KSeF wchodzi na stałe. Sprawdź, co się zmienia w fakturowaniu od 2026 roku

Od 2026 roku faktury w Wordzie i Excelu przechodzą do historii. Wszystkie firmy w Polsce będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który stanie się jedynym obowiązkowym narzędziem do wystawiania dokumentów sprzedaży. Nowe przepisy oznaczają pełną cyfryzację i koniec papierowych faktur, a także wprowadzenie różnych trybów pracy, które mają zagwarantować ciągłość działania choćby przy awarii systemu czy braku internetu.

Fot. Warszawa w Pigułce

Koniec faktur w Wordzie i Excelu. Od 2026 roku KSeF zmienia zasady gry

Od 2026 roku wszystkie firmy w Polsce czeka rewolucja w rozliczeniach. W życie wchodzi obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmieni sposób wystawiania dokumentów sprzedaży. To oznacza definitywny koniec faktur przygotowywanych w Wordzie, Excelu czy na papierze. Każdy dokument będzie musiał trafić do rządowego systemu i uzyskać numer identyfikacyjny.

Faktury tylko w KSeF

Dotychczas przedsiębiorcy mogli wystawiać faktury w dowolnej formie – na komputerze, manualnie lub w dedykowanym programie księgowym. Po 1 lutego 2026 roku jedyną drogą będzie KSeF. System działa w formacie e-faktury FA(3) i przypisuje każdemu dokumentowi unikalny identyfikator. Dzięki temu kontrahent otrzyma fakturę bezpośrednio w systemie, bez konieczności dodatkowej wysyłki.

Różne tryby dla różnych sytuacji

Ministerstwo Finansów przygotowało kilka wariantów pracy z KSeF, aby przedsiębiorcy mogli działać także w wyjątkowych warunkach:

• Tryb online – standardowe wystawianie faktur. Dokument natychmiast trafia do KSeF i uzyskuje numer. To podstawowy model pracy dla firm.
• Tryb offline24 – opcja dla przedsiębiorców bez dostępu do internetu w danym momencie. Fakturę można wystawić i przekazać klientowi od razu, a do systemu dosłać najpóźniej następnego dnia roboczego.
• Tryb offline (niedostępność systemu) – stosowany, gdy to KSeF ma przerwę techniczną. Faktury wystawione w tym czasie trzeba przesłać do systemu po jego uruchomieniu, również w ciągu jednego dnia roboczego.
• Tryb awaryjny – aktywowany tylko w przypadku ogłoszonej awarii systemu przez Ministerstwo Finansów. Faktury można wystawiać lokalnie, a do KSeF należy je przesłać w ciągu 7 dni od zakończenia awarii.

Wspólne zasady

Niezależnie od trybu, każda faktura musi być opatrzona kodami QR: OFFLINE – do weryfikacji danych oraz CERTYFIKAT – potwierdzającym autentyczność wystawcy. Wszystkie dokumenty będą musiały być zgodne z jednolitą strukturą FA(3).

Co to oznacza dla firm?

Najwięksi przedsiębiorcy i sieci handlowe będą w praktyce korzystać z trybu online. Mikrofirmy czy przedstawiciele handlowi działający w terenie mogą częściej wybierać tryb offline24. Awaryjny pozostanie rozwiązaniem zabezpieczającym wszystkich podatników.

Choć nowe zasady wydają się skomplikowane, ich celem – jak podkreśla Ministerstwo Finansów – nie jest utrudnianie życia przedsiębiorcom, ale zapewnienie ciągłości rozliczeń w każdych warunkach. Od 2026 roku faktura stanie się dokumentem w pełni cyfrowym i jednolitym, co ma ułatwić kontrolę skarbową, ograniczyć wyłudzenia VAT i przyspieszyć obieg dokumentów.