Nowy obowiązek wszedł już 1 kwietnia. Część Polaków jeszcze nie wie, iż muszą to zrobić

Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie firmy zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym mają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. To cyfrowy odpowiednik listu poleconego, który staje się podstawowym kanałem kontaktu z urzędami i administracją. Zmiana wpisuje się w proces cyfryzacji państwa, ale tempo jej wdrażania pozostawia wiele do życzenia.

Fot. Shutterstock / Warszawa w Pigułce

Z danych Ministerstwa Cyfryzacji wynika, iż jeszcze pod koniec marca tylko 81 tysięcy firm z ponad 740 tysięcy zobowiązanych dopełniło formalności. To zaledwie 11 procent. Oznacza to, iż ogromna większość przedsiębiorców zlekceważyła obowiązek, który może wpłynąć na sprawne funkcjonowanie ich działalności.

Czym są e-Doręczenia i jak działają?

Nowy system to cyfrowe narzędzie, które ma zastąpić tradycyjną korespondencję urzędową. Działa jak list polecony z potwierdzeniem odbioru – nadawca otrzymuje dowód nadania, a odbiorca ma pewność co do tożsamości nadawcy i terminu doręczenia. Co ważne, wiadomości przesłane przez e-Doręczenia mają taką samą moc prawną jak papierowa korespondencja.

Rozwiązanie ma zastosowanie nie tylko w kontaktach z administracją, ale też w relacjach między firmami czy z klientami. To oznacza, iż system może z czasem zastąpić także część komercyjnej komunikacji.

Kłopoty z wdrożeniem? Początek był trudny

Choć idea e-Doręczeń jest prosta, wdrożenie platformy nie obyło się bez problemów. Jeszcze na początku 2025 roku niektóre instytucje zgłaszały trudności z działaniem systemu. Interweniowało Ministerstwo Cyfryzacji, a operator – Poczta Polska – naprawił wykryte usterki. w tej chwili system działa stabilnie i jest gotowy do obsługi setek tysięcy firm.

Eksperci przyznają, iż problemem nie jest technologia, ale świadomość i opór przed zmianą. Wielu przedsiębiorców obawia się formalności lub nie rozumie, jak ważna jest ta zmiana. Tymczasem brak e-Doręczeń może utrudnić kontakt z sądem, urzędem czy kontrahentem.

Kogo dotyczy obowiązek, a kto ma jeszcze czas?

Obowiązek dotyczy na razie wyłącznie firm wpisanych do KRS, które zostały zarejestrowane przed 2025 rokiem. To głównie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, fundacje i stowarzyszenia.

Jednoosobowe działalności gospodarcze – zarejestrowane w CEIDG – mają więcej czasu. Dla nich termin obowiązkowego wdrożenia e-Doręczeń przypada dopiero na 1 stycznia 2026 roku. To ważna informacja dla najmniejszych firm, które mogą spokojnie przygotować się do zmian bez ryzyka utraty ciągłości komunikacji z urzędami.

Korzyści dla firm. Nie tylko wygoda

Mimo oporów, eksperci nie mają wątpliwości – e-Doręczenia są przyszłością korespondencji firmowej. Umożliwiają natychmiastową wymianę dokumentów z urzędami, ograniczają ryzyko zagubienia pism i skracają czas oczekiwania na odpowiedź.

Firmy nie muszą już wysyłać pracowników na pocztę ani odbierać poleconych w godzinach pracy. Każda wiadomość trafia bezpośrednio na adres elektroniczny, a jej odbiór zostaje automatycznie zarejestrowany. To wygodne, bezpieczne i zgodne z przepisami.

Dodatkowo, system redukuje zużycie papieru i wspiera działania proekologiczne, co staje się coraz ważniejsze także w kontaktach z kontrahentami.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Proces jest prosty i całkowicie zdalny. Przedsiębiorca musi zalogować się na platformę do e-Doręczeń dzięki profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Następnie wypełnia formularz i otrzymuje unikalny adres. Ten adres należy zgłosić do odpowiedniego rejestru – KRS lub CEIDG.

Cała procedura jest bezpłatna i nie zajmuje więcej niż kilkanaście minut. Po zakończeniu procesu firma może od razu korzystać z systemu i odbierać korespondencję urzędową w formie elektronicznej.

Element większej zmiany

Wprowadzenie e-Doręczeń to tylko jeden z elementów cyfrowej transformacji państwa. W ostatnich latach wprowadzono już e-recepty, e-skierowania, mObywatela czy e-Urząd Skarbowy. Każde z tych rozwiązań zbliża Polskę do cyfrowych standardów znanych z Europy Zachodniej.

W dłuższej perspektywie e-Doręczenia mogą zrewolucjonizować sposób, w jaki firmy komunikują się z urzędami i sobą nawzajem. Skrócą czas załatwiania spraw, zredukują koszty operacyjne i ograniczą liczbę błędów wynikających z zagubionej korespondencji.

Brak adresu to realne problemy

Przedsiębiorcy, którzy nie założą adresu do e-Doręczeń, mogą mieć trudności z odbiorem pism z sądów, urzędów czy ZUS-u. To może oznaczać przegapienie ważnych terminów procesowych, sankcje administracyjne, a choćby finansowe straty.

W najgorszym scenariuszu firma może zostać uznana za nieosiągalną, co wpłynie na jej zdolność do realizacji przetargów, umów czy rozliczeń z kontrahentami.