Od stycznia nowe masowe kontrole w pracy. Każdy zatrudniony pod lupą! [27.08.2025]

Od pierwszego stycznia 2026 roku polscy pracodawcy zyskają bezprecedensową możliwość oficjalnego sprawdzania autentyczności dyplomów swoich kandydatów do pracy, co oznacza koniec ery bezkarnego posługiwania się fałszywymi dokumentami o wykształceniu. Ta rewolucyjna zmiana w prawie pracy fundamentalnie przekształci proces rekrutacji w polskich firmach, dając pracodawcom narzędzie do walki z oszustwami dokumentowymi, które od lat stanowią poważny problem na krajowym rynku pracy.

Fot. Shutterstock / Warszawa w Pigułce

Nowe przepisy wynikające z planowanej nowelizacji ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce wprowadzają mechanizm pozwalający na odpłatną weryfikację danych zawartych w papierowych dyplomach ukończenia studiów bezpośrednio u uczelni, które je wydały. To przełomowe rozwiązanie powstało w odpowiedzi na dotychczasowe ograniczenia prawne, które skutecznie uniemożliwiały pracodawcom weryfikację prawdziwości przedstawianych przez kandydatów dokumentów o wykształceniu, pozostawiając ich bezbronnych wobec coraz bardziej wyrafinowanych metod oszustw dokumentowych.

Dotychczasowa sytuacja prawna stawiała polskich pracodawców w niezwykle trudnej pozycji, ponieważ przepisy dotyczące ochrony danych osobowych skutecznie blokowały jakiekolwiek próby weryfikacji autentyczności dyplomów poprzez bezpośredni kontakt z uczelniami. Prezentowane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych stanowisko jednoznacznie wskazywało, iż krajowe przepisy nie przewidują uprawnienia pracodawcy do występowania do innych podmiotów w celu potwierdzenia lub sprawdzenia prawdziwości dokumentów przedstawianych przez pracowników lub kandydatów do pracy.

Ta prawna luka była systematycznie wykorzystywana przez osoby posługujące się fałszywymi dyplomami, które mogły być niemal pewne, iż ich oszustwo nie zostanie wykryte w trakcie procesu rekrutacyjnego. Pracodawcy zmuszeni byli polegać wyłącznie na własnej ocenie wizualnej dokumentów oraz na deklaracjach kandydatów, co w przypadku profesjonalnie wykonanych falsyfikatów było niewystarczające do wykrycia oszustwa. Sytuacja ta generowała poważne ryzyka dla firm, które mogły nieświadomie zatrudniać osoby o kwalifikacjach znacznie niższych od deklarowanych.

Mechanizm weryfikacji wprowadzany przez nowe przepisy został zaprojektowany w sposób zapewniający równowagę między prawem pracodawców do weryfikacji kwalifikacji swoich pracowników a ochroną danych osobowych kandydatów. Pracodawcy będą mogli składać formalne wnioski do uczelni o potwierdzenie autentyczności konkretnego dyplomu, ale wyłącznie w sytuacjach, gdy pojawią się uzasadnione wątpliwości co do jego prawdziwości. Ten warunek ma zapobiec nadużywaniu systemu weryfikacji oraz chronić przed nieuzasadnionymi kontrolami mogącymi naruszać prywatność kandydatów.

Procedura weryfikacji będzie wymagać od pracodawcy spełnienia konkretnych wymagań formalnych oraz procedural­nych przed złożeniem wniosku do uczelni. Pracodawca będzie musiał najpierw samodzielnie przeprowadzić ocenę zabezpieczeń dyplomu zgodnie z wymogami ustawy o dokumentach publicznych z 2018 roku, co oznacza konieczność sprawdzenia elementów bezpieczeństwa takich jak hologramy, znaki wodne, specjalne papier czy inne zabezpieczenia antyfałszerzowe. Dopiero po stwierdzeniu nieprawidłowości w tych zabezpieczeniach lub po pojawieniu się innych uzasadnionych wątpliwości pracodawca będzie mógł wystąpić do uczelni o oficjalną weryfikację.

Wniosek o weryfikację dyplomu będzie musiał zawierać szczegółowe dane osoby, której dotyczy dokument, w tym imię, nazwisko oraz numer dyplomu, a także dane identyfikacyjne pracodawcy oraz wszystkie informacje niezbędne do przeprowadzenia skutecznej weryfikacji. Ta precyzyjna procedura ma zapewnić, iż proces weryfikacji będzie przebiegał sprawnie oraz iż uczelnie będą miały wszystkie niezbędne informacje do przeprowadzenia dokładnej kontroli swoich archiwów i baz danych absolwentów.

Uczelnie zyskają prawo do pobierania opłaty za świadczenie usługi weryfikacji dyplomów, co zostało ustalone na poziomie jednego procenta minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku. Ta opłata ma pokryć koszty administracyjne związane z przeszukiwaniem archiwów, weryfikacją danych oraz przygotowaniem oficjalnej odpowiedzi dla pracodawcy. Wysokość opłaty została ustalona na poziomie umożliwiającym pokrycie rzeczywistych kosztów usługi bez tworzenia nadmiernych barier finansowych dla pracodawców potrzebujących weryfikacji.

Skala wyzwania organizacyjnego stojącego przed polskimi uczelniami w związku z implementacją nowego systemu weryfikacji jest ogromna, biorąc pod uwagę fakt, iż w skali całego kraju wydawanych jest średnio dwieście dziewięćdziesiąt dziewięć tysięcy dwieście trzydzieści sześć dyplomów rocznie. Nowa regulacja będzie obejmować nie tylko świeżo wydane dokumenty, ale również dyplomy wydane choćby pięćdziesiąt lat temu, co oznacza konieczność przygotowania systemów umożliwiających przeszukiwanie ogromnych archiwów zawierających setki tysięcy dokumentów z kilku dekad działalności uczelni.

Uczelnie będą musiały przeprowadzić kompleksowy przegląd i dostosowanie swoich wewnętrznych procedur oraz systemów archiwizacji, aby móc skutecznie obsługiwać wnioski pracodawców o weryfikację dyplomów. Proces ten będzie wymagać wydania odpowiednich upoważnień pracownikom odpowiedzialnym za obsługę takich wniosków oraz stworzenia zupełnie nowych mechanizmów organizacyjnych umożliwiających sprawną i rzetelną weryfikację danych o absolwentach. Wiele uczelni będzie musiało zdigitalizować swoje archiwa papierowe lub ulepszyć istniejące systemy informatyczne, aby móc skutecznie obsłużyć spodziewany napływ wniosków weryfikacyjnych.

Wprowadzenie nowego systemu weryfikacji dyplomów jest bezpośrednią odpowiedzią na inicjatywę społeczną zgłoszoną przez Zespół SprawdzaMY, który sygnalizował narastający problem oszustw dokumentowych na polskim rynku pracy oraz trudności pracodawców w weryfikowaniu prawdziwości przedstawianych przez kandydatów dokumentów o wykształceniu. Ta inicjatywa społeczna zwróciła uwagę na fakt, iż dotychczasowe rozwiązania prawne były nieadekwatne do skali problemu oraz nie nadążały za rozwojem technologii umożliwiających coraz bardziej profesjonalne fałszowanie dokumentów.

Projekt nowelizacji wpisuje się w szerszy pakiet działań deregulacyjnych mających na celu uproszczenie oraz usprawnienie procesów administracyjnych przy jednoczesnym zwiększeniu ich skuteczności w walce z oszustwami. Rozwiązanie to ma zwiększyć przejrzystość procesów rekrutacyjnych w polskich firmach oraz zapewnić pracodawcom lepsze narzędzia do oceny rzeczywistych kwalifikacji swoich kandydatów, co ostatecznie powinno przełożyć się na wyższą jakość zatrudnianych pracowników oraz lepsze dopasowanie kompetencji do wymagań stanowisk pracy.

Konsultacje publiczne dotyczące projektu nowelizacji realizowane są do dwudziestego piątego lipca, co daje różnym grupom interesariuszy możliwość wyrażenia swoich opinii oraz zgłoszenia ewentualnych uwag do proponowanych rozwiązań. Proces konsultacyjny obejmuje nie tylko pracodawców i uczelnie, ale również organizacje pracownicze, związki zawodowe oraz instytucje odpowiedzialne za ochronę danych osobowych, które mogą wnieść cenne uwagi dotyczące praktycznych aspektów implementacji nowego systemu.

Oczekuje się, iż nowe przepisy znacząco ograniczą skalę oszustw dokumentowych na polskim rynku pracy poprzez stworzenie realnego ryzyka wykrycia dla osób posługujących się fałszywymi dyplomami. Świadomość, iż pracodawcy zyskają możliwość weryfikacji autentyczności przedstawianych dokumentów, może samo w sobie działać odstraszająco na potencjalnych oszustów oraz motywować do uczciwego przedstawiania swoich kwalifikacji podczas procesów rekrutacyjnych.

Wprowadzenie systemu weryfikacji dyplomów może również wpłynąć na zwiększenie wartości autentycznego wykształcenia oraz motywować osoby bez wyższego wykształcenia do podjęcia realnych starań o jego zdobycie zamiast próbowania oszukiwania pracodawców. Długoterminowo może to przyczynić się do poprawy ogólnego poziomu wykształcenia polskiego społeczeństwa oraz zwiększenia zaufania między pracodawcami a pracownikami w kwestii przedstawianych kwalifikacji.

Wyzwaniem dla pracodawców będzie nauczenie się adekwatnego korzystania z nowego systemu weryfikacji oraz opracowanie wewnętrznych procedur określających, w jakich sytuacjach oraz w jaki sposób będą prowadzili weryfikację dyplomów swoich kandydatów. Firmy będą musiały znaleźć równowagę między potrzebą weryfikacji kwalifikacji a utrzymaniem zaufania oraz dobrych relacji z kandydatami, którzy mogą odbierać żądanie weryfikacji jako przejaw nieufności wobec ich uczciwości.

Sukces nowego systemu będzie zależeć od sprawności jego implementacji przez uczelnie oraz od odpowiedzialnego korzystania przez pracodawców, którzy powinni traktować weryfikację jako narzędzie używane wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, a nie jako standardową procedurę stosowaną wobec każdego kandydata. adekwatne funkcjonowanie systemu przyczyni się do budowy bardziej uczciwego i transparentnego rynku pracy, gdzie rzeczywiste kwalifikacje będą miały większe znaczenie niż umiejętność prezentowania fałszywych dokumentów.

źródło: PulsHR/PAP/Warszawa w Pigułce