Nie zgłosisz tego? Możesz mieć problem. Zmiany już obowiązują!

Polski biznes wkracza w nową erę komunikacji cyfrowej. Od 1 kwietnia 2025 roku setki tysięcy przedsiębiorców muszą dostosować się do rewolucyjnych zmian w systemie korespondencji oficjalnej. Właśnie dziś wchodzi w życie obowiązek posiadania adresu do elektronicznych doręczeń (e-Doręczeń) dla wszystkich firm zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 2025 rokiem. Ta bezprecedensowa zmiana dotyka niemal trzy czwarte miliona przedsiębiorców, z których znacząca większość nie zdążyła jeszcze przygotować się na nadchodzące zmiany.

Fot. Warszawa w Pigułce

System e-Doręczeń, który można określić mianem cyfrowego odpowiednika tradycyjnego listu poleconego, stanowi najważniejszy element rządowej strategii cyfryzacji polskiej gospodarki. Koncepcja ta została wdrożona na początku bieżącego roku, kiedy to obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki odbiorczej objął instytucje publiczne, w tym urzędy gmin, miast oraz starostwa powiatowe. Teraz przyszedł czas na sektor prywatny.

Ministerstwo Cyfryzacji, monitorujące proces wdrażania nowego systemu, alarmuje, iż gotowość przedsiębiorców pozostawia wiele do życzenia. Według najnowszych danych, spośród 740,5 tysiąca firm zobowiązanych do posiadania adresu e-Doręczeń od dzisiejszego dnia, zaledwie 81 tysięcy dopełniło tego obowiązku do końca marca. Oznacza to, iż ponad 650 tysięcy przedsiębiorców albo nie jest świadomych nadchodzących zmian, albo zwleka z dostosowaniem się do nowych wymogów.

Implementacja systemu e-Doręczeń nie przebiegała dotychczas bez zakłóceń. W styczniu bieżącego roku liczne instytucje publiczne, które jako pierwsze zostały objęte obowiązkiem korzystania z cyfrowej korespondencji, zgłaszały problemy techniczne związane z funkcjonowaniem platformy. Sytuacja wymagała interwencji najwyższych szczebli władzy – sam minister cyfryzacji zażądał natychmiastowej reakcji ze strony prezesa Poczty Polskiej, instytucji odpowiedzialnej za funkcjonowanie całego systemu. Na szczęście problemy zostały gwałtownie rozwiązane, co daje nadzieję, iż również obecne rozszerzenie systemu przebiegnie bez poważnych komplikacji.

Eksperci z branży IT podkreślają, iż e-Doręczenia to nie tylko kolejny obowiązek administracyjny, ale przede wszystkim szansa na usprawnienie i przyspieszenie komunikacji biznesowej. Nowy system pozwala na wymianę prawnie wiążących dokumentów bez konieczności drukowania, fizycznego podpisywania i wysyłania tradycyjną pocztą, co może znacząco zredukować koszty operacyjne przedsiębiorstw i przyspieszyć przepływ informacji.

Warto zaznaczyć, iż w tej chwili wprowadzany obowiązek nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców działających w Polsce. Ministerstwo Cyfryzacji ustanowiło okres przejściowy, który potrwa do końca bieżącego roku. W tym czasie stopniowo kolejne grupy podmiotów będą obejmowane obowiązkiem posiadania adresu e-Doręczeń. Ostatnią grupą, która zostanie włączona do systemu, będą przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), czyli głównie jednoosobowe działalności gospodarcze i mniejsze firmy. Dla nich termin wdrożenia nowego obowiązku został wyznaczony na 1 stycznia 2026 roku.

Przedstawiciele resortu cyfryzacji uspokajają, iż proces zakładania adresu do elektronicznych doręczeń jest maksymalnie uproszczony i może być przeprowadzony w pełni zdalnie. Co więcej, usługa ta jest całkowicie bezpłatna, co powinno ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych wymogów. System e-Doręczeń nie służy wyłącznie do komunikacji firm z urzędami i innymi podmiotami publicznymi – mogą z niego korzystać również obywatele, którzy zdecydowali się na założenie własnego adresu do cyfrowej korespondencji.

Specjaliści ds. prawa gospodarczego zwracają uwagę, iż brak dostosowania się do nowego obowiązku może nieść za sobą poważne konsekwencje. Firmy, które nie założą adresu e-Doręczeń w wyznaczonym terminie, mogą mieć problemy z otrzymywaniem oficjalnej korespondencji od instytucji państwowych, a w skrajnych przypadkach mogą choćby przegapić ważne terminy administracyjne lub sądowe, co może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Proces zakładania adresu e-Doręczeń rozpoczyna się od złożenia wniosku w formie elektronicznej. Przedsiębiorcy mogą to zrobić za pośrednictwem dedykowanej platformy internetowej, korzystając z profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub e-dowodu. Po weryfikacji wniosku adres zostaje utworzony, a przedsiębiorca otrzymuje dane dostępowe umożliwiające korzystanie z nowej skrzynki odbiorczej.

Wprowadzenie obowiązku posiadania adresu e-Doręczeń wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji usług publicznych i gospodarczych w Polsce. W ostatnich latach obserwujemy dynamiczny rozwój e-administracji, wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich, elektronicznych recept oraz możliwości składania zeznań podatkowych przez internet. System e-Doręczeń stanowi kolejny krok na drodze do pełnej cyfryzacji kontaktów obywateli i przedsiębiorców z administracją publiczną.

Warto również zauważyć, iż podobne rozwiązania funkcjonują już z powodzeniem w wielu krajach Unii Europejskiej, w tym w Estonii, która od lat uchodzi za lidera cyfryzacji w Europie. Doświadczenia tych państw pokazują, iż elektroniczne systemy doręczeń mogą przynieść wymierne korzyści zarówno dla administracji publicznej, jak i dla sektora prywatnego, pod warunkiem ich sprawnego wdrożenia i powszechnej akceptacji.

Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie dostosowali się do nowych wymogów, powinni jak najszybciej podjąć kroki w kierunku założenia adresu e-Doręczeń. Szczegółowe informacje na temat procesu rejestracji oraz funkcjonalności systemu można znaleźć na rządowej stronie biznes.gov.pl oraz na stronie Poczty Polskiej, która pełni rolę operatora wyznaczonego do obsługi publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.