Przedsiębiorco, przygotuj się do wdrożenia KSeF w Twojej firmie

Zdjęcie: Przedsiębiorco, przygotuj się do wdrożenia KSeF w Twojej firmie

KSeF to nowy, ujednolicony system do wystawiania i przechowywania faktur.

Musisz wiedzieć, iż w tym systemie będziesz obowiązkowo wystawiał faktury:

• od 1 lutego 2026 r., jeżeli Twoja sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto,
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy i wystawiający faktury,
• od 1 stycznia 2027 r. – przedsiębiorcy i wystawiający faktury na łączną wartość sprzedaży do 10 tys. zł brutto w miesiącu.

Pamiętaj, iż powyższe daty dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur. Odbieranie faktur
w KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. Wystawianie faktur w KSeF dla osób prywatnych – konsumentów jest dobrowolne.

Dzięki KSeF będziesz mieć stały dostęp do faktur przez 10 lat bez konieczności przechowywania ich samodzielnie oraz uzyskasz szybszy zwrot VAT – choćby w 40 dni zamiast w 60 dni.

Aby przygotować się na nadchodzące zmiany, musisz przede wszystkim zdecydować, jak będziesz korzystać z KSeF, a mianowicie:

• przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych,
• czy też przy pomocy bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, tj. Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF i e-mikrofirma.

Następnie uwierzytelnij się w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) przy pomocy profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. Jest to możliwe od listopada
2025 r. Możesz też nadać uprawnienia innej osobie, która w Twoim imieniu będzie działała w tym systemie, np. pracownikowi, księgowej lub biuru rachunkowemu.

Pamiętaj o wygenerowaniu certyfikatu, aby w każdej sytuacji móc wystawiać faktury, tj. w trybach offline 24/offline/awaryjnych. Możesz go wygenerować od listopada 2025 r.

Aplikację Podatnika KSeF można testować już od listopada 2025 r.

Więcej informacji uzyskasz na stronie: ksef.podatki.gov.pl