Te transakcje nie wymagają KSeF. Oto Lista wyjątków

Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane w KSeF staną się obowiązkowe, ale nie dla wszystkich transakcji. Minister Finansów i Gospodarki wydał rozporządzenie, które wskazuje konkretne wyjątki od tego obowiązku. Wyjaśniamy, kiedy przedsiębiorcy nie będą musieli korzystać z KSeF i jakie zasady będą ich dotyczyć.

Zdjęcie poglądowe. Fot. Warszawa w Pigułce

Nie każda transakcja trafi do KSeF. MFiG wskazał wyjątki od obowiązku e-faktur w 2026 roku

Od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać powszechny system Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oznacza to, iż zasadą stanie się wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie elektronicznym. Nie będzie to jednak obowiązek absolutny. Minister Finansów i Gospodarki wydał nowe rozporządzenie, które precyzyjnie wskazuje przypadki, w których przedsiębiorcy nie będą musieli korzystać z KSeF, mimo wejścia w życie nowych przepisów.

Podstawa prawna zmian

Rozporządzenie zostało wydane na podstawie nowego art. 106s ustawy o VAT, który zacznie obowiązywać wraz z obligatoryjnym KSeF. Przepis ten daje ministrowi możliwość wyłączenia określonych transakcji z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jeżeli przemawia za tym specyfika danej działalności, sposób dokumentowania, ograniczenia techniczne lub potrzeba zapobiegania nadużyciom podatkowym.

Nowe regulacje wejdą w życie 1 lutego 2026 r.

Kiedy nie trzeba wystawiać faktury ustrukturyzowanej

Rozporządzenie MFiG z 7 grudnia 2025 r. wskazuje konkretne kategorie czynności, które nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Chodzi przede wszystkim o transakcje, które już dziś są dokumentowane w uproszczonej formie albo funkcjonują w specyficznych modelach rozliczeń.

Z obowiązku wyłączone zostały m.in. usługi przejazdu płatnymi autostradami, o ile są dokumentowane fakturami o ograniczonym zakresie danych, zgodnie z odrębnymi przepisami. Podobnie potraktowano usługi przewozu osób, takie jak transport kolejowy, autobusowy, lotniczy, promowy czy żegluga śródlądowa, jeżeli dokumentem jest bilet jednorazowy pełniący funkcję faktury.

Wyłączenie dotyczy także usług kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe. W tym przypadku faktury są wystawiane zbiorczo przez Centralne Biuro Opłat Trasowych EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

KSeF nie będzie wymagany również przy świadczeniu niektórych usług zwolnionych z VAT, w szczególności usług finansowych, ubezpieczeniowych i pośrednictwa, jeżeli są one dokumentowane fakturami o węższym zakresie danych niż standardowa faktura VAT.

Szczególny przypadek faktur wystawianych przez nabywcę

Rozporządzenie obejmuje też sytuacje tzw. samofakturowania, czyli gdy fakturę wystawia nabywca towaru lub usługi. o ile w takiej transakcji jedna ze stron nie jest identyfikowana numerem NIP na potrzeby danej czynności, obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie powstanie.

Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy nabywca nie posiada NIP-u, jak i przypadków, w których sprzedawca – mimo udzielenia upoważnienia do wystawiania faktur – nie jest identyfikowany NIP-em dla danej transakcji.

Kiedy e-faktura będzie możliwa mimo braku obowiązku

Ministerstwo przewidziało również wyjątek „w drugą stronę”. W niektórych przypadkach fakturę ustrukturyzowaną będzie można wystawić dobrowolnie, mimo iż formalnie nie ma takiego obowiązku.

Dotyczy to wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, gdy fakturę wystawia nabywca z innego państwa UE, posługujący się unijnym numerem identyfikacyjnym VAT. W takiej sytuacji KSeF może być użyty, jeżeli strony uznają to za wygodne lub korzystne organizacyjnie.

Czym jest faktura ustrukturyzowana w KSeF

Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, któremu system nadaje unikalny numer identyfikacyjny. Ma ona postać elektroniczną i format XML zgodny z oficjalną strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów.

Od 1 lutego 2026 r. jedyną dopuszczalną strukturą będzie FA(3). Oznacza to, iż także faktury korygujące i rozliczeniowe, choćby jeżeli odnoszą się do dokumentów wystawionych wcześniej w strukturze FA(1) lub FA(2), będą musiały zostać sporządzone już w nowym formacie.

Co to oznacza dla przedsiębiorców

Nowe rozporządzenie daje firmom jasność tam, gdzie do tej pory panowały wątpliwości. Choć KSeF stanie się standardem, ustawodawca pozostawił wyjątki dla branż i transakcji, w których pełna elektronizacja fakturowania byłaby nadmiernie skomplikowana lub niepraktyczna.

Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dokładnego przeanalizowania, które czynności w firmie będą podlegać KSeF bezwzględnie, a które przez cały czas będzie można dokumentować w dotychczasowej formie. Błędy w tym zakresie po 1 lutego 2026 r. mogą skutkować sankcjami podatkowymi.