Nowy obowiązek od 1 kwietnia. Polacy zaskoczeni zmianą!

Od 1 kwietnia 2025 roku blisko 750 tysięcy polskich przedsiębiorców musi dostosować się do nowej cyfrowej rzeczywistości. Wszystkie firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 2025 rokiem zostają objęte obowiązkiem posiadania adresu do elektronicznych doręczeń. To kolejny etap cyfrowej transformacji polskiej administracji i biznesu, który ma usprawnić komunikację między instytucjami, firmami i obywatelami.

Fot. Warszawa w Pigułce

System e-Doręczeń, który można porównać do cyfrowego odpowiednika listu poleconego, został wprowadzony z początkiem 2025 roku. Początkowo obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń dotyczył jedynie jednostek samorządu terytorialnego, takich jak urzędy gmin, miast czy starostwa powiatowe. Teraz przyszedł czas na rozszerzenie tego obowiązku na sektor prywatny.

Według danych udostępnionych przez Ministerstwo Cyfryzacji, zmiana obejmie około 740,5 tysięcy przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Co niepokojące, na niecały tydzień przed wprowadzeniem obowiązku, jedynie 81 tysięcy firm posiadało aktywny adres do elektronicznych doręczeń. Oznacza to, iż ponad 650 tysięcy podmiotów gospodarczych musi w ekspresowym tempie dostosować się do nowych wymagań prawnych.

Wdrażanie systemu e-Doręczeń nie przebiegało dotychczas bez przeszkód. Pod koniec stycznia 2025 roku część instytucji objętych obowiązkiem zgłaszała problemy techniczne związane z funkcjonowaniem platformy. Sytuacja była na tyle poważna, iż wymagała bezpośredniej interwencji ministra cyfryzacji, który zażądał szybkiej reakcji ze strony prezesa Poczty Polskiej – instytucji odpowiedzialnej za obsługę systemu. Na szczęście problemy udało się gwałtownie rozwiązać, co pozwala z większym optymizmem patrzeć na nadchodzące rozszerzenie systemu.

Warto podkreślić, iż nie wszystkie podmioty gospodarcze muszą dostosować się do nowych przepisów w tym samym terminie. Ministerstwo Cyfryzacji ustanowiło okres przejściowy, który potrwa do końca 2025 roku. Przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) otrzymali więcej czasu w przystosowanie się do nowych wymogów. W ich przypadku termin wdrożenia e-Doręczeń został przesunięty na 1 stycznia 2026 roku.

Czym adekwatnie są e-Doręczenia i jakie korzyści przynoszą? System ten umożliwia bezpieczną, prawnie wiążącą wymianę dokumentów elektronicznych między różnymi podmiotami. Działa analogicznie do tradycyjnego listu poleconego, ale w formie cyfrowej – nadawca otrzymuje potwierdzenie nadania i odbioru dokumentu, a cała korespondencja jest zabezpieczona i archiwizowana.

Ministerstwo Cyfryzacji podkreśla, iż e-Doręczenia to nie tylko narzędzie do komunikacji między firmami a administracją publiczną. System został zaprojektowany z myślą o kompleksowej cyfryzacji korespondencji, dlatego mogą z niego korzystać również osoby prywatne, które zdecydowały się na założenie własnego adresu. To otwiera nowe możliwości dla firm w zakresie cyfrowej obsługi klientów.

Proces założenia adresu do e-Doręczeń jest w pełni zdigitalizowany i można go przeprowadzić bez wychodzenia z domu czy biura. Co istotne, sama usługa jest całkowicie bezpłatna, co w dobie rosnących kosztów prowadzenia działalności gospodarczej stanowi rzadką dobrą wiadomość dla przedsiębiorców. Wniosek można złożyć przez internet, a cały proces aktywacji trwa zwykle kilka dni roboczych.

Eksperci z branży technologicznej przewidują, iż wprowadzenie e-Doręczeń może przyczynić się do znacznych oszczędności zarówno po stronie firm, jak i administracji publicznej. Eliminacja tradycyjnej korespondencji papierowej to nie tylko redukcja kosztów związanych z drukiem, kopertami czy znaczkami, ale również oszczędność czasu potrzebnego na fizyczne dostarczenie dokumentów. Ponadto, cyfryzacja korespondencji wpływa pozytywnie na środowisko naturalne, zmniejszając zużycie papieru i emisję CO2 związaną z transportem przesyłek.

Pomimo niezaprzeczalnych korzyści, wprowadzenie obowiązku e-Doręczeń budzi obawy wśród części przedsiębiorców, szczególnie tych mniejszych lub działających w tradycyjnych branżach. Główne zastrzeżenia dotyczą potencjalnych trudności technicznych, konieczności przeszkolenia pracowników czy obaw o bezpieczeństwo cyfrowej korespondencji. Dlatego też Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało szereg materiałów edukacyjnych i instruktaży, które mają ułatwić przejście na nowy system.

W obliczu nadchodzącego terminu przedsiębiorcy powinni jak najszybciej zapoznać się z wymogami dotyczącymi e-Doręczeń i podjąć niezbędne kroki, aby dostosować się do nowych przepisów. Choć początkowo może to wymagać dodatkowego wysiłku organizacyjnego, w długiej perspektywie przejście na cyfrową korespondencję powinno przynieść wymierne korzyści zarówno dla firm, jak i dla całej gospodarki.

Wprowadzenie e-Doręczeń to jeden z elementów szerszej strategii cyfryzacji państwa, która ma na celu usprawnienie funkcjonowania administracji publicznej i ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W dobie postępującej transformacji cyfrowej dostosowanie się do nowych technologii staje się nie tylko wymogiem prawnym, ale również koniecznością biznesową dla firm, które chcą pozostać konkurencyjne na rynku.