Na marginesie

Mimo całego zgiełku związanego z nieustającą kampanią imigracyjnego terroru zgotowaną nam przez obecną administrację pomyślałem, iż nie będę powtarzał stresujących wieści na temat coraz to nowych nalotów deportacyjnych, ale dla odmiany (i odwrócenia chwilowo uwagi od przygnębiających informacji) napiszę o czymś prostszym.

Jednym z ciągle powracających tematów jest uwierzytelnianie dokumentów. Mam tu na myśli oczywiście kwestię uwierzytelniania dokumentów w celu użycia ich za granicą. Do czasów konwencji haskiej z 1961 r. w sprawie zniesienia obowiązku legalizacji zagranicznych dokumentów publicznych uznawanie ich było bardzo dowolne i zwykle chaotycznie realizowane przez administracje niemalże wszystkich krajów.

Procedura prawie zawsze wiodła przez konsulaty, których legalizacyjne obowiązki stanowiły największą grupę spraw. Konwencja haska znacznie wszystko uprościła, ustanawiając zasadę urzędowego poświadczania dokumentów państwowych w formie apostille. Nazwa ta pochodzi z języka francuskiego i oznacza notatkę na marginesie dokumentu. Stany Zjednoczone ratyfikowały konwencję haską 15 października 1981 r., a Polska przyłączyła się formalnie dopiero po 24 latach od powstania dokumentu, w 2005 r. Dziś umowa ta obowiązuje 128 krajów, a jej strony zobowiązane są we wzajemnych stosunkach uznawać dokumenty opatrzone apostille. W USA dokumenty wystawione w poszczególnych stanach są uwierzytelniane przez lokalne Departamenty Stanu, czyli stanowe odpowiedniki federalnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Dokumenty federalne poświadcza Departament Stanu w Waszyngtonie.

Apostille uwierzytelnia zwykle państwowe dokumenty, takie jak akty notarialne, akty stanu cywilnego i dokumenty sądowe, ale także prywatne dokumenty notarialne, jak np. pełnomocnictwa. W przypadku tych ostatnich dochodzi zwykle jeszcze konieczność uwiarygodnienia podpisu samego notariusza. W Nowym Jorku w tym celu należy udać się z podpisanym notarialnie dokumentem do biura administracji hrabstwa, gdzie jest zarejestrowany notariusz i za opłatą ($3) uzyskać pieczęć potwierdzającą legalność podpisu notariusza. Dopiero z takim dokumentem można udać się do odpowiedniego biura nowojorskiego Departamentu Stanu i po złożeniu podania oraz uiszczeniu stosownej opłaty ($10) uzyskać apostille. Do jej uzyskania nie jest konieczna wizyta w biurze stanowego Departamentu Stanu. Zarówno w Nowym Jorku, jak i w innych stanach działa wiele firm trudniących się pośrednictwem w załatwianiu wszystkich formalności z tym związanych.

Dlaczego o tym wszystkim piszę? Otóż wiem z doświadczenia, iż choćby takie wydawałoby się oczywiste informacje nie są powszechnie znane, a posiadając na ich temat wiedzę można sobie zaoszczędzić wiele fatygi i niepotrzebnych kosztów. Jadąc do kraju ze świeżo poślubionym małżonkiem może warto byłoby pomyśleć, chociażby w celu uaktualnienia polskich dokumentów, by zaopatrzyć się w potwierdzony oficjalnie odpis aktu małżeństwa i opatrzyć go apostille. Stany Zjednoczone nie są jak na razie stroną konwencji wiedeńskiej z 1983 r. w sprawie wzajemnego uznawania wielojęzycznych odpisów aktów stanu cywilnego, więc do wydania polskiego paszportu na nowe nazwisko będzie potrzebna rejestracja małżeństwa w Urzędzie Stanu Cywilnego.

Tomasz Maj Esq.
[email protected]
718-349-3434
973-575-6311