Masz małą działalność? Od 1 stycznia kończy się wyjątek. Nowy obowiązek obejmie także najmniejsze firmy

Najmniejsze firmy dostały w 2026 roku dodatkowe miesiące na przygotowanie się do Krajowego Systemu e-Faktur. Ten okres jednak się kończy. Od 1 stycznia 2027 roku przedsiębiorcy, którzy dziś korzystają z wyjątku dla sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 tys. zł brutto miesięcznie, zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Ministerstwo Finansów potwierdza, iż właśnie tego dnia kończy się ostatni etap odraczania systemu dla najmniejszych podatników.

Fot. Pixabay

To ważne szczególnie dla jednoosobowych działalności, freelancerów i bardzo małych firm, które wystawiają zaledwie kilka faktur miesięcznie. Sam fakt niewielkich obrotów nie będzie już od stycznia wystarczał, żeby pozostawać poza obowiązkowym KSeF.

Do końca roku działa limit 10 tys. zł miesięcznie

Obecnie najmniejsi przedsiębiorcy mogą jeszcze korzystać ze specjalnego rozwiązania przejściowego.

Jeżeli łączna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi obowiązkowym KSeF nie przekracza w miesiącu 10 000 zł brutto, do końca 2026 roku takie faktury można wystawiać poza systemem.

Najważniejsza granica wynosi więc:

10 000 zł brutto miesięcznie

Ale tylko do:

31 grudnia 2026 roku.

Od 1 stycznia 2027 roku ten przejściowy wyjątek przestanie obowiązywać.

Przekroczysz 10 tys. zł jeszcze w 2026 roku? Obowiązek może pojawić się od razu

Tu jest bardzo ważna pułapka.

Jeżeli mała firma przekroczy miesięczny limit jeszcze w 2026 roku, obowiązek nie czeka do kolejnego miesiąca.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, iż KSeF staje się obowiązkowy od faktury, którą został przekroczony limit 10 tys. zł, a późniejsze zejście poniżej tej granicy nie cofa obowiązku.

Przykładowo przedsiębiorca w maju wystawia faktury na łączną kwotę 9500 zł, a następna faktura na 1000 zł powoduje przekroczenie limitu.

Właśnie od tej faktury powinien już stosować KSeF.

Jeżeli w czerwcu wystawi tylko 3000 zł faktur, nie oznacza to powrotu do wcześniejszego zwolnienia.

Od 1 stycznia limit przestaje ratować najmniejsze firmy

Od początku 2027 roku mechanizm będzie prostszy.

Ministerstwo Finansów na oficjalnej mapie wdrażania KSeF wskazuje:

1 stycznia 2027 r. – KSeF obowiązkowy dla wcześniej zwolnionych przedsiębiorców do 10 tys. zł miesięcznie.

Oznacza to, iż także firma wystawiająca np. jedną fakturę na 1500 zł miesięcznie może zostać objęta obowiązkowym systemem, jeżeli dana faktura należy do kategorii objętej KSeF.

Mała skala działalności przestanie więc sama w sobie dawać odroczenie.

Uwaga: odbieranie faktur już teraz działa inaczej

Jest jeszcze jedna rzecz, którą łatwo pomylić.

Odroczenie dla najmniejszych przedsiębiorców dotyczy wystawiania faktur.

Obowiązek odbierania faktur w KSeF wszedł natomiast zasadniczo już 1 lutego 2026 roku.

Dlatego przedsiębiorca, który sam jeszcze może do końca roku wystawiać część swoich faktur poza KSeF, może już dziś otrzymywać faktury od kontrahentów właśnie poprzez państwowy system.

Sprzedawca wystawiający fakturę w KSeF nie musi dodatkowo wysyłać jej takiemu przedsiębiorcy e-mailem w formie PDF.

To nie oznacza końca każdej papierowej faktury

Hasło „od stycznia wszystkie faktury tylko w KSeF” byłoby zbyt szerokie.

Są ustawowe wyłączenia.

Przykładowo faktury wystawiane konsumentom, czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, nie są objęte obowiązkowym KSeF. Mogą być wystawiane w systemie dobrowolnie.

Takiej sprzedaży nie wlicza się również do obecnego limitu 10 tys. zł, jeżeli chodzi o faktury konsumenckie wyłączone z obowiązkowego KSeF.

Przepisy przewidują także inne szczególne wyłączenia, dlatego w indywidualnej sytuacji należy sprawdzić rodzaj wystawianych faktur.

Od stycznia wracają także sankcje

Rok 2026 jest okresem przejściowym.

Ministerstwo Finansów podkreśla, iż za naruszenia związane z KSeF popełnione w 2026 roku nie są nakładane nowe kary pieniężne przewidziane dla tego systemu.

To zmieni się:

1 stycznia 2027 roku.

Od tego dnia naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę za wystawienie faktury poza KSeF mimo istniejącego obowiązku.

Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów kara może wynosić do 100 proc. kwoty VAT wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7 proc. kwoty należności ogółem.

Nie oznacza to automatycznego wymierzania maksymalnej sankcji przy każdym błędzie, ale od stycznia system przestaje być wyłącznie okresem wdrożeniowym.

Ministerstwo daje bezpłatne narzędzia

Wejście do KSeF nie oznacza konieczności kupowania specjalnego programu księgowego.

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie m.in. Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację mobilną KSeF oraz e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Pozwalają one wystawiać, odbierać i przeglądać faktury.

Można również korzystać z komercyjnego programu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSeF.

Faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat

Dla przedsiębiorców istotna jest również archiwizacja.

Ministerstwo Finansów podaje, iż faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

System nadaje każdej przyjętej fakturze unikalny numer KSeF, a dokument jest przechowywany centralnie.

Małe firmy powinny przygotować się jeszcze przed końcem roku

Dla przedsiębiorców, którzy wystawiają w tej chwili faktury o łącznej wartości nieprzekraczającej 10 tys. zł brutto miesięcznie, najważniejsza data to:

1 stycznia 2027 roku.

Właśnie wtedy kończy się specjalny okres przejściowy dla tej grupy.

Warto więc wcześniej sprawdzić, czy program księgowy obsługuje KSeF, ustalić sposób logowania i uprawnienia oraz upewnić się, iż osoba odpowiedzialna za fakturowanie wie, jak działa system.

Bo od nowego roku sam fakt, iż firma wystawia bardzo mało faktur, nie będzie już wystarczał do korzystania z obecnego wyjątku.