Wszystkie zakupy Polaków w rządowym systemie. Już od stycznia gigantyczne zmiany

Rząd przyjął przepisy wprowadzające obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Największe firmy muszą się dostosować od lutego 2026, reszta od kwietnia. Każda faktura trafi automatycznie do urzędu skarbowego, co oznacza pełną kontrolę nad transakcjami przedsiębiorców.

Fot. Warszawa w Pigułce

Tradycyjne faktury odejdą do historii. Nowe przepisy wprowadzają obowiązek wystawiania i odbierania wszystkich faktur wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). To rewolucja w polskim systemie podatkowym, która da fiskusowi wgląd w szczegóły każdej transakcji jeszcze przed złożeniem deklaracji VAT.

System wchodzi w życie etapami. Od 1 lutego 2026 roku obejmie firmy z obrotem powyżej 200 milionów złotych rocznie. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026, do KSeF będą musiały przejść wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa podlegające VAT.

Najmniejsze firmy z okresem przejściowym

Ustawodawca przewidział ulgę dla mikroprzedsiębiorców. Firmy, których miesięczna sprzedaż fakturowa nie przekracza 10 tysięcy złotych, mogą nie korzystać z KSeF do końca 2026 roku. To rozwiązanie ma chronić najmniejszych podatników i osoby wykluczone cyfrowo.

Pozostałe przedsiębiorstwa nie mają wyboru – muszą przestawić się na elektroniczny system fakturowania. Koniec z fakturami wysyłanymi mailem w PDF, koniec z drukowaniem na papierze. Każda faktura musi przejść przez rządowy system.

Dla firm oznacza to konieczność inwestycji w nowe systemy informatyczne lub dostosowania istniejących. Małe przedsiębiorstwa mogą stanąć przed wyzwaniem technicznym i finansowym związanym z wdrożeniem nowych rozwiązań.

Faktury offline i nowe możliwości

KSeF wprowadza kilka nowości ułatwiających pracę przedsiębiorcom. System umożliwi wystawianie faktur w trybie offline – z kodem QR, które następnie trzeba wprowadzić do systemu w ciągu 24 godzin. To rozwiązanie dla sytuacji, gdy brak dostępu do internetu uniemożliwia bezpośrednie wystawienie faktury.

Faktury będzie można uzupełniać o załączniki, choć z ograniczeniem rozmiaru plików. To może być przydatne przy dostarczaniu dodatkowej dokumentacji czy specyfikacji technicznych. Zmieni się również moment rozpoznawania korekt VAT, co wpłynie na rozliczenia podatkowe firm.

Przedsiębiorcy będą mogli decydować, czy wystawiać e-faktury także konsumentom indywidualnym. To opcjonalne rozszerzenie systemu poza transakcje między firmami.

Samoidentyfikacja kupujących

Nowe przepisy wprowadzają obowiązek samoidentyfikacji dla nabywców towarów i usług. Przy wystawianiu faktury przez KSeF kupujący będzie musiał podać numer VAT, jeżeli jest czynnym podatnikiem, lub NIP, jeżeli nie jest podatnikiem VAT, ale kupuje na potrzeby firmy.

To istotna zmiana dla drobnych przedsiębiorców i osób prowadzących jednoosobową działalność, które dotąd nie musiały podawać takich danych przy każdej transakcji. System wymusi większą precyzję w identyfikacji stron transakcji.

Mechanizm ma zapobiegać błędom w fakturowaniu i ułatwić automatyczne rozliczenia VAT. Jednocześnie zwiększy odpowiedzialność po stronie kupujących za podanie prawidłowych danych.

Rok bez kar na naukę

Ministerstwo Finansów zapowiedziało okres przejściowy bez sankcji. Do końca 2026 roku firmy nie będą karane za błędy związane z fakturowaniem przez KSeF. To czas na naukę obsługi systemu i dostosowanie wewnętrznych procedur.

W tym okresie przez cały czas będzie można wystawiać faktury z kas fiskalnych, pod warunkiem podania numeru NIP. Dopiero od 1 stycznia 2027 roku zacznie obowiązywać wymóg podawania numeru KSeF w płatnościach.

Brak kar w pierwszym roku to uznanie, iż system jest rewolucyjną zmianą wymagającą czasu w oswojenie. Firmy powinny wykorzystać ten okres na przygotowanie zespołów i systemów informatycznych.

Pełna kontrola fiskusa nad transakcjami

KSeF oznacza fundamentalną zmianę w relacjach między przedsiębiorcami a administracją skarbową. Każda wystawiona faktura trafia automatycznie do urzędu skarbowego w momencie jej utworzenia. Fiskus zyskuje wgląd w szczegóły sprzedaży i zakupów w czasie rzeczywistym.

To potężne narzędzie kontroli, które może znacznie ograniczyć możliwości oszustw podatkowych i wyłudzeń VAT. Administracja skarbowa będzie mogła porównywać faktury sprzedaży z fakturami zakupu jeszcze przed złożeniem deklaracji VAT przez podatnika.