Skarbówka prześwietla wynajem mieszkań. Właściciele muszą uważać na ten jeden szczegół w umowie. Kara może być drastyczna

Czy wiesz, iż jedno niefortunne zdanie w umowie najmu może sprawić, iż zapłacisz podatek od pieniędzy, które wcale nie są Twoim zarobkiem? Od 1 stycznia 2026 roku Krajowa Administracja Skarbowej (KAS) bierze pod lupę rynek nieruchomości. Skończył się okres przejściowy dla „ryczałtowców”, a nowe narzędzia analityczne pozwalają urzędnikom błyskawicznie wyłapać rozbieżności między wpływami na konto a deklaracją PIT-28. Właściciele mieszkań, którzy nie zaktualizują swoich umów, mogą nieświadomie zawyżać swoją podstawę opodatkowania lub – co gorsza – zostać uznani za niezarejestrowanych przedsiębiorców. Na co musisz zwrócić uwagę, podpisując aneks na nowy rok?

Fot. Warszawa w Pigułce

Rynek najmu w Polsce przeszedł w ostatnich latach prawdziwą rewolucję legislacyjną. Najpierw odebrano nam możliwość amortyzacji mieszkań używanych, potem zlikwidowano opodatkowanie na zasadach ogólnych dla najmu prywatnego, zmuszając wszystkich do przejścia na ryczałt. Rok 2026 nie przynosi wytchnienia – przynosi za to bezwzględną weryfikację tego, jak dostosowaliśmy się do tych zmian.

Wielu wynajmujących wciąż korzysta ze wzorów umów ściągniętych z Internetu dekadę temu. To tykająca bomba zegarowa. Przepisy podatkowe ewoluują, a interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) są coraz bardziej restrykcyjne. Największym problemem, z którym w nowym roku zderzą się właściciele kawalerek i apartamentów, jest kwestia rozliczania tzw. opłat eksploatacyjnych (media, czynsz administracyjny). Błąd w tym zakresie to prosty sposób na nadpłatę podatku, której nikt nam nie zwróci, lub na bolesną kontrolę.

Pułapka w zapisach: Kiedy czynsz administracyjny staje się Twoim przychodem?

To jest ten najważniejszy „szczegół”, o którym mowa w tytule. Większość właścicieli myśli prosto: „Biorę od lokatora 3000 zł, z tego 2000 zł to dla mnie, a 1000 zł oddaję spółdzielni i elektrowni. Podatek płacę od 2000 zł”. Logiczne? Tak. Automatyczne? Absolutnie nie.

Dla Urzędu Skarbowego liczy się to, co jest napisane w umowie, a nie to, co „miałeś na myśli”. jeżeli w umowie najmu wpiszesz sformułowanie: „Czynsz najmu wynosi 3000 zł miesięcznie i zawiera opłaty administracyjne”, to popełniasz kosztowny błąd.

W świetle interpretacji podatkowych obowiązujących w 2026 roku, w takim przypadku Twoim przychodem do opodatkowania ryczałtem (8,5% lub 12,5%) jest cała kwota 3000 zł. Fiskusa nie interesuje, iż Ty te 1000 zł od razu przelewasz dalej. Skoro w umowie ustalono jedną, zbiorczą kwotę, to cała ta kwota jest Twoim przychodem. Płacisz więc podatek od pieniędzy, które realnie tylko „przelatują” przez Twoje konto.

Jak to naprawić? Umowa musi wyraźnie rozdzielać te dwie kwoty. Prawidłowy zapis, który ratuje Cię przed zawyżonym podatkiem, powinien brzmieć mniej więcej tak: „Czynsz najmu (odstępne) wynosi 2000 zł. Dodatkowo Najemca zobowiązuje się do pokrywania opłat eksploatacyjnych (czynsz do spółdzielni, prąd, gaz) w wysokości wynikającej z faktur/rozliczeń, wpłacając środki na konto Wynajmującego celem ich dalszego przekazania”. Tylko taka konstrukcja (tzw. refakturowanie kosztów lub działanie w imieniu najemcy) pozwala uznać, iż opłaty za media są dla Ciebie neutralne podatkowo.

Najem prywatny czy już firma? Cienka granica w 2026 roku

Kolejnym obszarem, który KAS bierze na celownik, jest kwalifikacja źródła przychodów. Od lat toczy się spór: ile mieszkań można wynajmować prywatnie (płacąc niski ryczałt 8,5%), a kiedy staje się to działalnością gospodarczą (wymagającą ZUS, księgowości i ewentualnie wyższego podatku od nieruchomości)?

W 2026 roku nie ma sztywnej liczby (np. „5 mieszkań to już firma”), ale urzędnicy stosują algorytm oceny „zorganizowania i ciągłości”. Jeśli:

• Korzystasz z usług profesjonalnej firmy zarządzającej najmem,
• Wynajmujesz mieszkania na doby (short-term rental) przez cały rok,
• Angażujesz się w stałą obsługę (sprzątanie, wymiana pościeli, recepcja),
• Kupujesz mieszkania jedno po drugim w celach inwestycyjnych,

…to ryzyko uznania Cię za przedsiębiorcę drastycznie rośnie.

Konsekwencje przekwalifikowania są bolesne. jeżeli kontrola uzna, iż Twój „najem prywatny” to w rzeczywistości ukryta działalność gospodarcza, będziesz musiał zapłacić zaległe składki zdrowotne i społeczne, a także – co najbardziej dotkliwe – wyższy podatek od nieruchomości. Stawka podatku od nieruchomości zajętych pod działalność gospodarczą jest kilkadziesiąt razy wyższa niż dla budynków mieszkalnych. W 2026 roku gminy walczą o każdą złotówkę i masowo weryfikują ten aspekt.

Kaucja – czy to przychód? Kiedy musisz zapłacić podatek od depozytu?

To częste pytanie, które zadają sobie wynajmujący przy wypełnianiu PIT-28. Standardowo kaucja zwrotna jest obojętna podatkowo – to zabezpieczenie, które (w teorii) wraca do najemcy. Nie wpisujemy jej do przychodu w momencie otrzymania.

Sytuacja zmienia się jednak w momencie zakończenia umowy, jeżeli kaucja nie zostaje zwrócona. jeżeli potrącasz z kaucji kwotę na pokrycie zaległego czynszu lub zniszczeń, w tym momencie staje się ona Twoim przychodem. W 2026 roku, dzięki cyfryzacji, łatwiej jest wyłapać takie przepływy. jeżeli kaucja „została” u Ciebie, musisz ją doliczyć do przychodu w miesiącu, w którym nastąpiło potrącenie, i odprowadzić ryczałt.

Co ciekawe, coraz częściej zdarzają się pomyłki polegające na zaliczaniu kaucji na poczet „ostatniego miesiąca czynszu”. Jest to dopuszczalne, ale podatkowo traktowane jako zapłata – podatek trzeba odprowadzić w terminie płatności za ten miesiąc.

„Najem na czarno” – ryzyko, które przestało się opłacać

Jeszcze dekadę temu „wynajem bez umowy i bez zgłoszenia” był plagą. Dziś to hazard o bardzo niskiej szansie wygranej. Dlaczego w 2026 roku ukrywanie najmu jest prawie niemożliwe?

1. Donos sąsiedzki („Sygnalista obywatelski”)

Zazdrość sąsiadów lub konflikt o hałasujące imprezy lokatorów to najczęstsza przyczyna kontroli. Wystarczy jeden telefon do urzędu, by ruszyła machina sprawdzająca.

2. Ślad cyfrowy w banku

Regularne wpływy na konto (nawet opisane jako „zwrot”) o stałych porach są dla algorytmów STIR oczywistym sygnałem stałego dochodu. Tłumaczenie się, iż „kolega oddaje mi pożyczkę w ratach przez 5 lat” już nie działa.

3. Dane od dostawców mediów

Gminy i urzędy skarbowe coraz częściej wymieniają się danymi. jeżeli w mieszkaniu, w którym rzekomo nikt nie mieszka (tzw. pustostan zgłoszony w deklaracji śmieciowej, by nie płacić za wywóz odpadów), zużycie wody i prądu jest na poziomie 4-osobowej rodziny, system automatycznie flaguje taką nieruchomość do wyjaśnienia. Konsekwencją jest nie tylko domiar podatku dochodowego (często ze stawką sankcyjną 75% od nieujawnionych źródeł), ale też kary administracyjne za gospodarkę odpadami.

Małżonkowie i limit 100 tysięcy złotych – matematyka, którą musisz znać

W ryczałcie od najmu obowiązują dwie stawki: 8,5% od przychodów do kwoty 100 000 zł rocznie oraz 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę. W przypadku małżeństw, limit ten dotyczy łącznie obojga małżonków (nie ma podwójnego limitu 200 tys. zł dla wspólności majątkowej, co jest częstym błędem interpretacyjnym!).

W 2026 roku warto zwrócić uwagę na oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodów przez jednego z małżonków. jeżeli macie wspólność majątkową, możecie zdecydować, iż np. tylko mąż rozlicza najem. Jest to wygodne, ale uwaga – limit 100 tys. zł przez cały czas obowiązuje. Przekroczenie go oznacza wejście w wyższą stawkę. Planując optymalizację podatkową, czasem warto (jeśli macie rozdzielność majątkową lub odpowiednio podzielone udziały) rozbijać przychód, ale wymaga to precyzji w aktach notarialnych i umowach.

Co to oznacza dla Ciebie? – Zrób audyt swoich umów

Nowy rok to idealny moment na porządki w papierach. jeżeli wynajmujesz mieszkanie, nie czekaj na wezwanie z urzędu. Działaj proaktywnie, by zabezpieczyć swoje zyski.

Oto lista kroków, które powinieneś podjąć w pierwszym tygodniu stycznia:

• Sprawdź zapisy o mediach: Przeczytaj swoją umowę najmu. Czy jest tam jasny rozdział między czynszem dla Ciebie (odstępne) a opłatami administracyjnymi? jeżeli nie – przygotuj aneks do umowy. To dokument, który w razie kontroli uratuje Cię przed dopłacaniem podatku od pieniędzy przekazanych spółdzielni.
• Zweryfikuj zgłoszenia lokatorów: Czy wiesz, kogo masz w mieszkaniu? Pamiętaj, iż od 2026 roku przepisy meldunkowe i śmieciowe są ściślej egzekwowane. Upewnij się, iż deklaracja śmieciowa w gminie pokrywa się z faktyczną liczbą osób zamieszkujących lokal. Właściciel odpowiada za te opłaty solidarnie.
• Przelicz przychody pod limit: jeżeli masz kilka mieszkań i zbliżasz się do progu 100 000 zł przychodu rocznie, zastanów się nad strategią. Pamiętaj, iż 12,5% płacisz tylko od nadwyżki, a nie od całości, więc nie jest to tragedia, ale warto być na to przygotowanym finansowo.
• Rozważ najem okazjonalny: Choć jest z tym więcej zachodu (wizyta u notariusza), w 2026 roku jest to jedyna forma, która realnie chroni właściciela przed nieuczciwym lokatorem. W dobie rosnących kosztów życia, ryzyko niewypłacalności najemców rośnie – najem okazjonalny daje Ci narzędzie do szybszej eksmisji.
• Pilnuj terminów PIT-28: Pamiętaj, iż ryczałt płacimy co miesiąc (lub co kwartał) do 20. dnia następnego miesiąca, a zeznanie roczne składa się wcześniej niż zwykły PIT (zazwyczaj do końca kwietnia, ale terminy potrafią ulegać zmianom w kalendarzu wyborczym/legislacyjnym – bądź czujny).

Rynek najmu w 2026 roku jest profesjonalny i transparentny. Okres „wolnej amerykanki” się skończył. Uczciwe płacenie podatków (które przy stawce 8,5% są jednymi z niższych w Europie) to niska cena za święty spokój. Kluczem jest jednak płacenie ich od adekwatnej kwoty – i o to musisz zadbać sam, konstruując mądrą umowę.