Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to krok milowy w cyfryzacji polskiej gospodarki. Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie firmy, w tym te zwolnione z VAT, będą zobligowane do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To oznacza definitywny koniec tradycyjnych faktur papierowych oraz tych wysyłanych e-mailem w formacie PDF.
Dlaczego wprowadzono KSeF?
Głównym celem wprowadzenia KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie transparentności transakcji. Elektroniczne fakturowanie ma na celu:
- Skrócenie czasu obiegu dokumentów: Automatyzacja procesów pozwala na szybsze przetwarzanie faktur.
- Zmniejszenie liczby błędów: System automatycznie weryfikuje poprawność danych, co redukuje ryzyko pomyłek.
- Oszczędności: Eliminacja kosztów związanych z drukowaniem i przechowywaniem papierowych dokumentów.
Kogo dotyczy obowiązek?
Od 1 lipca 2024 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich podatników VAT. Natomiast od 1 stycznia 2025 roku zostanie rozszerzony na podatników zwolnionych z VAT, w tym małe i średnie firmy. Oznacza to, iż każdy przedsiębiorca będzie musiał dostosować się do nowych przepisów.
Jak działa KSeF?
KSeF to platforma umożliwiająca wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur elektronicznych w ustrukturyzowanym formacie XML. Proces wygląda następująco:
- Wystawienie faktury: Przedsiębiorca tworzy fakturę w swoim systemie księgowym w formacie zgodnym z KSeF.
- Przesłanie do KSeF: Faktura jest przesyłana do systemu, gdzie następuje jej weryfikacja.
- Nadanie numeru identyfikacyjnego: Po pozytywnej weryfikacji system nadaje fakturze unikalny numer.
- Udostępnienie odbiorcy: Odbiorca może pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF.
Korzyści dla przedsiębiorców
Przejście na e-fakturowanie niesie ze sobą wiele korzyści:
- Szybszy zwrot VAT: Przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą liczyć na skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
- Łatwiejsza kontrola: Organy podatkowe mają bieżący dostęp do faktur, co może ograniczyć liczbę kontroli w firmach.
- Bezpieczeństwo: Elektroniczne archiwizowanie faktur eliminuje ryzyko ich zagubienia czy zniszczenia.
Wyzwania i kontrowersje
Mimo licznych zalet, wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania budzi pewne kontrowersje:
- Koszty wdrożenia: Małe firmy mogą napotkać trudności finansowe związane z dostosowaniem swoich systemów do KSeF.
- Brak infrastruktury: Nie wszyscy przedsiębiorcy dysponują odpowiednim sprzętem czy oprogramowaniem.
- Szkolenia: Konieczność przeszkolenia personelu w zakresie obsługi nowego systemu.
Jak się przygotować?
Aby sprawnie przejść na e-fakturowanie, przedsiębiorcy powinni:
- Zaktualizować oprogramowanie: Upewnić się, iż systemy księgowe są kompatybilne z KSeF.
- Przeszkolić pracowników: Zapewnić odpowiednie szkolenia dla osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur.
- Przetestować system: Skorzystać z okresu przejściowego, aby przetestować działanie KSeF w praktyce.
Kary za nieprzestrzeganie przepisów
Brak dostosowania się do nowych regulacji może skutkować sankcjami:
- Kary finansowe: Za niewystawienie faktury w KSeF przewidziane są kary do 100% wartości podatku wykazanego na fakturze.
- Problemy z rozliczeniami: Faktury wystawione poza systemem mogą być uznane za nieważne, co wpłynie na możliwość odliczenia VAT.
Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania od 2025 roku to znacząca zmiana w polskim systemie podatkowym. Choć niesie ze sobą pewne wyzwania, korzyści płynące z cyfryzacji procesów księgowych są niepodważalne.
More here:
Obowiązkowe e-faktury dla wszystkich firm od 2025 roku – koniec papierowych faktur