Nadchodzi fala powakacyjnych kontroli. ZUS, Urzędy skarbowe i PIP szykują rekordowe działania

Koniec lata oznacza powrót urzędników z urlopów i wzmożone działania kontrolne. W 2025 roku przedsiębiorcy i pracownicy muszą przygotować się na szczególnie intensywną jesień – ZUS zyskał nowe uprawnienia, PIP planuje rekordowe 55 tysięcy kontroli, a fiskus intensyfikuje sprawdzanie wydatków.

Fot. Shutterstock / Warszawa w Pigułce

ZUS z nowymi, rozszerzonymi kompetencjami. Inspektorzy mogą przyjść wszędzie

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpoczął 2025 rok z drastycznie poszerzonymi uprawnieniami kontrolnymi. Jak informuje portal HRAppka.pl, najważniejszą zmianą jest rozszerzenie kontroli na firmy zatrudniające powyżej 20 osób. Do tej pory ZUS mógł sprawdzać zwolnienia lekarskie głównie u małych pracodawców – teraz może kontrolować każdą firmę, niezależnie od jej wielkości.

Rewolucją jest także rozszerzenie miejsc kontroli. Inspektorzy ZUS już nie ograniczają się do sprawdzania pracowników w miejscu zamieszkania. Mogą teraz pojawić się w siedzibie firmy, miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, a choćby w innych lokalizacjach istotnych dla weryfikacji schematy wykorzystania zwolnienia.

W pierwszej połowie 2024 roku ZUS przeprowadził prawie 261 tysięcy kontroli zwolnień lekarskich, wydając 18,6 tysiąca decyzji wstrzymujących wypłatę świadczeń na łączną kwotę około 24 milionów złotych. Z obniżonymi zasiłkami chorobowymi uzyskano kwotę niemal 117,5 miliona złotych.

Fiskus ostrzega przed kontrolami wydatków. 75% podatek czeka na nieprzygotowanych

Ministerstwo Finansów zapowiedziało nasilenie kontroli wydatków w 2025 roku. Urzędy skarbowe otrzymały nowe narzędzia analityczne pozwalające na lepsze typowanie podatników do sprawdzenia. Szczególnie pod lupą znajdą się wszystkie przelewy powyżej 15 tysięcy euro, czyli około 64 tysięcy złotych.

Kontrole nie dotyczą już tylko bogatych – coraz częściej sprawdzani są zwykli obywatele kupujący mieszkania, samochody, a choćby droższą elektronikę. najważniejsze jest, czy wydatki mają pokrycie w wykazywanych dochodach. Urząd może nałożyć zryczałtowany podatek w wysokości 75% od kwot, których pochodzenia nie można udowodnić.

Trybunał Konstytucyjny potwierdził, iż 75% to nie kara, ale „szczególny podatek od nieujawnionych źródeł przychodów”. Nie ma znaczenia forma płatności – liczy się wyłącznie możliwość udowodnienia źródła środków.

PIP planuje rekordowe 55 tysięcy kontroli. Żadna branża nie jest bezpieczna

Państwowa Inspekcja Pracy oficjalnie zapowiedziała przeprowadzenie 55 tysięcy kontroli w 2025 roku. To absolutny rekord, który może dotknąć praktycznie każdą branżę. Jak informuje portal Rzeczpospolita, Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki skupi się przede wszystkim na sprawdzaniu legalności zatrudnienia Polaków i cudzoziemców.

Szczególną uwagą objęte będą umowy cywilnoprawne wykorzystywane w sposób niezgodny z prawem. Inspektorzy będą sprawdzać, czy zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia lub kontraktu B2B w rzeczywistości nie spełnia kryteriów umowy o pracę. Konsekwencje mogą być dotkliwe – pracodawca może zostać zobowiązany do przekształcenia umowy, wyrównania składek ZUS i zapłaty wysokich kar finansowych.

W centrum uwagi znajdą się branże najbardziej narażone na nadużycia: budownictwo, handel, transport, gastronomia, usługi kurierskie oraz branża ochroniarska.

Historie przedsiębiorców przygotowujących się na kontrole

Marek z Warszawy, właściciel małej firmy budowlanej, już reorganizuje dokumentację: „Przeczytałem o nowych uprawnieniach PIP i zacząłem sprawdzać nasze umowy zlecenia. Okazuje się, iż kilku naszych 'zleceniobiorców’ faktycznie pracuje jak etatowcy – mają stałe godziny, wykonują pracę pod nadzorem. Muszę to zmienić, zanim przyjdą inspektorzy.”

Anna, właścicielka agencji marketingowej, obawia się kontroli ZUS: „Mam pracownika, który często choruje i jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą. Teraz ZUS może go skontrolować choćby w naszym biurze. To niepokojące, bo granica między tym, co można robić na L4, a tym czego nie można, nie zawsze jest jasna.”

Tomasz z Krakowa, przedsiębiorca w branży IT, przygotowuje się na kontrolę fiskusa: „Kupiłem mieszkanie za 800 tysięcy złotych. Mam wszystkie dokumenty, ale słyszałem, iż urząd może kwestionować każdy większy wydatek. Sprawdzam czy mam kompletną dokumentację na ostatnie 5 lat.”

Dlaczego akurat teraz? Gigantyczny deficyt wymusza działania

Przyczyny wzmożonych kontroli nie są przypadkowe. Uchwalony na 2025 rok budżet państwa przewiduje rekordowy deficyt 289 miliardów złotych, co stanowi 7,3% PKB. Jak podaje Ministerstwo Finansów, to oznacza, iż skarbówka musi pilnie szukać środków na pokrycie gigantycznej dziury w finansach publicznych.

Instytucje kontrolne mają także lepsze narzędzia niż kiedykolwiek wcześniej. Urzędy Skarbowe otrzymały systemy analityczne łączące dane z różnych źródeł: kont bankowych, systemów bankowości online, deklaracji PIT i raportów instytucji finansowych. ZUS ma dostęp do elektronicznych zwolnień lekarskich w czasie rzeczywistym, co usprawnia kontrolę nadużyć.

Co to oznacza dla ciebie?

Jeśli jesteś na zwolnieniu lekarskim – pamiętaj, iż inspektorzy ZUS mogą pojawić się bez zapowiedzi nie tylko w miejscu zamieszkania, ale także w siedzibie Twojej firmy. Każda aktywność sprzeczna z celem leczenia może skutkować utratą zasiłku za cały okres zwolnienia.

Jeśli dokonujesz większych zakupów – każdy wydatek powyżej kilku tysięcy złotych powinien mieć pokrycie w udokumentowanych dochodach. Przechowuj wszystkie dokumenty potwierdzające źródła przychodów: umowy kredytowe, dokumenty spadkowe, potwierdzenia wypłat odszkodowań.

Jeśli jesteś pracodawcą – sprawdź umowy cywilnoprawne pod kątem zgodności z rzeczywistym charakterem pracy. Upewnij się, iż osoby zatrudnione na umowy zlecenia rzeczywiście pracują jak zleceniobiorcy, a nie jak etatowcy.

Jeśli zatrudniasz cudzoziemców – przygotuj się na kontrole ze wsparciem Straży Granicznej. Sprawdź legalność zatrudnienia i pobytu wszystkich pracowników spoza UE.

Jeśli prowadzisz działalność w branżach wysokiego ryzyka – budownictwo, handel, transport, gastronomia są pod szczególnym nadzorem. Zadbaj o prawidłową dokumentację czasu pracy, wynagrodzeń i wszystkich świadczeń pracowniczych.

Jesienne miesiące tradycyjnie gorące dla kontroli

Wzmożone działania kontrolne po wakacjach to stała praktyka polskich instytucji. Sierpień i wrzesień to miesiące powrotu urzędników z urlopów i rozpoczęcia intensywnych działań. W przypadku ZUS dodatkowo chodzi o weryfikację potencjalnych nadużyć z wakacyjnego okresu.

Dla skarbówki jesień to czas przygotowań do rozliczeń rocznych oraz analizy wydatków z letnich miesięcy. Wiele osób w czasie urlopów dokonuje większych zakupów, które mogą wzbudzić zainteresowanie fiskusa. Nowe systemy analityczne pozwalają na szybkie wykrycie niespójności między wykazywanymi dochodami a poniesionymi wydatkami.

Jak skutecznie przygotować się na kontrole?

Krok 1: Uporządkuj dokumentację finansową Sprawdź czy masz kompletne dokumenty potwierdzające źródła wszystkich większych wydatków z ostatnich lat. Każda transakcja powyżej 15 tysięcy euro może zostać sprawdzona przez fiskusa.

Krok 2: Przeanalizuj umowy z pracownikami Zweryfikuj czy umowy cywilnoprawne rzeczywiście odpowiadają charakterowi wykonywanej pracy. jeżeli pracownik ma stałe godziny, wykonuje pracę pod nadzorem i ma obowiązek osobistego świadczenia usług – może to być podstawa do przekwalifikowania na umowę o pracę.

Krok 3: Zadbaj o prawidłową ewidencję Prowadź dokładną dokumentację czasu pracy, wypłacanych wynagrodzeń i wszystkich świadczeń. W razie kontroli PIP każda niejasność może być wykorzystana przeciwko pracodawcy.

Krok 4: Przygotuj strategię na zwolnienia lekarskie jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i jednocześnie jesteś zatrudniony, przygotuj jasne zasady postępowania w czasie choroby. Pamiętaj, iż „czynności incydentalne” muszą być rzeczywiście incydentalne i niezbędne.

Krok 5: Monitoruj zmiany prawne Przepisy dotyczące kontroli stale się zmieniają. Śledź komunikaty ZUS, PIP i Ministerstwa Finansów, aby być na bieżąco z nowymi wymogami.

Nowe technologie w służbie kontroli

Instytucje kontrolne wykorzystują coraz bardziej zaawansowane narzędzia. ZUS ma dostęp do platformy e-zwolnień w czasie rzeczywistym, co pozwala na natychmiastowe wykrycie podejrzanych przypadków. Algorytmy analizują częstotliwość zwolnień, ich długość i zgodność z profilem zdrowotnym pracownika.

Urządy skarbowe korzystają z systemów Big Data łączących informacje z różnych źródeł. Automatycznie wykrywane są niespójności między deklarowanymi dochodami a wydatkami, operacjami bankowymi czy stylem życia widocznym w mediach społecznościowych.

PIP otrzyma niedługo nowe uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnych zmieniających umowy cywilnoprawne na umowy o pracę. To oznacza, iż inspektorzy będą mogli przekwalifikować zatrudnienie bez konieczności zwracania się do sądu.

Praktyczne przykłady z kontroli

Kontrola ZUS – sprawa Pani Joanny Pracownica agencji reklamowej przebywała na zwolnieniu lekarskim z powodu przepukliny. Kontroler ZUS zastał ją w biurze firmy, gdzie „tylko odbierała pocztę”. Okazało się, iż spędziła tam 3 godziny, odpowiadając na e-maile i uczestnicząc w naradzie. Efekt: utrata zasiłku za cały okres zwolnienia.

Kontrola fiskusa – przypadek Pana Mariusza Mechanik samochodowy kupił mieszkanie za 400 tysięcy złotych, wykazując roczne dochody na poziomie 60 tysięcy złotych. Nie potrafił udokumentować pochodzenia dodatkowych środków, tłumacząc to oszczędnościami „trzymanymi w domu”. Urząd nałożył 75% podatek od nieudokumentowanej kwoty 340 tysięcy złotych.

Kontrola PIP – firma transportowa Przedsiębiorstwo zatrudniało 20 kierowców na umowy zlecenia. Kontrola wykazała, iż pracują według sztywnego harmonogramu, używają firmowych samochodów i wykonują trasę wyznaczoną przez dyspozytora. PIP przekwalifikował wszystkie umowy na etaty, a firma musiała dopłacić składki ZUS za ostatnie 3 lata.

Kiedy kontrola może być bezprawna?

Nie każda kontrola jest przeprowadzana zgodnie z prawem. Masz prawo do:

• Sprawdzenia uprawnień kontrolera – żądaj okazania legitymacji służbowej i upoważnienia do kontroli
• Obecności świadka – możesz poprosić o obecność osoby trzeciej podczas kontroli
• Zadawania pytań – kontroler musi wyjaśnić cel i zakres kontroli
• Składania wyjaśnień – masz prawo przedstawić swoją wersję zdarzeń
• Odwołania – możesz zaskarżyć decyzję kontrolną do organu wyższej instancji

Kontrola nie może odbywać się w dni świąteczne (poza przypadkami pilnymi) ani w godzinach nocnych bez szczególnego uzasadnienia.

Scenariusze na najbliższe miesiące

Scenariusz optymistyczny: Kontrole przebiegają sprawnie, dotkną głównie rzeczywistych nadużyć, a pracodawcy zdążą dostosować się do nowych wymogów. Dochody budżetowe wzrosną dzięki lepszemu egzekwowaniu prawa.

Scenariusz pesymistyczny: Masowe kontrole paraliżują działalność firm, prowadzą do licznych sporów i odwołań. Przedsiębiorcy przenoszą działalność do szarej strefy lub emigrują z kapitałem.

Scenariusz najbardziej prawdopodobny: Kontrole będą intensywne, ale skoncentrowane na najbardziej oczywistych nadużyciach. Część firm dostosuje się do wymogów, inne będą walczyć z decyzjami w sądach. Budżet zyska dodatkowe wpływy, ale mniej niż planowano.

Długoterminowe skutki wzmożonych kontroli

Intensyfikacja działań kontrolnych może mieć daleko idące konsekwencje dla polskiej gospodarki. Z jednej strony uszczelnienie systemu zwiększy wpływy budżetowe i poprawi uczciwe warunki konkurencji. Z drugiej strony może to zniechęcić do prowadzenia działalności gospodarczej i skłonić do przenoszenia biznesu do państw o mniej restrykcyjnych przepisach.

Szczególnie wrażliwe są małe firmy, które nie mają zasobów na zatrudnienie specjalistów od prawa pracy czy podatków. Mogą one zostać zmuszone do kosztownej reorganizacji lub zakończenia działalności.

Kontrole mają także pozytywne skutki – zmuszają do porządkowania dokumentacji, poprawiają warunki pracy i zwiększają świadomość prawną przedsiębiorców. W dłuższej perspektywie może to przyczynić się do profesjonalizacji polskiego biznesu.

Nadchodzące miesiące będą sprawdzianem dla wszystkich, którzy mieli nadzieję na „prześlizgnięcie się” obok obowiązujących przepisów. Instytucje kontrolne są lepiej wyposażone niż kiedykolwiek wcześniej i nie zamierzają odpuszczać. Najlepszą strategią jest proaktywne działanie – lepiej dostosować się do wymagań przed kontrolą niż tłumaczyć się po jej zakończeniu.