Kontroler może zapukać do drzwi. Nowe zasady L4 dotyczą milionów pracowników

Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw została podpisana przez prezydenta Karola Nawrockiego 7 stycznia 2026 roku. Część przepisów weszła w życie 27 stycznia, główny pakiet dotyczący korzystania z L4 i kontroli obowiązuje od 13 kwietnia, natomiast regulacje odnoszące się między innymi do wieloetatowców zaczną być stosowane od początku 2027 roku.

Praca zarobkowa na L4 i ryzyko utraty zasiłku chorobowego

Podstawowa sankcja pozostaje bardzo dotkliwa. Ubezpieczony może stracić prawo do zasiłku chorobowego za cały okres objęty zwolnieniem, o ile wykonuje w tym czasie pracę zarobkową albo podejmuje aktywność niezgodną z celem L4. Nie chodzi więc wyłącznie o dzień, w którym kontroler stwierdził nieprawidłowość. Decyzja może dotyczyć całego zwolnienia.

Od 13 kwietnia 2026 roku ustawa definiuje pracę zarobkową jako każdą czynność o takim charakterze, bez względu na rodzaj umowy lub inną podstawę jej wykonywania. Wyłączono jednak czynności incydentalne, których podjęcia wymagają istotne okoliczności. Polecenie pracodawcy nie może zostać uznane za taką okoliczność.

Oznacza to, iż pojedyncze podpisanie pilnego dokumentu, jednorazowe opłacenie faktury albo wykonanie innej niezbędnej czynności nie musi automatycznie prowadzić do odebrania świadczenia. Nie powstała jednak ogólna zgoda na odbieranie służbowych telefonów i odpowiadanie na wiadomości. Każda sytuacja ma być oceniana indywidualnie. Regularne odpisywanie na korespondencję, obsługiwanie klientów lub realizowanie poleceń przełożonego może zostać uznane za wykonywanie pracy zarobkowej.

Zakupy i wyjście do apteki bez automatycznej utraty L4

Drugą przesłanką odebrania zasiłku jest aktywność niezgodna z celem zwolnienia, czyli działanie utrudniające albo wydłużające leczenie lub rekonwalescencję. Ustawa wyłącza z tej kategorii zwykłe czynności życia codziennego oraz wyjątkowe działania podejmowane z powodu istotnych okoliczności.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, iż wyjście po podstawowe zakupy lub leki nie powinno być traktowane jako naruszenie zasad L4. Podobnie może zostać ocenione odprowadzenie dziecka do przedszkola, o ile nie ma osoby, która mogłaby zastąpić chorego. Znaczenie ma jednak stan zdrowia, zalecenia lekarza i charakter czynności. Aktywność dopuszczalna przy jednym schorzeniu może być sprzeczna z celem zwolnienia wystawionego z powodu innej choroby.

Sam fakt, iż na elektronicznym zwolnieniu znajduje się informacja, iż chory może chodzić, również nie oznacza pełnej swobody. Adnotacja nie uprawnia do wykonywania pracy, prowadzenia działalności gospodarczej ani podejmowania wysiłku mogącego opóźnić powrót do zdrowia.

Kontrola L4 przez pracodawcę zależna od rodzaju świadczenia

Nowe przepisy nie dały wszystkim małym przedsiębiorcom nieograniczonego prawa do samodzielnej kontroli każdego zwolnienia. Zakres uprawnień zależy od tego, kto wypłaca świadczenie.

Każdy pracodawca może sprawdzać sposób wykorzystywania zwolnienia za okres, za który z własnych środków wypłaca wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. o ile jednak chodzi o zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy albo świadczenie rehabilitacyjne, własną kontrolę może prowadzić płatnik zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, ponieważ to on wypłaca te świadczenia.

Pracodawca zgłaszający nie więcej niż 20 ubezpieczonych powinien natomiast wystąpić do ZUS o sprawdzenie okresu, za który świadczenie wypłaca Zakład. Rozróżnienie wynagrodzenia chorobowego i zasiłku jest zatem najważniejsze dla ustalenia, kto może przeprowadzić kontrolę.

Kontrolę wolno zlecić pracownikowi albo podmiotowi zewnętrznemu. Osoba wykonująca czynności musi mieć imienne upoważnienie oraz legitymację pracowniczą lub dokument tożsamości. Pracodawca pozostaje odpowiedzialny za zgodne z prawem przetwarzanie danych pracownika również wtedy, gdy korzysta z usług zewnętrznej firmy.

Uprawnienia kontrolera L4 i siedem dni na zastrzeżenia

Kontrola może zostać przeprowadzona w miejscu zamieszkania lub pobytu pracownika, a także w miejscu jego pracy, prowadzenia działalności gospodarczej lub w innym miejscu, o ile wymaga tego cel postępowania. Kontroler może wejść do miejsca kontroli, ustalić tożsamość chorego i zażądać informacji od niego, płatnika składek albo lekarza prowadzącego. Musi jednak wcześniej okazać dokument i upoważnienie.

Ustawa nakazuje prowadzenie kontroli z poszanowaniem prywatności chorego i innych osób znajdujących się w danym miejscu. Czynności nie mogą stwarzać ryzyka pogorszenia stanu zdrowia ani zakłócać leczenia, a ich czas powinien zostać ograniczony do niezbędnego minimum.

Niezastanie pracownika w domu nie przesądza o nieprawidłowym wykorzystywaniu L4. Kontrola powinna zostać w miarę możliwości ponowiona, a nieobecność wyjaśniona. Wizyta u lekarza, rehabilitacja, wyjście do apteki lub inne uzasadnione zdarzenie nie stanowią samodzielnej podstawy do odebrania zasiłku.

Ustalenia są zapisywane w protokole. Osoba kontrolowana ma siedem dni od jego otrzymania na wniesienie zastrzeżeń i przedstawienie dowodów. Ostateczną decyzję dotyczącą prawa do zasiłku wydaje ZUS. Od tej decyzji można odwołać się do sądu w ciągu miesiąca od jej doręczenia.

Skala finansowa kontroli jest znaczna. Według danych ZUS w pierwszym półroczu 2025 roku przeprowadzono 69,1 tys. kontroli sposobu wykorzystywania zwolnień. Nieprawidłowości stwierdzono u 8,1 tys. osób, a wypłatę zasiłków wstrzymano na łączną kwotę 16,6 mln zł. Łączna wartość świadczeń obniżonych i cofniętych w wyniku różnych mechanizmów kontrolnych wyniosła w tym okresie 150,4785 mln zł.

Pierwszy dzień L4 wliczony do okresu zasiłkowego

Zmieniła się również praktyka dotycząca dnia, w którym pracownik najpierw wykonywał obowiązki, a następnie otrzymał zwolnienie obejmujące tę samą datę. Pierwszy dzień wskazany w zwolnieniu jest wliczany do okresu zasiłkowego niezależnie od tego, czy zatrudniony przepracował część dnia, cały dzień albo otrzymał za ten czas wynagrodzenie.

Nie oznacza to jednoczesnej wypłaty pełnego wynagrodzenia za pracę oraz świadczenia chorobowego za te same godziny. Zmiana ma znaczenie przede wszystkim dla biegu okresu zasiłkowego, który co do zasady wynosi 182 dni, a w przypadku niezdolności przypadającej podczas ciąży lub spowodowanej gruźlicą – 270 dni.

L4 przy dwóch pracach od 2027 roku

Od 1 stycznia 2027 roku nie zostanie wprowadzona automatyczna zasada, zgodnie z którą lekarz wystawi zwolnienie wyłącznie dla jednego miejsca pracy. Regułą przez cały czas będzie uznanie niezdolności do pracy w odniesieniu do wszystkich tytułów ubezpieczenia i wystawienie odrębnego zwolnienia dla wszystkich z nich.

Pojawi się jednak wyjątek. Na żądanie ubezpieczonego lekarz będzie mógł nie wystawić L4 w odniesieniu do jednego z tytułów, o ile stan zdrowia i charakter wykonywanych obowiązków pozwalają na dalszą pracę. Osoba zatrudniona w sklepie i jednocześnie wykonująca zdalne zlecenia może zatem otrzymać zwolnienie z pracy wymagającej chodzenia lub dźwigania, a przez cały czas realizować obowiązki wykonywane przy komputerze. Podobnie chirurg ze złamaną ręką może być niezdolny do operowania, ale zdolny do prowadzenia wykładów.

Decyzja nie będzie zależała wyłącznie od woli pracownika. Podstawowe znaczenie zachowuje medyczna ocena umiejętności wykonywania określonego rodzaju pracy. Ubezpieczony będzie ponadto zobowiązany poinformować płatnika wypłacającego zasiłek o okresie zwolnienia wystawionego z innego tytułu. Niezależnie od liczby tytułów ubezpieczenia będzie ustalany jeden okres zasiłkowy.