Trudne rozmowy z pracownikami – sprawdź, jak się przygotować

Konflikty w zespole, redukcja etatów, pogorszenie wyników – w każdej z tych sytuacji rozmowa z pracownikiem to absolutna podstawa.Przed prz ystąpieniem do niej niezbędne jest odpowiednie przygotowanie.W pierwszej kolejności należy określić konkretny cel spotkania (źródło problemu), za pomocą którego pracownik zrozumie powód wezwania na rozmowę.Warto przygotować również dowody przydatne podczas rozmowy, a także kilka propozycji rozwiązania problemu.Kiedy sytuacja wymaga przeprowadzenia trudnej rozmowy z pracownikiem?Jedną z najczęstszych sytuacji, w których pracodawca musi przeprowadzić z pracownikami trudną rozmowę, są konflikty w zespole. Wówczas istotne jest wspólne poszukiwanie rozwiązania, które pozwoli przywrócić dobrą atmosferę między współpracownikami. Rozmowy nie może zabraknąć także w przypadku zmian w firmie – np. zmiany stanowisk czy redukcji etatów. Pracodawca powinien wtedy pamiętać o empatycznym podejściu, przekazaniu konkretnej przyczyny zmian, a jeżeli istnieje możliwość – także o zaoferowaniu wsparcia. Rozmowa jest niezbędna również w przypadku, gdy pracownik nie spełnia swoich obowiązków lub pracuje z coraz mniejszą wydajnością. Niekiedy może to wynikać z wypalenia zawodowego, problemów prywatnych czy braku pewnych umiejętności. Bez odpowiedniej rozmowy pracodawca nie pozna jednak przyczyny, a pracownik – nie poczuje się zmotywowany do zmiany.W jaki sposób przygotować się do trudnej rozmowy z pracownikiem?Trudne rozmowy z pracownikami wymagają odpowiedniego przygotowania ze strony pracodawcy. Sprawdź, o czym powinieneś pamiętać jako przełożony, gdy przeprowadzasz je z osobami zatrudnionymi w swojej firmie.Określ cel rozmowyPodstawą w przypadku rozmowy z pracownikiem jest określenie jej konkretnego celu. Inaczej bowiem zostanie przeprowadzona rozmowa na temat redukcji etatu, a inaczej ta dotycząca sporu między współpracownikami. Informacja na ten temat pomoże pracownikowi zrozumieć sytuację i zmniejszy jego stres spowodowany samym wezwaniem na rozmowę.Zgromadź konkrety i zaplanuj rozmowęSamo przedstawienie celu rozmowy to za mało – powinien on zostać poparty konkretnymi przykładami i argumentami. jeżeli problem stanowią gorsze wyniki pracy czy częsta absencja, możesz wykorzystać odpowiednią dokumentację. o ile natomiast chcesz porozmawiać z pracownikiem o jego stosunkach z innymi, pomocna może się okazać kilkudniowa obserwacja lub rozmowa z pozostałymi członkami zespołu. Pamiętaj o tym, aby koncentrować się wyłącznie na faktach, a nie na domysłach czy subiektywnych opiniach.Nie tylko mów, ale i słuchajPodczas trudnej rozmowy między pracodawcą a pracownikiem nie powinien mówić wyłącznie ten pierwszy. Zatrudniony wezwany na taką rozmowę również musi mieć szansę się wypowiedzieć i przedstawić swój punkt widzenia w danej sprawie. Jako przełożony pamiętaj zatem o tym, aby wysłuchać pracownika i wziąć pod uwagę jego opinię czy potrzeby.Podaj propozycję rozwiązaniaJeszcze zanim dojdzie do rozmowy z pracownikiem, zastanów się, w jaki sposób można rozwiązać dany problem. Dzięki temu w trakcie wymiany zdań będziesz mógł od razu zaproponować konkretne rozwiązania i wspólnie z daną osobą wypracować adekwatny plan działania.Pamiętaj o swoich emocjachBez względu na to, czego ma dotyczyć trudniejsza rozmowa z Twoim pracownikiem, postaraj się odłożyć emocje na bok. Dobrze, jeżeli przed spotkaniem przećwiczysz konkretne komunikaty, a do samej rozmowy podejdziesz otwarcie i ze spokojem. Pamiętaj o empatycznym podejściu, a jednocześnie – nie pozwól wyprowadzić się z równowagi, jeżeli rozmowa wywoła w pracowniku duże emocje.Szukasz obiecującego specjalisty z branży IT? Dodaj ofertę – theprotocol i inne internetowe serwisy ogłoszeniowe to najlepszy sposób na dotarcie do kandydatów.PodsumowanieTrudne rozmowy z pracownikami to coś nieuniknionego – bez względu na to, czy mowa o przedsiębiorstwach produkcyjnych, korporacjach czy firmach IT. Warto zatem wiedzieć, jak się do nich przygotować. Podstawa to określenie celu rozmowy, zaplanowanie jej przebiegu i przygotowanie kilku propozycji rozwiązań problemu. Pomocne mogą się okazać konkretne dowody, np. kilkudniowa obserwacja pracownika czy adekwatna dokumentacja, np. potwierdzająca gorsze wyniki lub powtarzające się nieobecności.