Polska. Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Od 1 lutego zaczyna obowiązywać Krajowy System e-Faktur, czyli centralna platforma do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w obrocie między firmami. To jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat, która docelowo obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców.
KSeF – czym jest i jak działa nowy system fakturowania
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który umożliwia obsługę faktur ustrukturyzowanych w relacjach B2B. Faktura wystawiona w KSeF trafia bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie jest przechowywana i udostępniana odbiorcy. Oznacza to koniec tradycyjnego przesyłania faktur e-mailem czy w formie papierowej w obrocie między firmami.
Pierwszy etap KSeF – obowiązek dla największych firm
Od 1 lutego KSeF obejmie największe przedsiębiorstwa, czyli takie, które w 2024 roku osiągnęły obroty przekraczające 200 mln zł. Według szacunków Ministerstwa Finansów dotyczy to około 4,2 tysiąca firm. Dla tych podmiotów korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe już na starcie.
Drugi etap KSeF od 1 kwietnia – zmiany dla większości firm
Kolejny etap wdrażania KSeF rozpocznie się 1 kwietnia. Od tego momentu system obejmie pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych firm. W praktyce oznacza to, iż obowiązek korzystania z KSeF obejmie dużą część rynku, w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz osoby pracujące na tzw. samozatrudnieniu.
Kogo uznaje się za najmniejsze firmy w KSeF
Za najmniejsze firmy uznawani są przedsiębiorcy, których miesięczne obroty dokumentowane fakturami w KSeF nie przekraczają 10 tys. zł. Chodzi o sprzedaż realizowaną na rzecz innych firm. Dla tej grupy obowiązek korzystania z KSeF został odroczony do 1 stycznia 2027 roku.
Samozatrudnienie a KSeF – kto musi się przygotować
Od 1 kwietnia KSeF obejmie również wielu samozatrudnionych, którzy regularnie wystawiają faktury innym firmom na kwoty przekraczające 10 tys. zł miesięcznie. Dla nich oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych oraz codziennej pracy do nowych zasad fakturowania.
Wyłączenia i okresy przejściowe w 2026 roku
W 2026 roku KSeF nie obejmie jeszcze faktur uproszczonych w postaci paragonów z NIP nabywcy, których wartość nie przekracza 450 zł lub równowartości tej kwoty w euro. Takie dokumenty zostaną objęte systemem dopiero od początku 2027 roku. Utrzymano również okres przejściowy dla faktur papierowych wystawianych przy użyciu elektronicznych kas fiskalnych – zakończy się on wraz z końcem 2026 roku.
Faktury konsumenckie poza obowiązkiem KSeF
Krajowy System e-Faktur nie będzie obowiązkowy w przypadku faktur wystawianych konsumentom. Oznacza to, iż faktury za prąd, gaz czy inne usługi dla odbiorców indywidualnych mogą być przez cały czas wystawiane na dotychczasowych zasadach. Przepisy dopuszczają jednak dobrowolne korzystanie z KSeF także przy sprzedaży na rzecz konsumentów.
KSeF – co zmieni się dla firm w praktyce
Wprowadzenie KSeF oznacza większą automatyzację, szybszy obieg dokumentów oraz łatwiejszą kontrolę podatkową. Dla przedsiębiorców to także konieczność dostosowania systemu księgowego i procedur wewnętrznych. Choć początkowo zmiany mogą być wyzwaniem, w dłuższej perspektywie system ma uprościć rozliczenia i zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
