Nowe przepisy weszły od 1 kwietnia 2025 roku. Czy dopełniłeś obowiązku?

Nowe przepisy dotyczące e-Doręczeń weszły w życie 1 kwietnia 2025 roku, wprowadzając obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki do odbioru urzędowej korespondencji dla wielu przedsiębiorców i organizacji. Ministerstwo Cyfryzacji przypomina, iż podmioty wpisane do KRS muszą dostosować się do nowych regulacji. jeżeli nie założyłeś jeszcze skrzynki do e-Doręczeń, możesz narazić się na poważne konsekwencje. Sprawdź, czy spełniłeś nowy wymóg i jakie zmiany przynosi cyfrowa korespondencja.

Fot. DALL·E 3 / Warszawa w Pigułce

Czym są e-Doręczenia?

System e-Doręczeń to cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki niemu urzędy i inne instytucje publiczne mogą przesyłać dokumenty w formie elektronicznej, które mają taką samą moc prawną jak tradycyjna papierowa korespondencja. Jak podkreśla Ministerstwo Cyfryzacji, e-Doręczenia zastępują papierowe listy i system ePUAP, zapewniając bezpieczny, szybki i wygodny sposób kontaktu z administracją publiczną.

Elektroniczna skrzynka nadawczo-odbiorcza działa na zasadzie rejestru, a każda przesyłka jest rejestrowana. Odbiorca otrzymuje powiadomienie o nowej korespondencji i ma obowiązek jej odczytania w wyznaczonym czasie. Brak reakcji nie oznacza, iż dokumenty nie zostały doręczone – zgodnie z nowymi przepisami, przesyłka uznawana jest za doręczoną choćby wtedy, gdy odbiorca jej nie przeczyta.

Kogo obejmuje obowiązek?

Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń dotyczy podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Nowe przepisy obejmują m.in.:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółki akcyjne i proste spółki akcyjne,
• spółki europejskie,
• spółki jawne, komandytowe i komandytowo-akcyjne,
• spółki partnerskie,
• spółdzielnie i spółdzielnie europejskie,
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych oraz reasekuracji wzajemnej,
• fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą.

Dla innych podmiotów obowiązek będzie wprowadzany stopniowo. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą na razie nie muszą zakładać skrzynki, ale mają taką możliwość na zasadzie dobrowolności.

Co grozi za brak skrzynki do e-Doręczeń?

Firmy i organizacje, które nie założyły obowiązkowej skrzynki do e-Doręczeń, mogą narazić się na konsekwencje administracyjne. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku, przedsiębiorca może mieć problemy z otrzymywaniem ważnych pism urzędowych, a brak reakcji na dokumenty traktowane jako doręczone może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Niektóre urzędy zapowiedziały, iż w przypadku braku rejestracji skrzynki mogą wszczynać postępowania wyjaśniające i nakładać kary administracyjne. Dodatkowo podmioty, które nie dostosowały się do nowych przepisów, mogą napotkać trudności w kontaktach z instytucjami publicznymi.

Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

Jeśli jeszcze nie założyłeś skrzynki do e-Doręczeń, możesz to zrobić online. Proces jest stosunkowo prosty i składa się z kilku kroków:

1. Wejdź na stronę biznes.gov.pl – to oficjalny portal administracji publicznej, na którym można zarejestrować e-Doręczenia.
2. Wypełnij wniosek online – konieczne będzie podanie danych firmy oraz potwierdzenie tożsamości dzięki podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.
3. Aktywuj skrzynkę – po pozytywnej weryfikacji system aktywuje skrzynkę i przypisze unikalny adres e-Doręczeń.
4. Poinformuj urząd o rejestracji – jeżeli twój podmiot podlega obowiązkowi, odpowiednia informacja powinna automatycznie trafić do rejestru KRS.

Warto załatwić formalności jak najszybciej, aby uniknąć problemów z odbiorem urzędowej korespondencji.

Początkowe problemy techniczne – co robić, jeżeli skrzynka nie działa?

Choć system e-Doręczeń działa od stycznia 2025 roku, w pierwszych miesiącach użytkownicy zgłaszali liczne problemy techniczne. Weryfikacja przesyłek trwała dłużej niż zakładano, a niektóre instytucje miały problemy z integracją systemu. Zdarzały się również trudności z logowaniem i pobieraniem załączników.

Ministerstwo Cyfryzacji oraz Poczta Polska, która jest operatorem systemu, zapewniają, iż większość problemów została już rozwiązana, a w tej chwili e-Doręczenia funkcjonują sprawniej. jeżeli jednak napotkasz trudności, pierwszym krokiem powinno być skontaktowanie się z obsługą klienta e-Doręczeń – zgłoszenia można składać online lub telefonicznie.

Czy e-Doręczenia to dobry kierunek? Zalety nowego systemu

Ministerstwo Cyfryzacji przekonuje, iż wprowadzenie e-Doręczeń przyniesie wiele korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i administracji publicznej. Wśród najważniejszych zalet wymienia się:

• Niższe koszty – korespondencja elektroniczna jest tańsza niż tradycyjne listy polecone, co pozwala na oszczędności.
• Oszczędność czasu – brak konieczności odbierania pism na poczcie eliminuje zbędne formalności i kolejki.
• Dostępność z dowolnego miejsca – e-Doręczenia pozwalają na odbieranie urzędowych dokumentów z każdego urządzenia podłączonego do internetu.
• Bezpieczeństwo i niezawodność – system rejestruje każdą przesyłkę, a korespondencja jest szyfrowana i prawnie wiążąca.
• Ekologiczne rozwiązanie – eliminacja papierowej korespondencji oznacza mniej zużytego papieru i mniejsze obciążenie środowiska.

Czy e-Doręczenia zastąpią listy polecone?

Nowy system stopniowo zastępuje tradycyjną korespondencję urzędową, ale na razie nie wyeliminuje jej całkowicie. Niektóre dokumenty przez cały czas mogą być wysyłane pocztą tradycyjną, jednak celem reformy jest maksymalne ograniczenie papierowej komunikacji administracyjnej.

Warto przyzwyczaić się do e-Doręczeń, ponieważ w kolejnych latach obowiązek korzystania z tego systemu obejmie kolejne grupy – w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Wdrożenie e-Doręczeń to krok w stronę pełnej cyfryzacji usług publicznych, co w dłuższej perspektywie może ułatwić życie zarówno obywatelom, jak i urzędom.

Jeśli jeszcze nie założyłeś skrzynki do e-Doręczeń, nie zwlekaj – obowiązek już wszedł w życie, a brak rejestracji może oznaczać poważne konsekwencje.