Mediacja i koncyliacja przed Sądem Polubownym przy Prokuratorii Generalnej RP

Mediacja i inne pozasądowe metody rozstrzygania sporów zyskują na popularności. Obszarem, w którym jeszcze do niedawna nie były popularne, był szeroko pojęty sektor publiczny. Podmioty publiczne niejednokrotnie wolały rozstrzygnąć sprawę przed sądem niż negocjować ugodę. Powodów było wiele, ale jeden z najistotniejszych stanowiła obawa przed kwestionowaniem decyzji o polubownym rozstrzygnięciu sporu jako niegospodarności, a choćby naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Wobec powyższego ustawodawca znowelizował przepisy ustawy o finansach publicznych, wprowadzając zasadę, iż jednostka sektora finansów publicznych może zawrzeć ugodę w przypadku dokonania oceny, iż skutki ugody są dla tej jednostki lub odpowiednio Skarbu Państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego korzystniejsze niż prawdopodobny wynik postępowania sądowego albo arbitrażowego.

To otworzyło drogę do powszechnego rozstrzygania sporów z podmiotami publicznymi poza sądem. Zmiany te współgrają z założeniem i rozwojem Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej RP (dalej również jako: Sąd przy PGRP). Ten artykuł poświęcony jest działalności tego sądu w zakresie mediacji i koncyliacji.

Czym jest mediacja i koncyliacja

Mediacja jest dobrowolną i poufną metodą rozwiązywania sporów, w której strony prowadzą negocjacje z pomocą neutralnego mediatora, dążąc do wypracowania porozumienia satysfakcjonującego wszystkie zaangażowane podmioty. Mediacja może odbywać się wyłącznie za zgodą wszystkich stron. Zalety zakończenia sporu w drodze mediacji nie kończą się na kwestiach finansowych i czasowych (mediacja jest bowiem tańsza i szybsza niż proces sądowy). Strony, rozmawiając w mediacji, odzyskują ze sobą kontakt, a tym samym zyskują szansę na odbudowę relacji biznesowych z drugą stroną sporu i utrzymanie dobrego wizerunku w branży.

Koncyliacja różni się od mediacji tym, iż prowadzący postępowanie koncyliator nie tylko prowadzi dyskusję, łagodzi napięcie, pomaga stronom przełamać impas w rozmowach i skierować je na adekwatne tory. Proponuje on także – po wysłuchaniu stanowisk stron – konkretną propozycję rozwiązania sporu.

Mediacja i koncyliacja przed Sądem przy PGRP

W określonych przypadkach mediacja i koncyliacja może być prowadzona przed Sądem przy PGRP. Sąd ten jest adekwatny w sprawach sporów, w których występuje element publiczny (np. jedną ze stron jest Skarb Państwa, jednostka samorządu terytorialnego, państwowa osoba prawna, osoba prawna z udziałem Skarbu Państwa lub państwowej osoby prawnej, spółka kapitałowa z udziałem wymienionych podmiotów).
Sąd przy PGRP jest także adekwatny do prowadzenia mediacji w postępowaniu administracyjnym z udziałem organu administracji publicznej lub wskazanych wyżej podmiotów. Sądy powszechne nierzadko kierują też sprawy do mediacji, powierzając jej prowadzenie mediatorom z Sądu przy PGRP.

Podmioty publiczne niejednokrotnie wolały rozstrzygnąć sprawę przed sądem niż negocjować ugodę

Przebieg mediacji i koncyliacji

Mediacja i koncyliacja przed Sądem przy PGRP może zostać wszczęta na podstawie klauzuli zawartej w umowie albo osobnej umowy o mediację lub koncyliację, która może zostać zawarta również za pośrednictwem Sądu przy PGRP na wniosek jednej ze stron. W tym celu można skorzystać z formularza dostępnego na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/sp-prokuratoria/formularze2. Mediacje umowne to ok 80% postępowań prowadzonych przed Sądem przy PGRP. Pozostałe 20% to mediacje ze skierowania sądu.

Przystąpienie do mediacji lub koncyliacji nie pociąga za sobą obowiązku zawarcia ugody, nie wyłącza również prawa do dochodzenia swoich roszczeń przed sądem w przypadku braku osiągnięcia porozumienia.

Po wyrażeniu zgody na mediację i osobę mediatora przez wszystkie zaangażowane strony, sprawa jest przekazywana mediatorowi, który następnie kontaktuje się ze stronami w celu umówienia spotkań mediacyjnych. Analogicznie przedstawia się rozpoczęcie koncyliacji.
Mediatorem lub koncyliatorem może być wyłącznie osoba posiadająca specjalistyczną wiedzę i umiejętności do prowadzenia polubownych metod rozwiązywania sporów oraz niezbędne doświadczenie. Sąd Polubowny przy PGRP prowadzi listy Mediatorów i Koncyliatorów Stałych, z którymi można się zapoznać na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/sp-prokuratoria. Mediację lub koncyliację mogą prowadzić wyłącznie osoby wskazane na ww. listach, natomiast strony mogą wskazać preferowanego mediatora lub koncyliatora.

Mediacja może odbywać się wyłącznie za zgodą wszystkich stron

Nie ma jednego sztywnego schematu prowadzenia mediacji. Mediator prowadzi postępowanie mediacyjne według swojego uznania, kierując się zasadami bezstronności i neutralności. Najczęściej w pierwszej kolejności mediator przeprowadza spotkania indywidualne z każdą ze stron, pozyskując w ten sposób informacje o konflikcie i nastawieniu stron do jego rozwiązania. Następnie dochodzi do sesji wspólnej, na której ustalane są punkty wspólne oraz sporne, a strony zachęcane są przez mediatora do konstruktywnej dyskusji i poszukiwania możliwych rozwiązań sporu, możliwie w najpełniejszy sposób zaspokajających interes wszystkich zaangażowanych podmiotów.

Nie jest wykluczone, iż po rozpoczęciu sesji wspólnej, zostaną ponownie przeprowadzone spotkania indywidualne stron z mediatorem. Mogą one odbywać się z inicjatywy stron lub mediatora. Nie ma przy tym limitu spotkań stron z mediatorem. Spotkania mediacyjne za zgodą stron mogą odbywać się zdalnie.

Ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem

Mediator dąży do prowadzenia mediacji w sposób efektywny, dopasowany do potrzeb i możliwości stron, aby zapewnić im jak najlepsze warunki do ugodowego zakończenia sporu. Mediator nie rozstrzyga jednak sporu między stronami, a jedynie wspiera je w prowadzonych negocjacjach, łagodzi ewentualne napięcia oraz pomaga w przełamaniu przejściowych impasów.

Koncyliacja ma nieco inny przebieg. Rozpoczyna się od przedstawienia przez obie strony stanowisk i roszczeń oraz ewentualnie dokumentów (w koncyliacji nie przeprowadza się dowodów z przesłuchania świadków i stron oraz opinii biegłych). Koncyliator może poprosić strony o przekazanie dodatkowych dokumentów, stanowisk i wyjaśnień. Na tej podstawie koncyliator przedstawia stronom propozycję koncyliacyjną. Strony mogą ją odrzucić, przyjąć, negocjować dalej między sobą jej treść i zawrzeć ugodę w ramach koncyliacji lub poza nią.

Czas trwania mediacji lub koncyliacji nie jest ograniczony sztywnymi ramami czasowymi i zależy między innymi od stopnia skomplikowania sporu, nastawienia stron do rozwiązania konfliktu, częstotliwości spotkań, dostępności stron.

Zakończenie mediacji i koncyliacji

Postępowanie mediacyjne kończy się w przypadku zawarcia ugody, wyrażenia woli zakończenia mediacji przez co najmniej jedną ze stron bądź stwierdzenia przez mediatora niemożliwości, niecelowości lub bezprzedmiotowości dalszego prowadzenia postępowania mediacyjnego.
Z przebiegu mediacji mediator sporządza protokół zawierający dane mediatora, stron i reprezentujących ich pełnomocników, podstawę prowadzenia mediacji, wyszczególnienie wszystkich posiedzeń mediacyjnych oraz informację o wyniku postępowania. Zgodnie z zasadą poufności mediacji, protokół nie zawiera natomiast informacji o stanowiskach stron i propozycjach ugodowych prezentowanych w toku prowadzonych rozmów. o ile strony zawarły ugodę przed mediatorem, ugodę załącza się do protokołu lub zamieszcza w protokole. Odpis protokołu mediator doręcza wszystkim stronom.

Mediacja i koncyliacja przed Sądem przy PGRP zyskują na popularności. Od 2021 r. zauważyć można co roku kilkukrotny wzrost liczby prowadzonych postępowań

Co istotne, ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem. Ugoda zawarta przed mediatorem, którą zatwierdzono przez nadanie jej klauzuli wykonalności, jest tytułem wykonawczym i umożliwia prowadzenie przymusowej egzekucji.

W przypadku zawarcia przez strony ugody przed koncyliatorem – traktuje się ją jako ugodę mediacyjną (zob. wyżej).

Opłaty

Opłata za postępowanie mediacyjne lub koncyliacyjne przed Sądem przy PGRP wynosi 5000 zł plus VAT (łącznie dla obu stron, które co do zasady ponoszą opłatę w równych częściach, chyba iż umówią się inaczej). o ile w trakcie mediacji lub koncyliacji odbyły się więcej niż trzy posiedzenia, opłata ulega zwiększeniu o 1000 zł plus VAT za każde kolejne posiedzenie, jednak nie więcej niż 10 000 zł plus VAT.
W przypadku mediacji ze skierowania sądu powszechnego opłata wynosi 1% wartości przedmiotu sporu, ale nie mniej niż 150 zł plus VAT i nie więcej niż 2000 zł plus VAT za całość postępowania (plus wydatki mediatora).

Mediacje przed Sądem przy PGRP są bardzo skuteczne. Do ugody dochodzi w ponad 80% postępowań

Statystyki dotyczące mediacji i koncyliacji przed Sądem przy PGRP

Mediacja i koncyliacja przed Sądem przy PGRP zyskują na popularności. Od 2021 r. zauważyć można co roku kilkukrotny wzrost liczby prowadzonych postępowań – w 2023 r. wszczęto 550 postępowań mediacyjnych i blisko 70 koncyliacyjnych (wobec, odpowiednio, ok. 270 i ok. 40 w 2022 r.). Wartość przedmiotu sporu w postępowaniach prowadzonych w Sądzie przy PGRP przekroczyła w 2023 r. 10 mld zł.
Co najistotniejsze, mediacje przed Sądem przy PGRP są bardzo skuteczne. Do ugody dochodzi w ponad 80% postępowań. Są też sprawne i efektywne – mediana czasu trwania postępowania wynosi 4 miesiące.