z długim stażem cywilnoprawnym, wiedząc iż będą im przysługiwały od razu wyższe uprawnienia. Z drugiej strony zwolennicy zmian argumentowali, iż to właśnie zniechęci pracodawców do nadużywania umów śmieciowych – jeżeli i tak będą musieli wliczyć ten staż, to równie dobrze mogą od razu zatrudniać na etatach.

Jak przygotować się do zmian – praktyczny poradnik

Każda osoba, która kiedykolwiek pracowała na umowach cywilnoprawnych lub prowadziła działalność gospodarczą, powinna już teraz zacząć gromadzić dokumentację. Pierwszym krokiem jest złożenie wniosku do ZUS o wydanie zaświadczenia potwierdzającego wszystkie okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym. Można to zrobić elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS, co znacznie przyspiesza procedurę.

Jeśli ktoś wie, iż miał okresy, które mogły nie zostać zgłoszone do ZUS, warto przeszukać domowe archiwa w poszukiwaniu umów zlecenia, faktur, zaświadczeń czy korespondencji potwierdzającej wykonywanie pracy. Każdy dokument może się przydać, gdy ZUS nie będzie miał danych w systemie. Warto też zrobić kopie i zabezpieczyć oryginały – niektóre dokumenty mogą mieć już kilkanaście lat.

Osoby, które pracowały za granicą, powinny skontaktować się z zagranicznymi instytucjami zabezpieczenia społecznego i poprosić o wydanie zaświadczeń o okresach zatrudnienia lub podlegania ubezpieczeniom. W przypadku państw Unii Europejskiej istnieją sformalizowane procedury wymiany takich informacji, ale lepiej zacząć wcześniej, bo proces może potrwać kilka miesięcy.

Warto też zweryfikować u obecnego pracodawcy, czy system kadrowo-płacowy jest przygotowany na zmiany. jeżeli firma korzysta z zewnętrznego biura rachunkowego, dobrze jest zapytać, jak będzie wyglądał proces dokumentowania dodatkowego stażu i kiedy należy dostarczyć dokumenty. Pamiętaj, iż masz 24 miesiące od wejścia w życie przepisów u twojego pracodawcy, ale im wcześniej to zrobisz, tym szybciej zyskasz dodatkowe uprawnienia.

Dla przedsiębiorców najważniejsze jest przeprowadzenie audytu obecnej kadry. Należy zidentyfikować, które osoby mogą skorzystać z nowych przepisów i oszacować, jakie będą tego finansowe konsekwencje. To pozwoli odpowiednio zaplanować budżet na 2026 i kolejne lata. Warto też zaktualizować regulaminy wewnętrzne i poinformować pracowników o procedurach dokumentowania dodatkowego stażu.

Co dalej – zapowiadane kolejne reformy

Ministra rodziny Agnieszka Dziemianowicz-Bąk zapowiadała podczas debaty sejmowej, iż ustawa stażowa to dopiero początek szerszej reformy rynku pracy. Resort prowadzi w tej chwili analizy dotyczące skrócenia tygodnia pracy do 4 dni oraz wprowadzenia regulacji ułatwiających pracę zdalną. Część związków zawodowych postuluje też wprowadzenie obowiązkowych nagród jubileuszowych również w sektorze prywatnym.

W przygotowaniu są również zmiany dotyczące samych umów cywilnoprawnych. Chodzi o wprowadzenie minimalnej stawki godzinowej również dla zleceń oraz poszerzenie zakresu składek ZUS opłacanych od tych umów. To kolejny krok w kierunku zmniejszania różnic między różnymi formami zatrudnienia.

Część ekspertów przewiduje, iż w perspektywie kilku lat możemy się spodziewać jeszcze dalej idących zmian – wprowadzenia wspólnego systemu liczenia stażu również na potrzeby emerytalne, choć w tej chwili jest to wyraźnie wyłączone z nowych przepisów. Ustawa stażowa dotyczy tylko uprawnień pracowniczych w ścisłym znaczeniu – urlopy, wypowiedzenia, nagrody. Nie ma wpływu na prawo do emerytury minimalnej ani na wysokość samych emerytur.