Szef może wysłać Cię na urlop bez Twojej zgody. najważniejszy termin mija już 30 września

Pracownicy, którym pozostał urlop wypoczynkowy z 2025 roku, mogą w najbliższych dniach otrzymać polecenie jego wykorzystania. Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku. Orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuszcza skierowanie pracownika na taki urlop choćby bez jego zgody. Sprawa ma jednak ważne wyjątki: zasada nie dotyczy bieżącego urlopu, a stanowiska dotyczące jednostronnego wskazania konkretnego terminu nie są całkowicie jednolite.

Kobieta pracująca zdalnie przy komputerze. Grafika poglądowa, generowana automatycznie.

Końcówka września może przynieść niespodziewaną zmianę planów części pracowników. Firmy sprawdzają właśnie, komu pozostały niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego z poprzedniego roku.

Jeżeli pracownik nie wykorzystał urlopu nabytego w 2025 roku, pracodawca powinien udzielić mu go najpóźniej do:

30 września 2026 roku

Obowiązek wynika z art. 168 Kodeksu pracy. Pracodawca nie może więc bez końca odkładać zaległego wypoczynku ani zastąpić go dodatkowym wynagrodzeniem tylko dlatego, iż w firmie jest dużo pracy.

Pracownik nie zawsze musi wyrazić zgodę

Zasadniczo termin urlopu ustala się w planie urlopów albo w porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem. Przy zaległym urlopie sytuacja jest jednak bardziej skomplikowana.

Państwowa Inspekcja Pracy przywołuje orzeczenia Sądu Najwyższego, zgodnie z którymi udzielenie urlopu zaległego w terminie wynikającym z art. 168 Kodeksu pracy nie wymaga zgody pracownika.

W wyroku z 7 maja 2008 roku, sygn. II PK 313/07, Sąd Najwyższy wskazał, iż obowiązek udzielenia zaległego urlopu do ustawowego terminu pozwala pracodawcy wydać pracownikowi wiążące polecenie jego wykorzystania.

Podobne stanowisko przedstawiało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Resort wyjaśniał, iż pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop choćby wtedy, gdy pracownik nie wyraża zgody.

Oznacza to, iż argument: „nie chcę teraz urlopu, wolę zachować go na później” może nie wystarczyć.

Jest jednak istotny spór o konkretną datę

Sprawa nie jest całkowicie jednoznaczna.

Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy prezentował bardziej ostrożne stanowisko. Według niego pracodawca może zobowiązać pracownika do wskazania terminu i wykorzystania zaległego urlopu w ustawowym okresie, ale nie powinien samodzielnie narzucać konkretnej daty poza okresem wypowiedzenia.

Państwowa Inspekcja Pracy w swoim wyjaśnieniu zaznacza więc, iż orzecznictwo sądowe oraz stanowisko resortu pracy dopuszczają jednostronne skierowanie na urlop zaległy, natomiast stanowisko prawne GIP ogranicza możliwość samodzielnego wyznaczenia dokładnego terminu.

W praktyce najważniejsze znaczenie mogą mieć:

• plan urlopów obowiązujący w zakładzie;
• regulamin pracy;
• wcześniejsze ustalenia z pracownikiem;
• przyczyna niewykorzystania urlopu;
• to, czy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia.

W okresie wypowiedzenia pracodawca ma silniejsze uprawnienie

Najmniej wątpliwości występuje w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.

Zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy pracownik ma obowiązek wykorzystać przysługujący mu urlop, o ile pracodawca udzieli go w czasie wypowiedzenia. Dotyczy to zarówno urlopu zaległego, jak i bieżącego – w wymiarze ustalonym zgodnie z przepisami.

W takiej sytuacji pracodawca nie potrzebuje wniosku ani zgody pracownika. To pracodawca decyduje, czy przed zakończeniem zatrudnienia pracownik będzie wykonywał obowiązki, czy wykorzysta urlop.

Dopiero jeżeli urlopu nie da się wykorzystać do dnia rozwiązania albo wygaśnięcia umowy, powstaje prawo do ekwiwalentu pieniężnego.

Nie chodzi o urlop z 2026 roku

Termin 30 września 2026 roku odnosi się przede wszystkim do zaległego urlopu wypoczynkowego nabytego w 2025 roku.

Pracodawca nie może powołać się na ten termin, aby dowolnie wysłać pracownika na cały bieżący urlop przysługujący za 2026 rok. Urlop bieżący powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów albo po uzgodnieniu terminu z pracownikiem.

Wyjątkiem pozostaje m.in. okres wypowiedzenia, w którym pracodawca może polecić wykorzystanie również urlopu bieżącego.

Cztery dni urlopu na żądanie to szczególny przypadek

Przepisy przewidują osobne traktowanie części urlopu przeznaczonej na urlop na żądanie.

Pracownik ma prawo zażądać w każdym roku kalendarzowym maksymalnie czterech dni takiego urlopu. o ile ich nie wykorzysta, nie otrzyma za nie dodatkowych pieniędzy i nie może kumulować kolejnych limitów urlopu na żądanie.

Dni pozostają częścią urlopu wypoczynkowego, ale po przejściu na kolejny rok tracą szczególny charakter „na żądanie”. Co istotne, art. 168 Kodeksu pracy wyłącza tę część urlopu spod obowiązku udzielenia jej najpóźniej do 30 września.

Dlatego przed obliczeniem zaległości dział kadr powinien ustalić, ile dni podlega wrześniowemu terminowi.

Urlop nie przepada 1 października

Przekroczenie terminu nie powoduje, iż 1 października niewykorzystane dni automatycznie znikną.

Pracownik przez cały czas zachowuje prawo do zaległego urlopu. Roszczenie o jego udzielenie przedawnia się co do zasady po trzech latach, liczonych zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów i orzecznictwa.

Nie oznacza to jednak, iż termin 30 września jest jedynie sugestią. Jego przekroczenie może oznaczać problemy dla pracodawcy.

Pracodawcy może grozić do 30 tys. zł grzywny

Nieudzielenie pracownikowi należnego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

Państwowa Inspekcja Pracy przypomina, iż naruszenie tego obowiązku może skutkować grzywną wynoszącą od:

1000 do 30 000 zł

Kara nie trafia do pracownika i nie jest wypłacana automatycznie. To sankcja za naruszenie praw pracowniczych.

Jeżeli pracodawca odmawia udzielenia zaległego urlopu, pracownik może najpierw zwrócić się do przełożonego lub działu kadr, a następnie zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy.

Nie można samemu rozpocząć urlopu

Pracownik nie może po prostu zostać w domu tylko dlatego, iż ma zaległe dni i zbliża się 30 września. Urlopu udziela pracodawca.

Samowolne rozpoczęcie nieobecności może zostać potraktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych. o ile termin nie został zatwierdzony, pracownik powinien stawić się w pracy i formalnie wystąpić o udzielenie zaległego urlopu.

Podobnie pracodawca nie powinien jedynie wpisać urlopu do dokumentacji, o ile pracownik w tym czasie faktycznie wykonuje obowiązki. Urlop ma służyć rzeczywistemu odpoczynkowi od pracy.

Najważniejsze zasady przed 30 września

• Termin dotyczy zaległego urlopu z poprzedniego roku.
• Urlop nie przepada automatycznie po 30 września.
• Orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuszcza polecenie wykorzystania zaległego urlopu bez zgody pracownika.
• Stanowisko prawne GIP jest ostrożniejsze w kwestii jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu.
• W okresie wypowiedzenia pracodawca może wysłać pracownika na urlop bez jego zgody.
• Ekwiwalent pieniężny przysługuje co do zasady dopiero przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.
• Pracownik nie może samowolnie rozpocząć urlopu.
• Za nieudzielenie urlopu pracodawcy może grozić grzywna do 30 tys. zł.

Źródła: Państwowa Inspekcja Pracy – czy pracodawca może wysłać pracownika bez jego zgody na urlop zaległy, Okręgowy Inspektorat Pracy w Gdańsku – zasady zaległego urlopu, Kodeks pracy.