Nowy obowiązek od 1 kwietnia. Polacy nie wiedzą, iż trzeba to zrobić. Mogą zacząć płacić kary

Od 1 kwietnia 2025 roku ponad 740 tysięcy polskich przedsiębiorstw, samozatrudnionych i przedstawicieli różnych zawodów zostało objętych obowiązkiem posiadania adresu do elektronicznych doręczeń. Statystyki pokazują, iż zdecydowana większość firm nie zdążyła się dostosować przed wejściem przepisów w życie.

Fot. Warszawa w Pigułce

Alarmująco niski poziom wdrożenia nowego systemu

Dane Ministerstwa Cyfryzacji wskazują na poważny problem – do końca marca zaledwie 81 tysięcy zobowiązanych firm założyło wymagane konto w systemie e-Doręczeń. Oznacza to, iż tylko około 11 procent przedsiębiorstw dostosowało się do nowych przepisów przed upływem terminu. Pozostałe firmy, które nie dopełniły tego obowiązku, mogą napotkać trudności w komunikacji z instytucjami publicznymi oraz innymi podmiotami korzystającymi z systemu.

Czym są e-Doręczenia i jak działają

System e-Doręczeń, który początkowo obejmował tylko instytucje publiczne, stanowi cyfrowy odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Zapewnia nadawcy potwierdzenie nadania i doręczenia wiadomości, a odbiorcy daje pewność co do tożsamości nadawcy. Kluczowym aspektem tego rozwiązania jest jego pełna moc prawna – dokumenty przekazywane tym kanałem są w pełni uznawane przez system prawny i administracyjny na równi z tradycyjną korespondencją.

Początki funkcjonowania platformy nie były pozbawione problemów technicznych. W styczniu 2025 roku część instytucji publicznych zgłaszała trudności z działaniem systemu, co wymagało interwencji ministra cyfryzacji. Poczta Polska, będąca operatorem odpowiedzialnym za obsługę całej platformy, gwałtownie usunęła usterki, dzięki czemu system w tej chwili działa prawidłowo.

Kto i kiedy musi posiadać adres do e-Doręczeń

Harmonogram wdrażania obowiązku posiadania adresu do elektronicznych doręczeń jest rozłożony w czasie i zależy od rodzaju działalności. Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek dotyczy podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego przed 2025 rokiem. Natomiast jednoosobowe działalności gospodarcze zarejestrowane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) otrzymały dodatkowy czas na dostosowanie się do wymagań – mają na to czas do 1 stycznia 2026 roku.

To istotna informacja dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy dzięki temu mogą spokojnie przygotować się do wdrożenia cyfrowego systemu bez ryzyka nagłych zakłóceń w komunikacji z urzędami i kontrahentami.

Korzyści z elektronicznych doręczeń dla biznesu

Eksperci zajmujący się transformacją cyfrową wskazują, iż pomimo początkowych wyzwań związanych z wdrożeniem, system e-Doręczeń przyniesie firmom wymierne korzyści operacyjne i finansowe. Wśród najważniejszych zalet wymienia się oszczędność czasu, który dotychczas poświęcano na wizyty na poczcie lub oczekiwanie na doręczyciela, eliminację ryzyka zagubienia czy zniszczenia ważnych dokumentów oraz znacznie szybszą komunikację z urzędami i innymi podmiotami.

Dodatkowym atutem jest również redukcja zużycia papieru, co wpisuje się w proekologiczne strategie wielu przedsiębiorstw dążących do ograniczenia swojego wpływu na środowisko.

Jak założyć adres do e-Doręczeń

Proces tworzenia adresu do elektronicznych doręczeń jest całkowicie zdalny i co ważne – bezpłatny. Przedsiębiorcy mogą złożyć wniosek poprzez dedykowaną platformę internetową, korzystając z profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po pomyślnej weryfikacji danych firma otrzymuje unikalny adres, który następnie należy zgłosić do adekwatnego rejestru – KRS lub CEIDG.

Warto podkreślić, iż system e-Doręczeń nie jest ograniczony wyłącznie do komunikacji z administracją publiczną. Platforma umożliwia również wymianę korespondencji pomiędzy samymi przedsiębiorstwami oraz z obywatelami posiadającymi własny adres do elektronicznych doręczeń.

Element szerszej strategii cyfryzacji kraju

Wdrożenie obowiązkowych e-Doręczeń stanowi kolejny element szerszej strategii cyfryzacji polskiej administracji i gospodarki. W ostatnich latach wprowadzono już takie rozwiązania jak e-recepty, e-skierowania, e-Urząd Skarbowy czy aplikacja mObywatel. Według specjalistów z branży IT, te inicjatywy sukcesywnie przybliżają Polskę do standardów cyfrowych obowiązujących w najbardziej zaawansowanych krajach Unii Europejskiej.

Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie posiadają adresu do e-Doręczeń, a są objęci obowiązkiem jego posiadania od 1 kwietnia, powinni jak najszybciej podjąć niezbędne kroki, aby dostosować się do nowych wymogów. Brak adresu może skutkować poważnymi trudnościami w komunikacji z instytucjami publicznymi oraz opóźnieniami w załatwianiu istotnych spraw firmowych.

System e-Doręczeń, pomimo początkowych problemów technicznych i organizacyjnych, ma potencjał, by znacząco usprawnić komunikację w polskim sektorze biznesowym, przyczyniając się do zwiększenia efektywności przedsiębiorstw i ograniczenia tradycyjnej biurokracji.