Obowiązkowe e-faktury dla wszystkich firm od 2025 roku – koniec papierowych faktur

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to krok milowy w cyfryzacji polskiej gospodarki. Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie firmy, w tym te zwolnione z VAT, będą zobligowane do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To oznacza definitywny koniec tradycyjnych faktur papierowych oraz tych wysyłanych e-mailem w formacie PDF.

Dlaczego wprowadzono KSeF?

Głównym celem wprowadzenia KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie transparentności transakcji. Elektroniczne fakturowanie ma na celu:

• Skrócenie czasu obiegu dokumentów: Automatyzacja procesów pozwala na szybsze przetwarzanie faktur.
• Zmniejszenie liczby błędów: System automatycznie weryfikuje poprawność danych, co redukuje ryzyko pomyłek.
• Oszczędności: Eliminacja kosztów związanych z drukowaniem i przechowywaniem papierowych dokumentów.

Kogo dotyczy obowiązek?

Od 1 lipca 2024 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich podatników VAT. Natomiast od 1 stycznia 2025 roku zostanie rozszerzony na podatników zwolnionych z VAT, w tym małe i średnie firmy. Oznacza to, iż każdy przedsiębiorca będzie musiał dostosować się do nowych przepisów.

Jak działa KSeF?

KSeF to platforma umożliwiająca wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur elektronicznych w ustrukturyzowanym formacie XML. Proces wygląda następująco:

1. Wystawienie faktury: Przedsiębiorca tworzy fakturę w swoim systemie księgowym w formacie zgodnym z KSeF.
2. Przesłanie do KSeF: Faktura jest przesyłana do systemu, gdzie następuje jej weryfikacja.
3. Nadanie numeru identyfikacyjnego: Po pozytywnej weryfikacji system nadaje fakturze unikalny numer.
4. Udostępnienie odbiorcy: Odbiorca może pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF.

Korzyści dla przedsiębiorców

Przejście na e-fakturowanie niesie ze sobą wiele korzyści:

• Szybszy zwrot VAT: Przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą liczyć na skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
• Łatwiejsza kontrola: Organy podatkowe mają bieżący dostęp do faktur, co może ograniczyć liczbę kontroli w firmach.
• Bezpieczeństwo: Elektroniczne archiwizowanie faktur eliminuje ryzyko ich zagubienia czy zniszczenia.

Wyzwania i kontrowersje

Mimo licznych zalet, wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania budzi pewne kontrowersje:

• Koszty wdrożenia: Małe firmy mogą napotkać trudności finansowe związane z dostosowaniem swoich systemów do KSeF.
• Brak infrastruktury: Nie wszyscy przedsiębiorcy dysponują odpowiednim sprzętem czy oprogramowaniem.
• Szkolenia: Konieczność przeszkolenia personelu w zakresie obsługi nowego systemu.

Jak się przygotować?

Aby sprawnie przejść na e-fakturowanie, przedsiębiorcy powinni:

1. Zaktualizować oprogramowanie: Upewnić się, iż systemy księgowe są kompatybilne z KSeF.
2. Przeszkolić pracowników: Zapewnić odpowiednie szkolenia dla osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur.
3. Przetestować system: Skorzystać z okresu przejściowego, aby przetestować działanie KSeF w praktyce.

Kary za nieprzestrzeganie przepisów

Brak dostosowania się do nowych regulacji może skutkować sankcjami:

• Kary finansowe: Za niewystawienie faktury w KSeF przewidziane są kary do 100% wartości podatku wykazanego na fakturze.
• Problemy z rozliczeniami: Faktury wystawione poza systemem mogą być uznane za nieważne, co wpłynie na możliwość odliczenia VAT.

Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania od 2025 roku to znacząca zmiana w polskim systemie podatkowym. Choć niesie ze sobą pewne wyzwania, korzyści płynące z cyfryzacji procesów księgowych są niepodważalne.