Ważna decyzja dla milionów Polaków. Będą potężne kary, ale jeszcze nie teraz

Ważna wiadomość dla milionów przedsiębiorców w Polsce. Rząd przyjął projekt przepisów, które mają odsunąć o kolejny rok kary finansowe za nieprawidłowości związane z Krajowym Systemem e-Faktur. Zamiast od 1 stycznia 2027 roku sankcje mają zacząć obowiązywać dopiero w 2028 roku. Nie oznacza to jednak, iż firmy mogą zignorować nowe obowiązki. Ministerstwo Finansów zapowiada, iż skarbówka przez cały czas będzie reagować na przypadki wystawiania faktur poza systemem.

Fot. Shutterstock

Rząd podjął decyzję. Przedsiębiorcy dostaną dodatkowy rok bez kar

20 października 2026 roku Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji przepisów dotyczących podatku VAT i Krajowego Systemu e-Faktur.

Najważniejsza zmiana dotyczy kar pieniężnych za błędy popełniane podczas korzystania z obowiązkowego systemu elektronicznego fakturowania.

Zgodnie z dotychczasowymi przepisami sankcje miały zacząć obowiązywać 1 stycznia 2027 roku. Rząd proponuje jednak przesunięcie tego terminu o dwanaście miesięcy.

Jeśli nowe przepisy zostaną uchwalone, kary przewidziane w art. 106ni ustawy o VAT będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2028 roku.

Oznacza to, iż przedsiębiorcy zyskają dodatkowy czas na poznanie systemu, dostosowanie systemu księgowego i wyeliminowanie błędów związanych z wystawianiem faktur.

To jednak na razie projekt ustawy przyjęty przez rząd, a nie obowiązujące już prawo. Dokument trafił do Sejmu 20 października jako druk nr 3245 i został skierowany do pierwszego czytania.

Od 1 stycznia 2027 roku KSeF obowiązkowy dla wszystkich. Tego terminu nie przesunięto

Najważniejsze zastrzeżenie dotyczy samego obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Rząd nie zdecydował się na kolejne odroczenie powszechnego obowiązku elektronicznego fakturowania.

Od 1 stycznia 2027 roku KSeF ma być obowiązkowy również dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy dotychczas korzystali z okresów przejściowych.

Dotyczy to między innymi podatników, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami wystawianymi poza systemem nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Z końcem grudnia 2026 roku to ułatwienie przestanie obowiązywać.

Oznacza to, iż choćby jednoosobowe działalności gospodarcze, wystawiające niewielką liczbę faktur, będą musiały dostosować się do nowych zasad, o ile nie obejmuje ich odrębne ustawowe wyłączenie.

Odroczenie kar nie jest więc zgodą na dalsze wystawianie faktur w dowolny sposób.

Skarbówka nie będzie nakładać tych kar, ale może sprawdzać przedsiębiorców

Ministerstwo Finansów wyraźnie zaznacza, iż brak sankcji pieniężnych za określone naruszenia związane z KSeF nie oznacza rezygnacji z kontroli schematy rozliczeń.

W 2027 roku Krajowa Administracja Skarbowa ma przede wszystkim informować przedsiębiorców o obowiązkach, wyjaśniać zasady korzystania z systemu i wspierać firmy w jego wdrażaniu.

Jeżeli jednak urząd stwierdzi, iż przedsiębiorca wystawia faktury poza KSeF, mimo iż powinien korzystać z systemu, będzie mógł podjąć działania sprawdzające.

Szczególne znaczenie będą miały sytuacje, w których niestosowanie systemu może prowadzić do nieprawidłowego rozliczania podatku VAT.

W takich przypadkach samo odroczenie kar przewidzianych za naruszenia obowiązków KSeF nie zapewni przedsiębiorcy pełnej ochrony przed odpowiedzialnością wynikającą z innych przepisów podatkowych.

Nawet 100 proc. podatku z faktury. Jakie kary przewiduje KSeF?

Warto przypomnieć, dlaczego kwestia odroczenia sankcji budzi tak duże zainteresowanie przedsiębiorców.

Przepisy ustawy o VAT przewidują administracyjne kary pieniężne za określone naruszenia obowiązków związanych z KSeF.

W zależności od rodzaju nieprawidłowości sankcja może wynieść do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem.

Jeżeli na fakturze nie wykazano podatku, przepisy przewidują możliwość nałożenia kary w wysokości do 18,7 proc. należności ogółem wskazanej na dokumencie.

Nie są to automatyczne stawki za każdą pomyłkę. Ustawa określa przesłanki i zasady nakładania kar, a ich wysokość zależy od konkretnego naruszenia.

To właśnie rozpoczęcie stosowania tych sankcji rząd chce przesunąć na 1 stycznia 2028 roku.

Przykładowo, jeżeli na fakturze wykazano 2300 zł VAT, ustawowy maksymalny pułap jednej z przewidzianych sankcji może odpowiadać tej kwocie. Nie oznacza to jednak, iż każda błędnie wystawiona faktura automatycznie skutkuje taką karą.

Małe firmy dostaną więcej czasu. To dla nich szczególnie ważna zmiana

Największe znaczenie projekt może mieć dla mikroprzedsiębiorców oraz właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych.

W dużych przedsiębiorstwach proces fakturowania jest często obsługiwany przez rozbudowane systemy księgowe i zespoły specjalistów.

W mniejszych firmach za wystawianie dokumentów nierzadko odpowiada sam właściciel lub zewnętrzne biuro rachunkowe.

Przejście na KSeF oznacza konieczność dostosowania codziennych procedur, uzyskania odpowiednich uprawnień i sprawdzenia zgodności wykorzystywanych programów z wymaganiami systemu.

Dodatkowy rok bez administracyjnych kar KSeF ma ograniczyć ryzyko finansowe związane z błędami podczas wdrażania nowych rozwiązań.

Nie zwalnia jednak przedsiębiorców z przygotowania się do obowiązkowego korzystania z systemu od początku 2027 roku.

Jest też druga ważna zmiana. Dotyczy gazu, prądu i VAT

Przyjęty przez rząd projekt nie ogranicza się wyłącznie do Krajowego Systemu e-Faktur.

Przewiduje również przedłużenie mechanizmu odwrotnego obciążenia podatkiem VAT w określonych transakcjach dotyczących energii elektrycznej, gazu w systemie gazowym oraz uprawnień do emisji gazów cieplarnianych.

Obecnie mechanizm ten ma obowiązywać do końca 2026 roku.

Rząd chce wydłużyć jego stosowanie do 30 czerwca 2030 roku.

W praktyce odwrotne obciążenie polega na tym, iż w określonych transakcjach VAT rozlicza nabywca, a nie sprzedawca.

Rozwiązanie służy między innymi ograniczaniu oszustw podatkowych w obrocie towarami i prawami, które mogą być przedmiotem transakcji na rynku hurtowym.

Nie oznacza to przeniesienia obowiązku rozliczania VAT na gospodarstwa domowe kupujące prąd czy gaz do własnego użytku.

Co przedsiębiorcy powinni zrobić jeszcze w 2026 roku?

Mimo planowanego odroczenia kar eksperci podatkowi zalecają, aby nie odkładać przygotowań do wdrożenia KSeF.

Przedsiębiorcy powinni przede wszystkim sprawdzić, czy wykorzystywany program księgowy obsługuje obowiązkowe faktury ustrukturyzowane.

Ważne jest również zweryfikowanie uprawnień osób wystawiających faktury, zasad współpracy z biurem rachunkowym oraz procedur postępowania w razie awarii systemu.

Firmy powinny także upewnić się, które dokumenty będą musiały trafiać do KSeF, a które mogą korzystać z przewidzianych prawem wyjątków.

Dzięki temu unikną problemów organizacyjnych na początku 2027 roku, choćby o ile projektowane odroczenie kar wejdzie w życie.

Kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać?

Rząd zakłada, iż nowelizacja wejdzie w życie 31 grudnia 2026 roku.

Projekt musi jednak wcześniej przejść procedurę parlamentarną i zostać podpisany przez prezydenta.

Dopiero po zakończeniu procesu legislacyjnego będzie można mówić o ostatecznym przesunięciu terminu stosowania kar.

Najważniejsze są więc dwie daty: 1 stycznia 2027 roku, kiedy KSeF ma stać się obowiązkowy także dla najmniejszych firm, oraz 1 stycznia 2028 roku, od którego — zgodnie z rządowym projektem — mają zacząć obowiązywać odroczone sankcje pieniężne.

Dla przedsiębiorców to dodatkowy rok na bezpieczne wdrożenie systemu, ale nie dodatkowy rok na ignorowanie nowych przepisów.

Źródła: Ministerstwo Finansów, komunikat z 20 października 2026 r.; Kancelaria Prezesa Rady Ministrów; Sejm RP, druk nr 3245; ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106ni.