Urząd skarbowy będzie znał wszystkie Twoje zakupy. System wchodzi w przyszłym roku

Od 1 lutego 2026 roku największe firmy w Polsce będą musiały wystawiać wszystkie faktury przez Krajowy System e-Faktur. Oznacza to koniec z ukrywaniem wydatków – skarbówka będzie widziała każdą transakcję online, w momencie jej dokonywania.

Fot. Shutterstock / Warszawa w Pigułce

Ministerstwo Finansów ostatecznie potwierdziło harmonogram wdrożenia KSeF. Jak informuje portal Infor.pl, system będzie wprowadzany etapowo, ale już od lutego 2026 roku fiskus zyska bezprecedensową wiedzę o działalności przedsiębiorców.

To największa rewolucja w fakturowaniu od wprowadzenia VAT. Każda faktura będzie automatycznie trafiać do bazy danych skarbówki – bez opóźnień, bez możliwości „zapomnienia” o zgłoszeniu transakcji.

Trzy etapy cyfrowej rewolucji

Pierwszy etap ruszy 1 lutego 2026 roku i obejmie firmy z obrotem powyżej 200 milionów złotych za 2024 rok. To największe korporacje i duże przedsiębiorstwa, które będą pierwszymi „królikami doświadczalnymi” nowego systemu.

Dwa miesiące później, 1 kwietnia 2026 roku, do KSeF dołączą wszyscy pozostali przedsiębiorcy – zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT. Portal Gov.pl podkreśla, iż obowiązek odbierania faktur będzie dotyczył wszystkich już od lutego, więc choćby firmy startujące w kwietniu muszą być gotowe wcześniej.

Najmniejsze firmy z miesięczną sprzedażą do 10 tysięcy złotych otrzymały najdłuższą zwłokę. Będą musiały przejść na system dopiero od 1 stycznia 2027 roku, choć Ministerstwo Finansów może ten termin jeszcze skorygować w zależności od przebiegu wdrożenia.

Skarbówka będzie wszystko widzieć

Obecnie fiskus dowiaduje się o transakcjach firm z deklaracji VAT składanych co miesiąc lub kwartał. To oznacza opóźnienie choćby kilku tygodni między wystawieniem faktury a dotarciem informacji o niej do urzędu skarbowego. Od 2026 roku ta sytuacja się zmieni radykalnie.

Każda faktura będzie trafiać do systemu skarbowego w momencie wystawienia. Urzędnicy będą widzieć wszystkie faktury zakupu i sprzedaży w czasie rzeczywistym, wraz z informacjami o tym, jakie towary kupuje firma, od kogo i komu sprzedaje, oraz ile VAT odlicza od konkretnych wydatków.

Najważniejsze będzie to, iż system automatycznie sprawdzi, czy wydatki mają rzeczywisty związek z działalnością gospodarczą. Jak sugeruje Business Insider, „wrzucenie w koszty trzech telewizorów” przy prowadzeniu sklepu spożywczego raczej nie przejdzie niezauważone przez algorytmy analizujące dane.

Koniec z kombinowaniem przy VAT

Portal iFirma wyjaśnia, iż największa zmiana dotyczy kontroli odliczeń VAT. w tej chwili skarbówka musi wysłać oficjalną prośbę, żeby sprawdzić szczegóły wydatków firmy. Po wdrożeniu KSeF te dane będzie miała automatycznie, bez konieczności żądania dodatkowej dokumentacji.

Praktyczne konsekwencje będą daleko idące. Trudniej będzie ukryć faktury niezwiązane z działalnością, system będzie szybciej wykrywał nierzetelnych dostawców, automatycznie porównywał faktury między kontrahentami i natychmiast weryfikował prawo do odliczenia VAT.

System automatycznie sprawdzi również, czy faktura została wystawiona przez zarejestrowanego podatnika VAT i czy kontrahent rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą. To oznacza koniec z fikcyjnymi fakturami i szybsze wykrywanie oszustw podatkowych.

Okresy łagodności na początek

Ministerstwo Finansów przewidziało szereg ułatwień na pierwszych kilka miesięcy działania systemu. Do końca 2026 roku firmy przez cały czas będą mogły wystawiać faktury z kas rejestrujących, co jest szczególnie ważne dla sklepów i punktów usługowych.

Nie będzie również kar za błędy związane z fakturowaniem w KSeF, a przedsiębiorcy nie będą musieli podawać numeru KSeF w przelewach za faktury. To okres przejściowy, który ma pomóc firmom w spokojnym dostosowaniu się do nowych wymagań.

Szczególne ułatwienia otrzymają „wykluczeni cyfrowo” – najmniejsze firmy z miesięczną sprzedażą do 10 tysięcy złotych. Do końca 2026 roku będą mogły przez cały czas wystawiać papierowe faktury, a dopiero potem przejdą na system elektroniczny.

Wprowadzono także tryb „offline24”, który pozwala wystawiać faktury bez dostępu do internetu. Wystarczy przesłać je do systemu następnego dnia roboczego, co rozwiązuje problem firm działających w obszarach ze słabym zasięgiem sieci.

Przygotowania już trwają

Największe firmy, które będą musiały wdrożyć system od lutego, mają bardzo mało czasu w przygotowania. Portal Infor.pl informuje, iż od 30 września 2025 roku można testować interfejs API z KSeF 2.0, a od listopada dostępna będzie testowa wersja Aplikacji Podatnika.

Kluczowe będzie sprawdzenie, czy obecne oprogramowanie księgowe jest kompatybilne z KSeF 2.0. jeżeli nie, firmy będą musiały je zaktualizować lub wymienić na nowe. Równie ważne jest przeszkolenie pracowników z obsługi nowej aplikacji.

Mniejsze firmy, które wchodzą do systemu od kwietnia, mają nieco więcej czasu, ale również powinny już teraz podejmować decyzje o sposobie dostępu do KSeF. Mogą wybrać między bezpłatną Aplikacją Podatnika, własnym oprogramowaniem lub usługami zewnętrznymi firm informatycznych.

Każda firma będzie musiała także wybrać metodę autoryzacji – profil zaufany, token lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Najprościej będzie osobom, które już mają profil zaufany do kontaktów z urzędami.

Certyfikaty na wypadek awarii

Portal Gofin podaje, iż od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy będą mogli wystąpić o certyfikaty wystawcy faktury. To ważne zabezpieczenie – dzięki certyfikatom firma będzie mogła wystawiać faktury choćby gdy KSeF tymczasowo nie działa z powodu awarii lub problemów technicznych.

Certyfikaty zapewnią bezpieczeństwo i kompletność systemu, gwarantując ciągłość procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych. Dla firm wystawiających dziesiątki faktur dziennie to najważniejsze rozwiązanie.

Mobilna aplikacja już działa

Ministerstwo Finansów udostępniło wersję produkcyjną Aplikacji Mobilnej KSeF, którą można pobrać bezpłatnie ze sklepów Google Play i App Store. Po uwierzytelnieniu się Profilem Zaufanym użytkownicy mogą wystawiać, przeglądać i bezpiecznie udostępniać faktury.

Aplikacja pozwala zarządzać profilami sprzedawcy, co jest przydatne dla osób prowadzących kilka firm. Można również tworzyć bazę nabywców i rachunków bankowych, które są przechowywane w prywatnej chmurze przedsiębiorcy. To realnie skraca czas wystawienia faktury, szczególnie dla klientów stałych.

Rewolucja w kontrolach

KSeF oznacza fundamentalną zmianę w podejściu fiskusa do kontroli. Portal Stanie K&Partners wyjaśnia, iż to przejście od kontroli retrospektywnych do monitoringu w czasie rzeczywistym. Zamiast analizować dane z deklaracji VAT po fakcie, skarbówka będzie widziała każdą transakcję natychmiast.

Oznacza to szybsze wykrywanie nieprawidłowości, ale także możliwość automatycznego potwierdzania prawidłowych rozliczeń. Uczciwe firmy mogą liczyć na mniej kontroli – system sam potwierdzi poprawność ich działań bez konieczności angażowania inspektorów.

Jednocześnie firmy próbujące oszukać fiskusa będą wykrywane niemal natychmiast. Algorytmy będą analizować wzorce zakupów i sprzedaży, wyłapując nieprawidłowości w czasie rzeczywistym.

Czas ucieka

Portal inFakt alarmuje, iż tylko 42 procent przedsiębiorców słyszało o KSeF, a zaledwie 11 procent rozpoczęło jakiekolwiek wdrożenie. To oznacza, iż ogromna większość firm ma bardzo mało czasu w przygotowania do największej zmiany w księgowości od dekad.

KSeF to nie opcja, ale obowiązek prawny. Firmy, które nie będą gotowe na czas, nie będą mogły legalnie prowadzić działalności gospodarczej. Każda wystawiona faktura po terminie wdrożenia musi przejść przez system – nie ma alternatywy.

Wdrożenie wiąże się z kosztami aktualizacji systemów księgowych, szkolenia pracowników i ewentualnego zakupu nowego oprogramowania. Ale długoterminowe korzyści – automatyzacja księgowości, szybsze rozliczenia z kontrahentami, mniejsze ryzyko kontroli dla uczciwych firm – będą znaczące.

Najważniejsze to zacząć już dziś. Luty 2026 może wydawać się daleko, ale dla dużych firm z tysiącami faktur miesięcznie przygotowania powinny ruszyć natychmiast. Każdy miesiąc zwłoki to większy stres i wyższe koszty wdrożenia na ostatnią chwilę.