2 godzin temu
Masz służbowy telefon? Fiskus opublikował nową interpretację przepisów, co jest istotne nie tylko dla pracodawców, ale również dla pracowników. Sprawa dotyczy dużych kwot, dlatego warto się z nią zapoznać.
Fot. Warszawa w Pigułce
Wielu pracodawców, którzy udostępniają pracownikom telefony i routery do celów służbowych, zastanawiało się, czy możliwość prywatnego korzystania z tego sprzętu wymaga naliczania dodatkowych zaliczek na podatek dochodowy (PIT). Indywidualna interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) rzuca nowe światło na tę sprawę, prawdopodobnie rozwiewając obawy przedsiębiorców.
Portal Telepolis informuje, iż jedna z firm, zatrudniająca około 4 tysiące pracowników, zwróciła się do KIS z pytaniem o wyjaśnienie. Wszyscy pracownicy firmy otrzymali telefony z nielimitowanym abonamentem oraz routery z dużym pakietem danych – sprzęt konieczny do wykonywania obowiązków służbowych, ale również dopuszczalny do prywatnego użytkowania. Pojawiły się jednak wątpliwości: czy ten przywilej powinien skutkować wyższymi podatkami dla pracowników? Aby uniknąć potencjalnych problemów, firma prewencyjnie doliczała każdemu z pracowników niewielką kwotę do podstawy opodatkowania, tytułem korzystania z firmowego sprzętu do celów prywatnych. Okazało się jednak, iż taka ostrożność była niepotrzebna, a najważniejsze okazały się szczegóły techniczne.
Brak wyraźnego rozdziału – brak podatku
Firma poinformowała, iż nie ma technicznych możliwości, aby jednoznacznie oddzielić służbowe i prywatne wykorzystanie telefonów oraz routerów. Ten właśnie fakt stał się najważniejszy dla decyzji KIS. jeżeli nie można przypisać konkretnych kosztów przychodu do konkretnego pracownika, brak jest podstaw do naliczania dodatkowego podatku PIT.
Chociaż interpretacja odnosi się do konkretnego przypadku, jej konsekwencje mogą być znacznie szersze. Dla wielu firm, które udostępniają pracownikom służbowy sprzęt z możliwością prywatnego użytkowania, w sytuacji braku możliwości rozdzielenia tego użytkowania, pojawia się szansa na uniknięcie skomplikowanego naliczania hipotetycznych przychodów. Należy jednak pamiętać, iż każda sytuacja jest inna i wymaga indywidualnej oceny, jednak taka interpretacja KIS stanowi dla przedsiębiorców istotny argument w tej kwestii.
Co na to przedsiębiorcy?
Z punktu widzenia pracodawcy nowa interpretacja KIS przynosi pozytywną informację – oznacza potencjalne uproszczenie rozliczeń podatkowych związanych z korzystaniem ze służbowych telefonów i routerów do celów prywatnych. Oto kilka kroków, jakie pracodawca może podjąć, aby odpowiednio zareagować na zmiany:
- Rewizja dotychczasowych praktyk podatkowych: jeżeli firma doliczała pracownikom do podstawy opodatkowania wartość prywatnego korzystania z telefonu służbowego, warto ponownie przeanalizować tę praktykę w świetle nowej interpretacji KIS. Należy rozważyć, czy nie zaprzestać takich doliczeń, oszczędzając czas i koszty administracyjne.
- Dokumentacja korzystania ze sprzętu służbowego: W razie decyzji o zaprzestaniu naliczania przychodu z tytułu prywatnego użytkowania, warto upewnić się, iż firma ma odpowiednią dokumentację pokazującą, iż nie ma możliwości precyzyjnego oddzielenia użytkowania służbowego od prywatnego. Taka dokumentacja może okazać się kluczowa w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej.
- Szkolenie i komunikacja z pracownikami: Istotne jest poinformowanie pracowników o zmianach w rozliczeniach sprzętu służbowego. Transparentna komunikacja zapobiegnie ewentualnym nieporozumieniom i wyjaśni, dlaczego zmiana była konieczna.
- Konsultacje z doradcą podatkowym: Mimo iż interpretacja KIS przynosi pewne wskazówki, każda sytuacja w firmie jest inna. Zaleca się konsultację z doradcą podatkowym, aby upewnić się, iż zmiany są zgodne z przepisami i nie niosą ryzyka dla pracodawcy.
Co o ile macie telefon służbowy?
Z perspektywy pracownika zmiana interpretacji KIS również niesie korzyści, jednak warto zrozumieć, jakie mogą być praktyczne skutki:
- Oszczędności na podatkach: o ile pracodawca zdecyduje się na zaprzestanie doliczania przychodu z tytułu prywatnego korzystania ze służbowego sprzętu, może to oznaczać niższą podstawę do opodatkowania, a tym samym niższe zobowiązania podatkowe dla pracownika.
- Prywatne korzystanie ze sprzętu służbowego: Pracownicy powinni pamiętać, iż korzystanie ze sprzętu służbowego do celów prywatnych wciąż powinno być zgodne z regulaminem firmy. Interpretacja KIS nie zmienia zasad dotyczących użytkowania sprzętu, a jedynie wpływa na kwestie podatkowe.
- Klarowność w komunikacji z pracodawcą: jeżeli pracodawca wprowadza zmiany w rozliczeniach z tytułu korzystania ze służbowego telefonu lub routera, warto być na bieżąco z komunikatami firmowymi. Ewentualne pytania czy wątpliwości warto wyjaśnić z działem kadr lub księgowości.
- Świadomość praw i obowiązków: Pracownik powinien znać swoje prawa i obowiązki związane z korzystaniem ze sprzętu służbowego. Nowe wytyczne KIS mogą być okazją do zaktualizowania wiedzy na temat polityki firmy w zakresie użytkowania telefonów i innych urządzeń.
Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy powinni dokładnie przeanalizować nowe przepisy i zastanowić się, jakie zmiany wprowadzić w swoich działaniach, aby być zgodnymi z interpretacją KIS, a jednocześnie optymalizować procesy związane z rozliczeniami podatkowymi i korzystaniem ze sprzętu służbowego.
