Urząd Skarbowy jedzie z tobą na wakacje. Od 2025 wszystkie faktury trafią automatycznie do urzędu

Nadchodzi przełom w cyfryzacji kontroli fiskalnej. Od 1 stycznia 2025 roku każda faktura wystawiona za usługę turystyczną – od naprawy samochodu po nocleg w pensjonacie – zostanie automatycznie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. To koniec anonimowych wydatków wakacyjnych i nowa era transparentności dla fiskusa.

Obowiązkowy KSeF – co to oznacza?

Od 1 stycznia 2025 r. w Polsce zacznie obowiązywać obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) – centralna platforma Ministerstwa Finansów, która ma służyć do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej.

Oznacza to, że:

• każda faktura wystawiona przez przedsiębiorcę musi przejść przez KSeF,
• dane z faktury trafiają bezpośrednio do urzędu skarbowego,
• nie ma możliwości „ominięcia systemu” przez manualne wystawienie faktury papierowej lub PDF poza systemem.

System obejmie wszystkie branże, ale szczególnie dużą zmianę odczują usługi sezonowe, jak turystyka, gastronomia, naprawy i wynajem, gdzie dotąd gotówka i faktury offline były normą.

Wakacje bez gotówki i prywatności?

KSeF uderza w ostatnie bastiony gotówkowego obrotu. W praktyce oznacza to, że:

• paragon z pensjonatu, prywatnego apartamentu czy pola namiotowego będzie musiał być wystawiony w KSeF,
• faktura za naprawę samochodu w małym warsztacie wakacyjnym – również,
• rezerwacje i płatności „na słowo” staną się ryzykiem podatkowym.

To zmusza małych przedsiębiorców do przejścia na pełną cyfryzację i integrację z systemem skarbówki, co oznacza dodatkowe koszty, ale i pełną transparentność.

Kogo to dotyczy?

Nowe zasady obejmą wszystkich czynnych podatników VAT, czyli:

• pensjonaty, hotele, domki letniskowe,
• wypożyczalnie rowerów, kajaków, samochodów,
• zakłady mechaniki pojazdowej, serwisy klimatyzacji,
• punkty gastronomiczne, foodtrucki,
• organizatorów wycieczek, przewodników turystycznych,
• gospodarstwa agroturystyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Choć część z tych podmiotów już wystawia faktury elektroniczne, KSeF wymusza pełną automatyzację i integrację z systemem państwowym, a to oznacza brak możliwości pominięcia transakcji.

Dlaczego fiskus wchodzi na wakacje?

Ministerstwo Finansów tłumaczy zmiany dążeniem do:

• uszczelnienia systemu podatkowego,
• walki z szarą strefą, zwłaszcza w turystyce i usługach sezonowych,
• automatyzacji kontroli i przyspieszenia analiz danych,
• zwiększenia wpływów z VAT.

Z perspektywy fiskusa każde 100 zł nieudokumentowanej usługi to strata budżetowa. System KSeF ma te luki wyeliminować.

Co to oznacza dla turystów?

Z punktu widzenia klienta wakacyjnego zmiana może być niezauważalna – do czasu. Bo choć formalnie obowiązek dotyczy przedsiębiorców, to jego skutki to:

• większa presja na płatności elektroniczne,
• rezygnacja z transakcji gotówkowych „bez śladu”,
• ograniczenie możliwości negocjacji ceny „bez faktury”,
• częstsze pytania o dane nabywcy do faktury.

Jeśli ktoś liczył, iż naprawi auto u „Pana Kazka” i nie zostawi po tym śladu w systemie – od 2025 r. będzie to niemożliwe, o ile Kazek działa legalnie.

Jakie będą konsekwencje dla przedsiębiorców?

Dla firm oznacza to:

• konieczność wdrożenia systemu zgodnego z KSeF,
• posiadanie aktywnego konta w systemie Ministerstwa Finansów,
• brak możliwości wystawiania faktur offline,
• konieczność szybkiej digitalizacji obiegu dokumentów, zwłaszcza w małych punktach usługowych.

Niezastosowanie się do nowych przepisów będzie wiązać się z karami administracyjnymi oraz ryzykiem zakwestionowania rozliczeń podatkowych.

Eksperci: rewolucja zbyt szybka?

Niektórzy eksperci wskazują, iż termin 1 stycznia 2025 roku może być zbyt ambitny, szczególnie dla mikroprzedsiębiorców z mniejszych miejscowości.

– W teorii cyfryzacja to dobry kierunek, ale w praktyce wielu właścicieli małych biznesów turystycznych wciąż korzysta z zeszytu i gotówki, a nie z systemów ERP – mówi Jakub Sierżant, doradca podatkowy.

Sierżant wskazuje, iż bez realnego wsparcia państwa – szkoleń, dotacji, uproszczeń – wdrożenie KSeF może być dla części firm barierą nie do pokonania.

Perspektywa na przyszłość

System KSeF to krok w kierunku pełnej cyfryzacji relacji podatnik-państwo. W perspektywie kolejnych lat możliwa jest jego integracja z systemami bankowymi, terminalami płatniczymi i księgowością online.

W efekcie każda transakcja będzie mogła być rejestrowana i analizowana w czasie rzeczywistym. To ogromne ułatwienie dla państwa – ale również wyzwanie dla prywatności i wolności gospodarczej.

Czy turyści przyzwyczają się do tego, iż każda pizza, nocleg i holowanie auta trafia do skarbówki? Czas pokaże.