Serwis żąda pieniędzy za naprawę gwarancyjną? To może być nielegalne!

Wyobraź sobie sytuację: Twój nowy telefon, laptop czy telewizor, kupiony zaledwie kilka miesięcy temu, nagle przestaje działać. Zgłaszasz się do autoryzowanego serwisu, przekonany, iż darmowa naprawa to formalność. Zamiast tego słyszysz, iż musisz zapłacić za „ekspertyzę”, „koszty logistyczne” lub inne, tajemniczo brzmiące pozycje. Brzmi znajomo? Niestety, to powszechna praktyka, na którą w 2025 roku nabierają się tysiące Polaków. Wielu z nas, w obawie przed utratą sprzętu lub z braku wiedzy, płaci bez słowa sprzeciwu. To błąd, który może kosztować setki złotych. Prawda jest taka, iż w większości przypadków obowiązek pokrycia wszystkich kosztów związanych z naprawą gwarancyjną spoczywa na producencie lub sprzedawcy. Ten artykuł to kompletny przewodnik, który uzbroi Cię w wiedzę niezbędną do skutecznej walki o swoje prawa. Wyjaśnimy, kiedy serwis absolutnie nie ma prawa żądać od Ciebie ani złotówki i co zrobić, gdy mimo to próbuje naciągnąć Cię na dodatkowe koszty.

Gwarancja vs. Rękojmia – kluczowa różnica, o której musisz wiedzieć

Zanim przejdziemy do konkretnych opłat, musimy zrozumieć fundamentalną różnicę między dwoma podstawowymi prawami konsumenta. To właśnie tutaj leży klucz do skutecznej reklamacji. Wielu ludzi używa tych pojęć zamiennie, a to poważny błąd.

Gwarancja to dobrowolne oświadczenie producenta (lub dystrybutora), które określa jego obowiązki w przypadku, gdy sprzedany towar okaże się wadliwy. To w zasadzie obietnica. Warunki gwarancji, jej okres (np. 24 miesiące, 5 lat) oraz zakres (co obejmuje, a czego nie) są szczegółowo opisane w dokumencie gwarancyjnym. To producent dyktuje tutaj warunki. Odpowiedzialny jest gwarant (najczęściej producent).

Rękojmia to coś znacznie potężniejszego. Jest to ustawowa odpowiedzialność sprzedawcy za wady fizyczne i prawne towaru, która istnieje w momencie jego wydania. Obowiązuje z mocy prawa przez 2 lata od daty zakupu i nie można jej w żaden sposób wyłączyć ani ograniczyć w przypadku sprzedaży konsumenckiej. To Twoja tarcza ochronna, niezależna od jakiejkolwiek gwarancji.

Dlaczego to takie ważne? Ponieważ to Ty decydujesz, z którego uprawnienia chcesz skorzystać. Często rękojmia daje Ci więcej możliwości (np. żądanie wymiany towaru na nowy lub odstąpienie od umowy), a odpowiedzialność sprzedawcy jest szersza niż gwaranta.

Kiedy serwis może żądać opłaty? Uważaj na te pułapki!

Zasadą jest, iż jeżeli reklamacja jest zasadna, a wada objęta ochroną (gwarancyjną lub z tytułu rękojmi), cały proces musi odbyć się na koszt odpowiedzialnego podmiotu. Istnieją jednak sytuacje, w których serwis może próbować obciążyć Cię kosztami. Musisz wiedzieć, kiedy ma do tego prawo.

• Koszty diagnostyki i ekspertyzy: To najczęstsza pułapka. Serwis nie ma prawa żądać opłaty za diagnostykę, jeżeli wada zostanie potwierdzona i naprawa odbędzie się w ramach gwarancji/rękojmi. Opłata jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy zgłaszasz sprawny produkt lub gdy okaże się, iż usterka powstała z Twojej winy.
• Koszty transportu: Zgodnie z Kodeksem Cywilnym (art. 561²), w przypadku reklamacji z tytułu rękojmi, konsument ma prawo żądać od sprzedawcy demontażu i ponownego zamontowania rzeczy po dokonaniu wymiany lub naprawy. Co więcej, koszt dostarczenia wadliwego produktu do sprzedawcy ponosi sprzedawca. Podobnie jest w przypadku gwarancji – jeżeli dokument gwarancyjny nie stanowi inaczej, to gwarant pokrywa koszty logistyczne.
• Uszkodzenia mechaniczne z winy użytkownika: To jedyna, w pełni uzasadniona sytuacja. jeżeli zalałeś laptopa kawą, upuściłeś telefon na beton lub w inny sposób uszkodziłeś sprzęt, ani gwarancja, ani rękojmia nie zadziałają. Wtedy serwis ma pełne prawo przedstawić Ci kosztorys płatnej naprawy.
• Nieuzasadniona reklamacja: jeżeli po dokładnych testach okaże się, iż sprzęt jest w 100% sprawny, a problem leżał np. w oprogramowaniu firm trzecich lub błędnej konfiguracji, serwis może obciążyć Cię kosztami diagnostyki. Musi Cię jednak o tym wcześniej poinformować.

Krok po kroku: Jak skutecznie złożyć reklamację i nie dać się oszukać?

W 2025 roku nie ma miejsca na improwizację. Aby Twoja reklamacja była skuteczna, działaj metodycznie. Oto sprawdzony plan działania:

Krok 1: Wybierz podstawę prawną. Zastanów się, co jest dla Ciebie korzystniejsze – gwarancja producenta czy rękojmia u sprzedawcy. W większości przypadków rękojmia daje silniejszą pozycję, zwłaszcza w pierwszym roku od zakupu (domniemanie, iż wada istniała w chwili sprzedaży).

Krok 2: Przygotuj dokumentację. Zbierz wszystko, co masz: dowód zakupu (paragon, faktura, potwierdzenie płatności kartą), kartę gwarancyjną oraz dokładny opis usterki. Zrób zdjęcia lub nagraj filmik pokazujący wadę.

Krok 3: Złóż formalne pismo reklamacyjne. Nie załatwiaj sprawy „na gębę”. Złóż pisemną reklamację, w której precyzyjnie określisz, czego żądasz (naprawy, wymiany, obniżenia ceny lub odstąpienia od umowy). Wskaż podstawę prawną (np. „reklamacja z tytułu rękojmi”).

Krok 4: Zadbaj o potwierdzenie. jeżeli składasz reklamację osobiście, poproś o pieczątkę z datą na kopii swojego pisma. jeżeli wysyłasz sprzęt, zrób to przesyłką rejestrowaną i zachowaj dowód nadania. Pamiętaj, iż sprzedawca ma 14 dni kalendarzowych na ustosunkowanie się do Twojej reklamacji z tytułu rękojmi. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie Twoich roszczeń.

Odrzucona reklamacja? To nie koniec walki! Gdzie szukać pomocy?

Jeśli sprzedawca lub gwarant bezpodstawnie odrzuci Twoje żądania lub będzie próbował naciągnąć Cię na koszty, nie poddawaj się. Masz potężnych sojuszników. Możesz zwrócić się o bezpłatną pomoc do Miejskiego lub Powiatowego Rzecznika Konsumentów, który pomoże Ci napisać profesjonalne odwołanie, a choćby będzie reprezentował Cię w sporze. W dalszej kolejności możesz skorzystać z pomocy Inspekcji Handlowej lub skierować sprawę do Polubownego Sądu Konsumenckiego. Pamiętaj, świadomy konsument to silny konsument. Znajomość swoich praw to najlepsza inwestycja, jakiej możesz dokonać. Nie pozwól, by ktokolwiek wykorzystał Twoją niewiedzę i nie płać za to, co należy Ci się za darmo.