1 godzina temu
Istotne znaczenie ma Krajowy System e-Faktur. Faktury wystawiane zagranicznym kontrahentom przez polskiego podatnika co do zasady trafiają do KSeF, o ile dana transakcja nie podlega ustawowemu wyłączeniu. Zagraniczny odbiorca otrzymuje wówczas wizualizację dokumentu poza systemem.
Poniżej wyjaśniamy, jak wystawiać faktury zagraniczne oraz obsługiwać sprzedaż międzynarodową w KSeF.
Czym różni się faktura zagraniczna od krajowej?
Faktura wystawiana dla klienta z innego kraju różni się od standardowej faktury VAT pod kilkoma względami. Przede wszystkim może być wystawiona w obcej walucie, z przeliczeniem wartości VAT na złote zgodnie z kursem NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę powstania obowiązku podatkowego. Do tego dochodzi adekwatna stawka podatku: w transakcjach B2B wewnątrz Unii Europejskiej stosuje się najczęściej stawkę:
- 0% VAT, co wymaga wcześniejszej rejestracji do VAT UE i weryfikacji kontrahenta w bazie VIES dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT);
- lub oznaczenie “np” (nie podlega, rozróżniane w KSeF w zależności od rodzaju transakcji na “np I” oraz “np II”) z adnotacją o odwrotnym obciążeniu,.
Faktura zagraniczna zawiera dane adresowe obu stron transakcji, a pozostałe elementy zależą od jej rodzaju. W transakcjach wewnątrzunijnych między firmami podaje się numery VAT UE sprzedawcy i nabywcy (z kodem kraju), natomiast przy eksporcie poza UE obowiązkowy jest NIP sprzedawcy, a identyfikator podatkowy nabywcy z kraju trzeciego można podać, ale nie jest on wymagany.
Osobno, przy wysyłkowej sprzedaży towarów konsumentom z innych państw UE (WSTO), po przekroczeniu rocznego progu 10 000 euro (42 000 zł) sprzedawca rozlicza VAT w kraju konsumenta – może to zrobić przez procedurę OSS, która pozwala rozliczyć taki VAT w jednej deklaracji zamiast rejestracji w każdym państwie.
Jakie rodzaje transakcji występują przy sprzedaży zagranicznej?
W zależności od charakteru transakcji i statusu nabywcy, sprzedaż zagraniczna może przybierać różne formy:
- WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) – transakcja B2B między podatnikami VAT z różnych państw UE, objęta stawką 0% VAT przy spełnieniu określonych warunków,
- WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) – odpowiednik WDT po stronie nabywcy,
- eksport towarów – sprzedaż towarów poza Unię Europejską,
- sprzedaż B2C do konsumentów z państw UE – rozliczana w ramach procedury szczególnej OSS,
- transakcje z odwrotnym obciążeniem – gdzie obowiązek rozliczenia VAT przenoszony jest na nabywcę.
Niezależnie od rodzaju transakcji, każda z nich wymaga wystawienia faktury, a różnice dotyczą sposobu jej rozliczenia (stawki VAT, obowiązku podatkowego, wymaganych elementów na dokumencie), a nie odrębnego typu dokumentu.
Czy faktura zagraniczna musi być po polsku?
Co do zasady każdy dowód księgowy stanowiący podstawę wpisu w KPiR musi być sporządzony w języku polskim, jednak w obrocie zagranicznym dokumenty mogą być sporządzone w języku obcym. Co ważne, urząd skarbowy może zażądać przedstawienia tłumaczenia dokumentu na język polski.
Polski przedsiębiorca może wystawić dwujęzyczną fakturę w większości przypadków, z wyjątkiem sprzedaży na rzecz polskiego konsumenta (osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej). Fakturę dwujęzyczną można wystawić między innymi dla firm z dowolnego kraju (w tym również z Polski) oraz dla osób fizycznych spoza Polski.
Taka faktura spełnia wymogi polskich przepisów i jednocześnie jest czytelna dla zagranicznego odbiorcy. To szczególnie ważne w relacjach B2B, gdzie faktura jest podstawą do rozliczenia podatkowego po obu stronach transakcji.
KSeF a faktury zagraniczne – kiedy dokument trafia do systemu?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów, w której polscy podatnicy wystawiają, odbierają i przechowują faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Korzystanie z systemu jest obowiązkowe dla dużych firm od 1 lutego 2026 r., dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r., a dla najmniejszych podmiotów od 1 stycznia 2027 r.
Obowiązek wystawienia faktury w KSeF zależy od statusu wystawcy, statusu nabywcy oraz rodzaju dokumentowanej transakcji.Jeśli sprzedawcą jest polski podatnik z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce, jego faktury sprzedażowe co do zasady trafiają do KSeF, choćby gdy kupującym jest firma z Niemiec, Norwegii czy USA.
Sprzedaż zagraniczna – co trafia do KSeF?
Po stronie sprzedaży do systemu trafiają między innymi:
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT),
- eksport towarów poza Unię Europejską,
- świadczenie usług B2B dla zagranicznych przedsiębiorców.
Zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do polskiego KSeF, dlatego fakturę należy udostępnić mu w uzgodniony sposób, na przykład jako plik PDF, wydruk lub dokument przesłany przez EDI.
Wizualizacja faktury przekazywana poza systemem powinna odzwierciedlać treść faktury przesłanej do KSeF, a dodatkowo być opatrzona odpowiednim kodem QR umożliwiającym dostęp do dokumentu w KSeF i weryfikację jego danych.
Faktury zagraniczne KSeF – kiedy dokument zostaje poza systemem?
Nie każda transakcja międzynarodowa podlega e-fakturowaniu. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek wystawienia faktury w KSeF nie obejmuje między innymi:
- sprzedaży dla osób prywatnych (B2C), także zagranicznych konsumentów,
- sprzedaży rozliczanej w procedurach szczególnych VAT OSS nieunijnej oraz IOSS,
- faktur wystawianych przez podmioty bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Osobną kwestią są faktury zakupowe – faktury otrzymane od zagranicznych dostawców nie trafiają do polskiego KSeF, ponieważ ich wystawcą jest podmiot nieobjęty obowiązkiem korzystania z Polskiego krajowego systemu. Takie dokumenty przedsiębiorca otrzymuje poza KSeF i rozlicza w ewidencji księgowej.
Jak przeliczać waluty na fakturze zagranicznej w KSeF?
Zgodnie z polskimi przepisami przedsiębiorca może wystawiać faktury zagraniczne w KSeF w dowolnej walucie, na przykład w euro, dolarach czy funtach. Obowiązują przy tym określone zasady:
- Kurs walutowy – przeliczenia dokonuje się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.
- VAT w złotówkach – niezależnie od waluty kwota podatku VAT zawsze musi być wykazana w PLN.
Program do fakturowania, który sam pobiera i przelicza kwoty według aktualnych kursów, eliminuje tutaj ryzyko pomyłki.
Jak wybrać program do faktur zagranicznych?
Dobre narzędzie do obsługi sprzedaży międzynarodowej powinno łączyć wielojęzyczność, faktury walutowe, różne modele rozliczenia VAT i integrację z KSeF.
Przy wyborze warto zwrócić uwagę na następujące funkcje:
- Faktury dwujęzyczne – możliwość tworzenia dokumentów w dowolnej kombinacji językowej, czytelnych dla obu stron transakcji.
- Automatyczne przeliczanie walut – system sam przelicza kwoty według aktualnych kursów NBP, EBC lub wskazanego banku, a kwoty VAT zapisuje w złotówkach zgodnie z przepisami.
- Weryfikacja kontrahentów w VIES.
- Pełny zestaw szablonów dokumentów – szybkie wystawienie faktury VAT, proformy, korekty, dostosowanej automatycznie do rodzaju transakcji np. WDT, WNT, OSS oraz faktury z odwrotnym obciążeniem (reverse charge), z automatycznym pobieraniem danych kontrahenta i opisów produktów.
- Obsługa KSeF – wysyłka faktur bezpośrednio z systemu do klienta i do KSeF oraz śledzenie ich statusu, co daje pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów.
Podsumowanie
Sprzedaż zagraniczna wymaga programu, który obsługuje wiele języków, walut i typów dokumentów bez konieczności manualnego dostosowywania każdej faktury. Automatyczne przeliczanie kursów, weryfikacja VAT UE w bazie VIES, faktury dwujęzyczne oraz integracja z KSeF realnie przyspieszają pracę i zmniejszają ryzyko błędów podatkowych.
Jeśli szukasz narzędzia do fakturowania zagranicznego, warto zapoznać się z Fakturownią – programem obsługującym faktury w 38 językach i wszystkich walutach świata, z automatycznym przelicznikiem kursów NBP, weryfikacją VIES, fakturami dwujęzycznymi oraz integracją z KSeF. Program jest na bieżąco aktualizowany zgodnie z przepisami, a jego pełne możliwości można przetestować bezpłatnie przez 30 dni.
