KSeF 2026 bez paniki: harmonogram, wyjątki, ERP

Obowiązkowe e-fakturowanie nie pojawi się z dnia na dzień dla wszystkich. Najpierw, od 1 lutego 2026 r., do systemu wejdą przedsiębiorstwa, które w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł wartości sprzedaży brutto. Dwa miesiące później, 1 kwietnia 2026 r., obowiązek obejmie pozostałych podatników. Dla najmniejszych podmiotów, które wystawiają faktury na łączną kwotę do 10 tys. zł miesięcznie, przewidziano wydłużony czas – aż do końca 2026 r.

Co ważne, już od lutego 2026 r. każda firma – niezależnie od wielkości – powinna mieć możliwość odbioru faktur kosztowych z KSeF, bo najwięksi gracze przestaną równolegle dostarczać dokumenty w PDF.

Te daty i zasady wynikają z najnowszych zapowiedzi legislacyjnych oraz doprecyzowań resortu finansów.

Udogodnienia i odroczenia, o których trzeba pamiętać

Rząd pozostawił przestrzeń na łagodne przejście. Do końca 2026 r. odroczono obowiązek korzystania z KSeF dla faktur z kas rejestrujących. Przesunięto także wymóg podawania numeru KSeF przy płatnościach – w tym w split payment – a sankcje za naruszenia mają ruszyć dopiero 1 stycznia 2027 r., poprzedzone okresem „edukacyjnym”. Nowością jest dopuszczenie wystawiania faktur konsumenckich w KSeF oraz tryb offline24, który pozwoli wystawić dokument i przesłać go do systemu choćby dzień później. Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli pobierać certyfikaty wystawcy potrzebne m.in. do pracy w trybie offline i na wypadek awarii. Wszystkie te rozwiązania opisano w aktualnym pakiecie zmian towarzyszącym wdrożeniu KSeF.

KSeF to nie tylko kolejny obowiązek

Cyfrowy obieg e-faktur to szansa na porządek w dokumentach i mniej błędów w księgowości. Standaryzacja danych ułatwia automatyczne sprawdzanie poprawności, ogranicza ryzyko duplikatów i przyspiesza procesy, od akceptacji po rozliczenia. Z perspektywy finansów oznacza to nie tylko bardziej przewidywalne przepływy, ale i potencjalnie szybsze zwroty VAT dzięki spójnej i łatwej do weryfikacji strukturze. istotny efekt uboczny? Mniej czasu w „szukanie” dokumentów i manualne przepisywanie danych – więcej na analitykę i kontroling.

ERP jako kręgosłup wdrożenia KSeF

Bezpieczna i stabilna integracja z KSeF wymaga dojrzałego systemu ERP. najważniejsze jest, by rozwiązanie obsługiwało API KSeF 2.0 oraz najnowszą strukturę logiczną e-Faktury FA(3). W praktyce oznacza to nie tylko wystawianie i odbiór dokumentów w standardzie KSeF, ale także szereg automatyzacji: wiązanie faktur z zamówieniami, zaliczkami i przyjęciami magazynowymi, czy zakładanie kartotek kontrahentów i towarów na podstawie danych z e-faktur. Takie możliwości deklarują dziś wiodący dostawcy systemów, a ich wdrożenie uwalnia zespół od ręcznych, podatnych na błąd czynności.

Plan działania: od audytu po „plan B”

1. Zrób inwentaryzację procesów i systemów. Zmapuj miejsca, w których powstają i są odbierane faktury (sprzedaż, zakupy, logistyka, serwis), oraz wszystkie integracje zewnętrzne.
2. Sprawdź gotowość ERP. Upewnij się, iż dostawca oferuje obsługę API 2.0/FA(3) oraz mechanizmy kolejkowania i ponawiania wysyłek. Zadbaj o wersje testowe i środowisko pilotażowe.
3. Zdefiniuj uprawnienia i odpowiedzialności. Kto wystawia, kto zatwierdza, kto wysyła? Jak wygląda obsługa korekt, duplikatów, anulacji? Ustal procedury na wypadek błędów walidacyjnych.
4. Przygotuj scenariusz awaryjny. Skonfiguruj tryb offline24, przetestuj certyfikaty wystawcy i politykę wysyłek po przywróceniu łączności. Zadbaj o monitoring i alerty.
5. Zautomatyzuj obieg danych. Połącz KSeF/ERP z DMS/Workflow, aby kierować faktury do adekwatnych osób, i wykorzystaj reguły rozpoznawania (np. automatyczne przypisywanie kontrahentów lub MPK).
6. Przeszkol ludzi i komunikuj zmiany. Krótko, konkretnie i z przykładami: nowe pola, nowe statusy, nowe ekrany. Zadbaj o instrukcje dla działów sprzedaży i zakupów.
7. Pilotaż i iteracja. Uruchom KSeF w wybranym obszarze, zbierz wnioski, popraw ścieżki wyjątków. Dopiero potem skaluj na całą organizację.

Co z najmniejszymi i największymi?

Najwięksi podatnicy mają najmniej czasu – to oni w lutym 2026 r. jako pierwsi włączą KSeF obowiązkowo, a rynek będzie się do nich dostosowywał. Mniejsze firmy – zwłaszcza te z niskim wolumenem sprzedaży – mogą skorzystać z dodatkowych miesięcy, ale nie powinny odkładać przygotowań. Już od lutego 2026 r. będą musiały sprawnie pobierać faktury kosztowe z systemu, aby nie blokować rozliczeń i płatności. To moment, w którym dobra integracja ERP robi największą różnicę – redukuje tarcie informacyjne między działami i przyspiesza zamknięcia okresów.

Podsumowanie: zyskaj przewagę dzięki KSeF

KSeF to zmiana systemowa, ale zarządzona mądrze może stać się przewagą konkurencyjną: krótszy cykl obiegu dokumentów, mniej błędów, lepsza kontrola nad płatnościami i zgodnością. Harmonogram jest już znany, a ścieżka zbudowana tak, by dać firmom czas na adaptację. Wykorzystaj te miesiące na porządny audyt, aktualizację ERP i automatyzację procesów. Gdy nadejdzie 2026 r., zamiast „gasić pożary”, będziesz zbierać korzyści z uporządkowanych danych i sprawnego, cyfrowego obiegu faktur.

Artykuł sponsorowany.