Jak przygotować dokumentację cen transferowych? Praktyczny przewodnik

Już od ponad 20 lat również w Polsce obowiązują przepisy, zgodnie z którymi podatnicy muszą stosować ceny transferowe oraz sporządzać ich dokumentację, jeżeli dokonują transakcji z podmiotami powiązanymi. Sprawdź, o czym pamiętać, przystępując do tego zadania.

Czym jest dokumentacja cen transferowych?

Dokumentacja cen transferowych to szczegółowe informacje o transakcjach przeprowadzanych z podmiotami powiązanymi. Musi być przygotowywana przez wszystkich podatników, którzy działają w ramach grupy kapitałowej i przeprowadzają w ramach niej transakcje z innymi podmiotami z grupy – czyli z podmiotami powiązanymi kapitałowo lub osobowo.

To właśnie dokumentacja cen transferowych jest sposobem na udowodnienie organom przeprowadzającym kontrolę podatkową, iż transakcje z podmiotami powiązanymi przeprowadzone zostały ba warunkach rynkowych. Więcej o podmiotach powiązanych i o sposobach ustalania cen transferowych przeczytasz na https://cenytransferowe.org/.

Które podmioty muszą przygotowywać dokumentację cen transferowych?

Dokumentacja cen transferowych musi być sporządzana dla każdej transakcji, w ramach której zastosowano cenę transferową. Będą to zatem przede wszystkim transakcje zachodzące pomiędzy podmiotami powiązanymi. Powiązanie może mieć charakter kapitałowy lub osobowy, w tym również nieformalny. Poszczególne typy transakcji mają ustalone limity transakcyjne. Transakcje o wartości niższej niż progowa, nie są objęte dokumentowaniem cen transferowych.

Dodatkowo dokumentacja cen transferowych obowiązuje w przypadku transakcji, jakie podatnik przeprowadził z podmiotami zlokalizowanymi na terenie państw lub obszarów zależnych stosujących nieuczciwą konkurencję podatkową (czyli tzw. rajów podatkowych). W tym przypadku progi transakcyjne są znacznie niższe.

Skąd bierze się obowiązek przygotowania dokumentacji cen transferowych?

Umiejscowienie regulacji dot. cen transferowych w polskim prawodawstwie jest dość szczególne. Choć same ceny transferowe nie są podatkami, to jednak przepisy z nimi związane znajdują się właśnie w ustawach związanych z podatkami dochodowymi od osób prawnych, a choćby od osób fizycznych – czyli w tzw. ustawie i CIT oraz w ustawie o PIT.

Na poziomie międzynarodowym regulacje dot. cen transferowych wymagane są od wszystkich państw członkowskich UE i OECD. Działające przy organach UE Wspólne Forum UE ds. cen transferowych stworzyło modelowy dokument – Kodeks postępowania w sprawie dokumentacji cen transferowych dla przedsiębiorstw stowarzyszonych, na którym wzorują się organy ustawodawcze państw członkowskich.

Jakie elementy składają się na dokumentację cen transferowych?

Dokumentacja cen transferowych musi zawierać jak najbardziej kompletne i transparentne informacje o podatniku oraz o transakcji, którą przeprowadził on z podmiotem powiązanym. W dokumencie muszą znaleźć się podstawowe dane dot. firmy oraz opis jej sytuacji gospodarczej. Następnie przedstawiona jest konkretna transakcja: jej koszt, warunki, kalkulacja oczekiwanych zysków lub korzyści.

Dokumentowanie cen transferowych obejmuje również przedstawienie sposobu ustalenie ceny transferowej, wraz z uzasadnieniem wyboru tej a nie innej metody. Można przy tym zastosować jedną z 5 metod zaproponowanych przez ustawodawcę albo własną metodę, o ile podatnik jest w stanie uzasadnić, iż to właśnie jego propozycja jest najbardziej adekwatna w konkretnej sytuacji. Dodatkowo dokumentacja musi zawierać wszystkie czynniki, które miały istotny wpływ na przebieg transakcji.

Jakie są błędy najczęściej popełniane przy tworzeniu dokumentacji cen transferowych?

Dokumentowanie cen transferowych nie jest bynajmniej łatwym zadaniem. Podatnicy popełniają wiele błędów, z których część może zakończyć się choćby sankcjami podatkowymi, finansowymi czy karnymi. Pomyłki dotyczą choćby tak podstawowych kwestii, jak uznanie jakiegoś podmiotu za powiązany. Często dochodzi do nieprawidłowego lub niepełnego przestawienia ról podmiotów i wskazania ryzyka. Czasami podatnik może też nieprawidłowo sklasyfikować daną transakcję jako niewymagającą stosowania cen transferowych, na skutek złego oszacowania jej wartości.

Do błędów wynikających z niedostatecznej dbałości należą także luki w dokumentacji, składanie jej po terminie albo w wersji oryginalnej (wszystkie dokumenty muszą być przetłumaczone na j. polski).

Przepisy w zakresie cen transferowych bywają wieloznaczne i trudne do praktycznego zastosowania. W razie wątpliwości warto skorzystać ze specjalistycznego doradztwa, również na etapie tworzenia dokumentacji.

tekst i fot. mat. partnera, fot. źródło: pixabay.com