1,4 miliona Polaków dostało już to od państwa. Reszta musi się pospieszyć, bo termin dawno minął

Ministerstwo Cyfryzacji ujawniło najnowsze dane o systemie e-Doręczeń. Od początku roku liczba aktywnych użytkowników wzrosła lawinowo, ale setki tysięcy osób wciąż nie dopełniło obowiązków. A nowe terminy już nadchodzą.

Fot. Pixabay / Warszawa w Pigułce

System e-Doręczeń, który jeszcze rok temu budził obawy polskich przedsiębiorców, staje się rzeczywistością. Jak wynika z danych opublikowanych przez portal Gov.pl, od stycznia do czerwca 2025 roku założono łącznie ponad 1,4 miliona skrzynek do doręczeń elektronicznych. To oznacza, iż średnio co dzień powstaje około 7800 nowych adresów.

Nie wszystkie jednak wynikają z obowiązku. Część Polaków zakłada e-skrzynki dobrowolnie, aby usprawnić kontakt z urzędami. System nadał już ponad 16,7 miliona przesyłek w ramach publicznej usługi hybrydowej i ponad 5,8 miliona w ramach rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Kto już musi mieć e-Doręczenia

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń mają wszystkie podmioty publiczne, w tym urzędy skarbowe, ZUS, ministerstwa, liczne kancelarie i inne osoby fizyczne, które ujęte są w przepisach i wykonują konkretne zawody. To one wysyłają najwięcej pism, dlatego wzrost liczby przesyłek elektronicznych był tak dynamiczny.

Przedsiębiorcy zostali objęci obowiązkiem etapowo. Firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku musiały założyć adres do e-Doręczeń do 1 kwietnia. Według danych portalu Strefa Biznesu, spośród około 740 tysięcy zobowiązanych spółek do końca marca zaledwie 85 tysięcy (około 11%) spełniło ten obowiązek.

Sytuacja zmieniła się drastycznie po 1 kwietnia, gdy założenie adresu stało się warunkiem składania jakichkolwiek wniosków w KRS. Jak informuje portal Finexis, brak aktywnego adresu do e-Doręczeń uniemożliwia skuteczne złożenie wniosku w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Nowe terminy dla jednoosobowych firm

Duża zmiana nastąpiła również dla przedsiębiorców z CEIDG. Pierwotnie mieli oni czas do 1 października 2026 roku na założenie adresu. Jednak od 1 lipca 2025 roku zasady się zaostrzyły.

Jak wyjaśnia portal Biznes.gov.pl, przedsiębiorca z CEIDG, który zmienia swój wpis po 30 czerwca 2025 roku, ma obowiązek podania danych do utworzenia adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę. Oznacza to, iż przy każdej aktualizacji danych – od zmiany adresu po zmianę PKD – trzeba jednocześnie założyć e-skrzynkę.

Przykład: Pan Piotr zarejestrował działalność w październiku 2023 roku. Początkowo planował poczekać z założeniem adresu do 2026 roku. Jednak w sierpniu 2025 roku musiał zmienić swój wpis w CEIDG z powodu przeprowadzki. W związku z tym, we wniosku o zmianę, musiał podać dane do założenia adresu do e-Doręczeń.

System działa sprawnie po początkowych problemach

W styczniu 2025 roku część instytucji publicznych zgłaszała trudności z funkcjonowaniem systemu. Jak przypomina portal Gov.pl, problemy wymagały interwencji ministra cyfryzacji. Poczta Polska, operator odpowiedzialny za działanie platformy, gwałtownie usunęła usterki.

Ministerstwo Cyfryzacji wprowadziło również ulepszenia techniczne. Limit wielkości wiadomości z załącznikami zwiększono z 15 MB do 500 MB, a maksymalną liczbę adresatów wiadomości masowej – z 15 do 1000. Zmieniło się też zasady wystawiania dowodu doręczenia – następuje to teraz w chwili otwarcia wiadomości, a nie przy logowaniu do skrzynki.

W aplikacji mObywatel uruchomiono powiadomienia z e-Doręczeń, co znacznie ułatwia kontrolowanie korespondencji. Możliwe stało się również podpisywanie wiadomości dzięki profilu zaufanego.

Co oznacza to dla ciebie

Jeśli masz firmę w KRS i wciąż nie założyłeś adresu do e-Doręczeń, każda próba zmiany danych w rejestrze zakończy się niepowodzeniem. Sąd odrzuci wniosek bez względu na jego charakter – czy to zmiana adresu, czy wpis nowego wspólnika.

Dla przedsiębiorców z CEIDG sytuacja jest bardziej skomplikowana. jeżeli nie planujesz żadnych zmian w rejestrze, możesz poczekać do października 2026 roku. Ale uwaga – każda aktualizacja danych po 30 czerwca 2025 roku wymaga jednoczesnego założenia e-skrzynki.

Osoby fizyczne nie mają obowiązku posiadania adresu, ale mogą go założyć dobrowolnie. To szczególnie przydatne dla osób często kontaktujących się z urzędami – wszystkie pisma będą przychodzić elektronicznie, bez konieczności wizyt na poczcie.

Gigantyczny plan cyfryzacji komunikacji urzędowej

System e-Doręczeń to tylko pierwszy etap większej rewolucji. Jak wynika z harmonogramu opublikowanego na portalu Gov.pl, do października 2029 roku obowiązek korzystania z elektronicznej korespondencji obejmie wszystkie podmioty publiczne. Lista jest imponująca: sądy, prokuratura, komornicy, służba więzienna oraz inne jednostki wymiaru sprawiedliwości.

Portal Centrum Verte informuje, iż wprowadzenie ma być etapowe, aby nie sparaliżować funkcjonowania instytucji. Jednak już teraz widać skalę zmiany – praktycznie cała komunikacja z państwem przejdzie do formy elektronicznej.

Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało również „Plan naprawczy”, który ma pomóc podmiotom publicznym w przygotowaniu do zmian. Dokument przewiduje wprowadzenie obowiązku korzystania z systemów elektronicznego obiegu dokumentów (klasy EZD) od 1 stycznia 2028 roku.

Jak założyć adres – praktyczny poradnik

Proces tworzenia adresu do e-Doręczeń jest bezpłatny i można go przeprowadzić całkowicie zdalnie. Wystarczy wejść na stronę Biznes.gov.pl i złożyć wniosek przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego.

Po weryfikacji danych firma otrzymuje unikalny adres, który automatycznie trafia do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Od tego momentu wszystkie pisma urzędowe będą przychodzić wyłącznie elektronicznie.

Ważna sprawa: każda firma musi wyznaczyć administratora skrzynki. Może to być członek zarządu lub upoważniony pracownik. Ta osoba odpowiada za regularne sprawdzanie korespondencji i reagowanie na otrzymywane pisma.

Koniec tradycyjnej poczty urzędowej

Wpisanie adresu firmy do Bazy Adresów Elektronicznych oznacza koniec z tradycyjną korespondencją papierową. Urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłać pisma wyłącznie elektronicznie – nie ma możliwości otrzymania tej samej korespondencji w wersji papierowej.

System działa jednak dwustronnie. Firmy również mogą wysyłać pisma do urzędów i innych podmiotów posiadających adres w BAE. E-Doręczenia mają taką samą moc prawną jak list polecony za potwierdzeniem odbioru, co oznacza pełną równoważność z tradycyjną korespondencją.

Dla wielu przedsiębiorców to znaczne ułatwienie. Zamiast wizyt na poczcie czy oczekiwania na doręczyciela, całą korespondencję można obsługiwać z biura. System zapewnia również potwierdzenie doręczenia i pozwala śledzić status przesyłki w czasie rzeczywistym.

Przyszłość należy do cyfryzacji

Wprowadzenie e-Doręczeń to część szerszej strategii cyfryzacji polskiej administracji. W ostatnich latach Polacy poznali już e-recepty, e-skierowania czy aplikację mObywatel. System elektronicznych doręczeń dopełnia ten obraz, tworząc spójny ekosystem cyfrowej komunikacji z państwem.

Eksperci podkreślają, iż mimo początkowych trudności, długoterminowe korzyści będą znaczące. Oszczędność czasu, eliminacja ryzyka zagubienia dokumentów, szybsza komunikacja i redukcja zużycia papieru to argumenty przemawiające za nowym systemem.

Dla firm, które wciąż się wahają, warto pamiętać o jednym: cyfryzacja komunikacji urzędowej to nie opcja, ale konieczność. Im szybciej przedsiębiorcy przystosują się do nowych realiów, tym łatwiej będzie im funkcjonować w coraz bardziej zdigitalizowanym świecie biznesu.