Sprawdzą choćby ostatnich 50 lat. Ogromne kontrole ruszają od stycznia

Rewolucja na polskim rynku pracy wystartuje już za kilka miesięcy. Od stycznia 2026 roku każdy pracodawca będzie mógł zweryfikować prawdziwość twojego dyplomu – choćby tego sprzed 50 lat. Za każdą kontrolę zapłaci niemal 50 złotych, ale kary za niewłaściwe wykorzystanie danych mogą wynieść miliony euro.

Fot. Shutterstock

Od 1 stycznia 2026 roku wejdą w życie przepisy umożliwiające pracodawcom weryfikację autentyczności papierowych dyplomów ukończenia studiów bezpośrednio u źródła – czyli na uczelni, która je wydała. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego przygotowało rewolucyjną nowelizację ustawy o szkolnictwie wyższym, która fundamentalnie zmieni polski rynek pracy.

Nowe rozwiązanie powstało w odpowiedzi na rosnący problem oszustów na rynku pracy oraz wieloletnie postulaty firm, które zgłaszały trudności w sprawdzaniu autentyczności dyplomów. Dotychczas pracodawcy nie mogli skontaktować się bezpośrednio z uczelniami w celu potwierdzenia prawdziwości dokumentów, a próby takiej weryfikacji mogły naruszać przepisy o ochronie danych osobowych.

Nie każdy pracodawca będzie mógł cię sprawdzić

Mechanizm weryfikacji będzie oparty na składaniu elektronicznych wniosków przez pracodawców, którzy będą musieli wykazać interes prawny oraz uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dyplomu. To oznacza, iż firmy nie będą mogły sprawdzać dokumentów bez konkretnych powodów do podejrzeń.

Pracodawca wnioskujący o weryfikację będzie zobowiązany do przeprowadzenia wstępnej kontroli zabezpieczeń dyplomu przed fałszerstwem, zgodnie z przepisami o dokumentach publicznych. Dopiero po stwierdzeniu nieprawidłowości w zabezpieczeniach będzie mógł zwrócić się do uczelni z oficjalnym wnioskiem.

We wniosku firma musi zamieścić dane posiadacza dyplomu, w szczególności imię, nazwisko oraz numer dokumentu. Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany do podania własnych danych identyfikacyjnych oraz szczegółowego wyjaśnienia powodów wzbudzenia podejrzeń co do autentyczności dyplomu. Brak któregokolwiek z tych elementów może skutkować odrzuceniem wniosku.

47 złotych za każdą weryfikację – i będzie drożej

Opłata za jedną weryfikację wyniesie 1 procent minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku. Przy obecnych stawkach oznacza to wydatek rzędu około 47 złotych. Kwota ta będzie rosła wraz ze wzrostem płacy minimalnej, co oznacza systematyczne podwyżki kosztu weryfikacji.

Opłata ma pokryć koszty administracyjne uczelni związane z obsługą wniosków oraz chronić przed masowymi, nieuzasadnionymi zapytaniami. Ministerstwo szacuje, iż rocznie w Polsce wydawanych jest średnio 299 tysięcy dyplomów ukończenia studiów, a nowa regulacja może dotyczyć dokumentów z ostatnich pięciu dekad.

Wprowadzenie opłaty oznacza, iż pracodawcy będą musieli rozważnie podchodzić do decyzji o weryfikacji, co może ograniczyć liczbę wniosków do rzeczywiście uzasadnionych przypadków. Koszt weryfikacji prawdopodobnie stanie się standardowym elementem budżetów działów personalnych w większych firmach, szczególnie tych rekrutujących na stanowiska wymagające specjalistycznego wykształcenia.

Uczelnie mają gigantyczne wyzwanie przed sobą

Zakres czasowy nowych przepisów pozwoli na weryfikację dyplomów wydanych na przestrzeni ostatnich 50 lat! To oznacza, iż uczelnie będą musiały być przygotowane na sprawdzenie dokumentów osób, które ukończyły studia choćby w latach 70. ubiegłego wieku.

Szczególnym wyzwaniem będzie digitalizacja starych archiwów i stworzenie systemów pozwalających na szybkie odnalezienie informacji o dyplomach wydawanych choćby kilkadziesiąt lat temu. Wiele uczelni będzie musiało zainwestować w nowe rozwiązania informatyczne oraz zwiększyć zatrudnienie w działach obsługujących tego typu zapytania.

Tak określony termin pozwoli uczelniom na adekwatne dostosowanie organizacyjne do wykonywania nowego zadania – opracowanie, przyjęcie i wdrożenie odpowiednich procedur. Autorzy projektu zdają sobie sprawę, iż wprowadzenie proponowanych rozwiązań w tak krótkim czasie nałoży na uczelnie ogromne dodatkowe obciążenia.

Kary mogą wynieść miliony euro

Ministerstwo ostrzega, iż nowe przepisy muszą być stosowane zgodnie z obowiązującymi regulacjami o ochronie danych osobowych, a ich naruszenie może skutkować wysokimi karami finansowymi oraz odpowiedzialnością prawną pracodawców. System weryfikacji będzie przetwarzał wrażliwe dane osobowe dotyczące wykształcenia, co wymaga szczególnych zabezpieczeń.

Pracodawcy będą mogli wykorzystywać uzyskane informacje wyłącznie do celów, dla których zostały pozyskane, czyli weryfikacji autentyczności dyplomów w procesie rekrutacji lub kontroli już zatrudnionych pracowników. Wykorzystanie danych do innych celów, ich udostępnianie osobom trzecim czy przechowywanie dłużej niż to niezbędne może prowadzić do surowych konsekwencji prawnych.

Zgodnie z ogólnymi przepisami RODO, kary za naruszenie ochrony danych osobowych mogą sięgać choćby 4 procent rocznego obrotu firmy lub 20 milionów euro, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw oznacza to potencjalne kary liczone w dziesiątkach lub setkach tysięcy złotych.

Działy HR czeka rewolucja w rekrutacji

Wprowadzenie możliwości weryfikacji dyplomów prawdopodobnie zmieni standardowe procedury rekrutacyjne w polskich firmach. Działy personalne będą musiały opracować wewnętrzne regulacje określające, w jakich przypadkach przeprowadzać weryfikację, uwzględniając zarówno koszt procedury, jak i specyfikę stanowiska.

Szczególnie istotne może to być w przypadku stanowisk wymagających specjalistycznego wykształcenia, gdzie fałszywy dyplom może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa lub jakości świadczonych usług. Dotyczy to między innymi zawodów medycznych, inżynierskich, prawniczych czy finansowych, gdzie nieprawdziwe kwalifikacje mogą prowadzić do poważnych konsekwencji.

Zgłaszana przez środowiska pracodawców potrzeba stworzenia mechanizmu weryfikacji dyplomów wynikała z realnych trudności prawnych. Nowe przepisy mogą również nieznacznie wydłużyć czas trwania procesów rekrutacyjnych o okres potrzebny na otrzymanie odpowiedzi z uczelni.

Co to oznacza dla ciebie?

Jeśli jesteś uczciwy i posiadasz prawdziwy dyplom, nowe przepisy będą działały na twoją korzyść. System weryfikacji ma chronić osoby z autentycznymi kwalifikacjami przed nieuczciwą konkurencją ze strony osób posługujących się fałszywymi dokumentami. Zwiększy to również ogólne zaufanie do procesu rekrutacji i podniesie standardy na polskim rynku pracy.

Jako kandydat do pracy powinieneś być przygotowany na możliwość weryfikacji swojego dyplomu przez potencjalnego pracodawcę. Oznacza to, iż warto zadbać o to, aby dokumenty były w dobrym stanie i zawierały wszystkie wymagane elementy zabezpieczające. jeżeli ukończyłeś studia dawno temu, warto skontaktować się z uczelnią i upewnić się, iż twoje dane są aktualne w ich systemach.

W praktyce weryfikacja prawdopodobnie będzie dotyczyła głównie stanowisk wymagających specjalistycznego wykształcenia lub w przypadkach, gdy pracodawca ma konkretne powody do wątpliwości. Nie oznacza to jednak, iż każdy kandydat będzie automatycznie sprawdzany – koszt weryfikacji oraz konieczność wykazania uzasadnionych podejrzeń ograniczą liczbę kontroli.

Nowe przepisy oznaczają również, iż rynek pracy stanie się bardziej transparentny i uczciwy. Osoby inwestujące czas i pieniądze w zdobycie prawdziwego wykształcenia będą miały lepsze szanse na konkurowanie o atrakcyjne stanowiska, ponieważ pracodawcy zyskają narzędzie do eliminowania kandydatów z fałszywymi kwalifikacjami.