Postępowanie przy wydawaniu zaświadczenia

Opis okoliczności faktycznych

R.G. zwrócił się o wydanie zaświadczenia o prawomocności aktu własności ziemi stwierdzającego nabycie z mocy prawa własności nieruchomości położonej w R. na rzecz J.G. Postanowieniem wójt gminy R. odmówił wydania zaświadczenia o ostateczności aktu własności ziemi. Organ I instancji wyjaśnił, iż nie posiada w swoim zasobie rejestrów ewidencyjnych oraz innych zasobów umożliwiających potwierdzenie stanu faktycznego przedmiotowego aktu własności ziemi. Z materiałów zgromadzonych w sprawie wynika, iż w sądzie rejonowym J.G. nie figuruje jako właściciel nieruchomości i nie jest prowadzony zbiór dokumentów. Starostwo powiatowe poinformowało, iż nie posiada powyższego aktu własności ziemi w zasobach. Archiwum Państwowe posiada w zasobach dokumenty uwłaszczeniowe związane z wydaniem dla J.G. aktu własności ziemi. Z dokumentów tych wynika, iż na drugiej stronie aktu własności ziemi widnieje zapis, iż przedmiotowy dokument otrzymują: J.G., J.G. i H.L. Nie udało się ustalić, kiedy i czy została nadana klauzula ostateczności przedmiotowemu aktowi własności ziemi. W zebranej dokumentacji nie znalazły się dokumenty, które pozwoliłyby na wydanie zaświadczenia o żądanej przez wnioskodawcę treści. Wobec braku dokumentów, z przyczyn niezależnych od organu, nie można było rozpatrzeć wniosku zgodnie z żądaniem strony. Organ I instancji stwierdził, iż nie jest możliwe wydanie ostateczności aktu własności ziemi o żądanej treści, ponieważ organ nie jest w stanie dokonać urzędowego potwierdzenia żądanych faktów.

Zażalenie na powyższe postanowienie wniósł R.G., wskazując, iż jest spadkobiercą po zmarłym wuju J.G., który nabył własność gruntu.

Stanowisko SKO

Zaskarżonym postanowieniem Samorządowe Kolegium Odwoławcze utrzymało w mocy postanowienie wójta gminy R. o odmowie wydania zaświadczenia. SKO wskazało, iż zaświadczenie wydawane przez organ stanowi oświadczenie wiedzy tego organu oparte na danych będących w jego posiadaniu, nie jest zatem dopuszczalne w trybie dotyczącym wydawania zaświadczeń dokonywanie jakichkolwiek ustaleń faktycznych i ocen prawnych, jeżeli nie wynikają one z prowadzonych przez organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. W sytuacji gdy organ nie posiada w prowadzonych rejestrach danych, które mogłyby stanowić podstawę wydania zaświadczenia stosownie do żądania wnioskodawcy, oczywiste jest, iż nie może wydać zaświadczenia żądanej treści. Dla braku możliwości potwierdzenia faktów lub stanu prawnego nie mają przy tym znaczenia przyczyny, dla których organ nie znajduje się w posiadaniu określonych danych, brak ten nie obliguje również organu do prowadzenia postępowania wyjaśniającego zmierzającego do ustalenia faktów czy stanu prawnego. Zaświadczenie z istoty swej może dotyczyć niebudzących wątpliwości danych znajdujących się w ewidencjach organu, rejestrach czy innego rodzaju zbiorach.

Stanowisko WSA

Wojewódzki sąd administracyjny po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym sprawy ze skargi R.G. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia o uprawomocnieniu aktu własności ziemi oddalił skargę.

Przesłanki i tryb wydawania zaświadczeń regulują przepisy działu VII KPA. Zgodnie z art. 217 § 1 KPA organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. jeżeli wnioskodawca powoła się na interes prawny w uzyskaniu zaświadczenia, to organ zobowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź innych danych znajdujących się w jego posiadaniu (art. 218 § 1 KPA). Podstawę prawną żądania wydania zaświadczenia w rozpoznawanej sprawie stanowił art. 217 § 2 pkt 2 KPA. Skarżący wykazał interes prawny w uzyskaniu zaświadczenia. Organ administracji może przed wydaniem zaświadczenia przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające. KPA nie rozstrzyga, jaki charakter powinno mieć takie postępowanie. W orzecznictwie wskazuje się, iż postępowanie wyjaśniające ma ograniczony zakres, spełnia bowiem tylko pomocniczą rolę przy ustalaniu treści zaświadczenia. Jego przedmiotem są okoliczności wynikające z istniejących ewidencji, rejestrów i innych danych oraz wyjaśnienia, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów oraz stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się zainteresowany, a także ustalenia, jakiego rodzaju ewidencja lub rejestry mogą zawierać żądane dane i ewentualnych ich dysponentów. Postępowanie wyjaśniające powinno być przeprowadzone w sposób rzetelny i kompletny. Obowiązkiem organu jest zbadanie całości zasobów posiadanych przez urząd tego organu, w tym także archiwalnych, które mogłyby wskazywać na fakty bądź stany prawne, których potwierdzenia żąda wnioskodawca. Jednocześnie podkreśla się, iż postępowanie wyjaśniające może opierać się jedynie na danych zawartych w posiadanej przez organ dokumentacji, co wynika wprost z brzmienia art. 218 § 1 KPA. Zaświadczenie wydawane przez organ nie może się opierać na zbiorach danych będących w posiadaniu innych podmiotów, np. strony. Zastrzec należy, iż przepisy szczególne mogą przewidywać obowiązek przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, które nie ogranicza się do badania danych znajdujących się tylko w posiadaniu organu administracji. Przypadek ten nie ma jednak zastosowania w rozpatrywanej sprawie.

Sąd w pełni podzielił pogląd, iż nie może budzić wątpliwości, iż zaświadczenie wydawane przez organ stanowi oświadczenie wiedzy tego organu oparte na danych będących w jego posiadaniu, co wynika wprost z art. 218 § 1 KPA. Nie jest zatem dopuszczalne w trybie dotyczącym wydawania zaświadczeń dokonywanie jakichkolwiek ustaleń faktycznych i ocen prawnych, jeżeli nie wynikają one z prowadzonych przez organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Podsumowując, należy wskazać, iż postępowanie w sprawach wydawania zaświadczeń stanowi rodzaj uproszczonego i w znacznym stopniu odformalizowanego postępowania o charakterze administracyjnym. Postępowanie wyjaśniające nie jest obligatoryjne i zostało zawężone do „koniecznego zakresu”, tj. takiego, które pozwoli na urzędowe potwierdzenie treści dokumentów zgromadzonych przez dany organ. Z tych względów w jego ramach nie prowadzi się postępowania dowodowego w trybie przepisów działu II (rozdziału 4) KPA.

Przenosząc powyższe uwagi na grunt rozpoznawanej sprawy, należy stwierdzić, iż z dokumentów archiwalnych zgromadzonych przez organ I instancji nie wynika, iż wskazany akt własności ziemi stał się ostateczny. Co więcej, na ich podstawie nie można stwierdzić, czy został w ogóle doręczony wszystkim stronom postępowania. Zaświadczenie potwierdza jedynie informacje posiadane przez organ, przy czym poświadczane informacje muszą być oczywiste i bezspornie wynikać z prowadzonych przez organ rejestrów, ewidencji czy innych będących w jego posiadaniu danych. W ramach postępowania wyjaśniającego organ nie prowadzi postępowania dowodowego, ale potwierdza fakty albo stan prawny wynikający z prowadzonej przezeń dokumentacji znajdującej się w jego posiadaniu. Podstawą wydania zaświadczenia nie mogą być dane dostarczone przez osobę ubiegającą się o zaświadczenie w celu potwierdzenia faktów z tych danych wynikających. Poza tym brak możliwości potwierdzenia, iż akt własności ziemi jest ostateczny, nie obligował organu do prowadzenia postępowania wyjaśniającego zmierzającego do ustalenia tego faktu lub stanu prawnego. Nakładanie na organ obowiązku potwierdzenia danych, którymi on nie dysponuje, powodowałoby, iż jego działania należałoby uznać za niedopuszczalne, gdyż wkraczałyby one w kompetencje innych organów.

Komentarz