Koniec z pracą tylko 8-16. Przepisy już działają. Nie będziesz musiał brać urlopu, ale nie wszędzie wszystko załatwisz

Praca do 16:00 nie musi już oznaczać brania urlopu tylko po to, żeby zdążyć do urzędu. W części instytucji państwowych jeden dzień tygodnia został wydłużony aż do godzin wieczornych. Problem polega na tym, iż rozwiązanie nie obejmuje wszystkich urzędów, a choćby dwa okienka znajdujące się w tym samym budynku mogą kończyć obsługę o zupełnie różnych porach.

Fot. Shutterstock

W Warszawie najlepiej widać to w poniedziałek. Do urzędu skarbowego można przyjść jeszcze przed godziną 18:00. ZUS kończy obsługę wcześniej. W urzędzie dzielnicy można tego dnia wyrobić dowód osobisty albo załatwić sprawę samochodu do godziny 18:00, ale znajdujący się w niektórych urzędach dzielnic punkt paszportowy kończy przyjmowanie interesantów już o 17:30. Wszystko dlatego, iż za poszczególnymi okienkami stoją różne instytucje i różne przepisy.

Co najmniej jeden dzień do 18:00. Rząd wskazał poniedziałek

Podstawa nowych zasad znajduje się w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów dotyczącym organizacji czasu pracy w części urzędów państwowych i administracji rządowej. W placówkach wykonujących zadania związane z obsługą interesantów kierownik ma ułożyć czas pracy w taki sposób, aby co najmniej jednego dnia w tygodniu obsługa była wykonywana między godziną 8:00 a 18:00. Nie oznacza to wydłużenia czasu pracy pojedynczego urzędnika do 10 godzin – urząd organizuje odpowiednie grafiki pracowników.

Od 15 maja 2025 roku Szefowa Służby Cywilnej zaleciła, aby wydłużonym dniem był poniedziałek, chyba iż lokalne warunki uzasadniają wybór innego dnia. Rząd umieścił zmianę również w swoim pakiecie deregulacyjnym, argumentując, iż dotychczasowe godziny 8:00-16:00 często dokładnie pokrywały się z czasem pracy osób, które miały korzystać z usług administracji.

Najważniejsze jest jednak słowo „część”. Nie wprowadzono jednej zasady mówiącej, iż od dzisiaj każdy urząd w Polsce musi być w poniedziałek otwarty do 18:00. Zakres przepisów obejmuje przede wszystkim administrację rządową i określone urzędy państwowe. Samorządy funkcjonują według odrębnych zasad.

Urząd skarbowy w Warszawie: w poniedziałek do 18:00

Dla przeciętnego mieszkańca najbardziej widocznym przykładem są urzędy skarbowe. Warszawskie placówki Krajowej Administracji Skarbowej przyjmują klientów w poniedziałki od 8:00 do 18:00, natomiast od wtorku do piątku zasadniczo od 8:00 do 15:00. Takie godziny podają między innymi urzędy Warszawa-Praga, Warszawa-Targówek, Warszawa-Ursynów oraz urzędy Warszawa-Śródmieście.

Oznacza to, iż osoba wychodząca z pracy o 16:00 może w poniedziałek zdążyć osobiście do skarbówki bez wykorzystywania dnia urlopu. KAS zachęca jednak do wcześniejszego umówienia wizyty internetowo, szczególnie przy sprawach wymagających rozmowy z konkretnym pracownikiem. Sam budynek Izby Administracji Skarbowej może mieć inne godziny niż sale obsługi poszczególnych urzędów skarbowych, dlatego przed wizytą przez cały czas warto sprawdzić konkretną placówkę.

ZUS kończy godzinę wcześniej

Zupełnie inaczej działa ZUS. Warszawskie placówki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przyjmują klientów w poniedziałki zasadniczo w godzinach 8:00-17:00, a bilety w systemie kolejkowym można pobrać do 16:45. Od wtorku do piątku obsługa odbywa się najczęściej od 8:00 do 15:00.

Jeżeli więc ktoś wyjdzie z pracy o 17:00 i pojedzie do ZUS, będzie już za późno. Ten przykład dobrze pokazuje, dlaczego hasło „urzędy są teraz czynne do 18:00” jest zbyt daleko idącym uproszczeniem. ZUS nie został objęty dokładnie tym samym mechanizmem co administracja rządowa i posiada własną organizację pracy placówek.

Urząd dzielnicy nie musi pracować do 18:00 z powodu rządowych przepisów

Jeszcze ciekawiej wygląda sytuacja w warszawskich urzędach dzielnic. Są one częścią samorządu miasta stołecznego Warszawy, a więc rządowe zasady dotyczące administracji rządowej nie nakładają na nie automatycznie obowiązku wydłużenia obsługi do 18:00. Warszawa sama jednak od dawna organizuje część najważniejszych usług w sposób wygodniejszy dla mieszkańców.

Delegatury Biura Administracji i Spraw Obywatelskich obsługujące między innymi wydawanie dowodów osobistych, meldunki, prawa jazdy i rejestrację pojazdów przyjmują interesantów w poniedziałki od 8:00 do 18:00, a od wtorku do piątku od 8:00 do 16:00. W efekcie mieszkaniec Warszawy rzeczywiście może po pracy wyrobić dowód osobisty albo zarejestrować samochód.

Nie dzieje się tak jednak dlatego, iż rząd nakazał warszawskiemu ratuszowi wydłużyć godziny pracy. To organizacja przyjęta przez samo miasto. I właśnie dlatego sytuacja może wyglądać inaczej w innej gminie czy mieście, gdzie urząd samorządowy przez cały czas kończy obsługę znacznie wcześniej.

W tym samym budynku jedno okienko do 18:00, a drugie do 17:30

Najlepszym przykładem administracyjnego paradoksu są punkty paszportowe. Część z nich działa fizycznie w budynkach warszawskich urzędów dzielnic, ale nie są częścią administracji miasta. Obsługę paszportową prowadzi administracja wojewody, czyli administracja rządowa.

Warszawskie punkty paszportowe Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego przyjmują w poniedziałki zasadniczo od 10:00 do 17:30, a od wtorku do piątku od 8:00 do 15:30. Można więc wejść w poniedziałek do tego samego budynku urzędu dzielnicy o 17:40 i przez cały czas zdążyć do stanowiska zajmującego się dowodem osobistym albo rejestracją samochodu, ale na złożenie wniosku paszportowego będzie już za późno.

Nie ma w tym sprzeczności. Dowód osobisty wydaje gmina, natomiast paszport jest zadaniem wojewody. Dwie usługi mogą być realizowane pod jednym dachem przez pracowników należących do dwóch różnych systemów administracji.

Mazowiecki Urząd Wojewódzki działa dłużej, ale też nie każda usługa do tej samej godziny

Podobne różnice można znaleźć w samym Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim. Urząd jako całość podaje podstawowe godziny pracy 8:00-16:00, ale jego Kancelaria Główna w poniedziałek działa do 18:00. Wydział Spraw Cudzoziemców pracuje w poniedziałek od 10:00 do 18:00, natomiast obsługa klientów kończy się o 17:30.

To ważne przy interpretowaniu nowych zasad. Wymóg zapewnienia obsługi w wydłużonym przedziale nie oznacza, iż każda sprawa, każde okienko i każdy wydział musi być dostępny dokładnie do 18:00. Konkretne harmonogramy są ustalane przez poszczególne urzędy, a obsługa może wymagać dodatkowo wcześniejszej rezerwacji terminu lub pobrania numerka przed określoną godziną.

Ratusz, urząd dzielnicy, urząd pracy – tutaj rządowy nakaz nie działa automatycznie

Samorząd gminny, powiatowy i wojewódzki ma własne zasady organizowania czasu pracy. Obejmuje to między innymi urzędy miast i gmin, starostwa, urzędy marszałkowskie oraz instytucje samorządowe. Warszawski ratusz i urzędy 18 dzielnic nie zostały więc automatycznie włączone do rządowego systemu tylko dlatego, iż zajmują się sprawami urzędowymi mieszkańców.

Podobnie należy uważać z Urzędem Pracy m.st. Warszawy, który jest jednostką samorządową. Sama nazwa „urząd” nie mówi jeszcze nic o tym, czy placówka podlega obowiązkowi wydłużonej obsługi wynikającemu z zasad dotyczących administracji rządowej.

Nie obejmuje on również automatycznie ZUS, NFZ czy sądów. Te instytucje działają na własnych podstawach prawnych i posiadają własne harmonogramy. Dlatego przed wyjściem z pracy o 16:00 przez cały czas warto sprawdzić godziny dokładnie tej instytucji, do której zamierzamy pojechać.

Rząd chciał objąć również samorządy. Pomysł spotkał się z oporem

Pomysł rozszerzenia rozwiązania pojawił się już podczas prac rządu nad deregulacją. Wiosną 2025 roku Szefowa Służby Cywilnej informowała podczas Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego o propozycji, aby przepisy dotyczące wydłużonych godzin objęły zarówno administrację rządową, jak i urzędy samorządowe. Rozważano wtedy jeden dzień pracy do 18:00, a choćby do 19:00.

Strona samorządowa podeszła jednak do takiego pomysłu bardzo sceptycznie. Samorządowcy argumentowali między innymi, iż lokalne władze powinny samodzielnie ustalać czas obsługi mieszkańców w zależności od potrzeb, liczby klientów, możliwości kadrowych i charakteru konkretnej gminy.

Na dziś nie ma obowiązującego ogólnopolskiego przepisu nakazującego wszystkim urzędom miast i gmin otwarcie do 18:00. Nie znaleźliśmy również aktualnego rządowego projektu, który byłby w tej chwili na zaawansowanym etapie legislacyjnym i wprowadzał taki obowiązek. Aktualna rządowa informacja o deregulacji przez cały czas opisuje zmianę jako rozwiązanie dotyczące administracji rządowej.

Warszawa już zrobiła część tego bez rządowego nakazu

Dla mieszkańców stolicy efekt jest jednak dość korzystny, ponieważ Warszawa niezależnie od regulacji państwowych prowadzi najważniejsze sprawy obywatelskie dłużej w poniedziałki. Dowód osobisty, meldunek, prawo jazdy czy rejestrację samochodu można wtedy załatwiać do 18:00. Jednocześnie podatki można załatwić w urzędzie skarbowym również do 18:00.

Godzinę wcześniej kończy standardowa poniedziałkowa obsługa w ZUS, a około 17:30 kończą pracę warszawskie punkty paszportowe. W innych wydziałach i instytucjach godziny mogą być jeszcze inne. Paradoksalnie więc osoba mająca kilka spraw urzędowych jednego dnia przez cały czas musi układać trasę według konkretnych okienek, a nie jednego ogólnego hasła o wydłużeniu pracy administracji.

Przed wyjściem z pracy sprawdź nie budynek, ale konkretną usługę

Najbezpieczniejsza zasada jest bardzo prosta. Nie wystarczy sprawdzić, do której godziny otwarty jest urząd albo budynek. Trzeba sprawdzić godziny obsługi konkretnej sprawy. Kancelaria może działać do 18:00, podczas gdy specjalistyczne stanowisko przestaje przyjmować klientów pół godziny wcześniej. W urzędzie może obowiązywać również system rezerwacji albo wcześniejsze zakończenie wydawania numerków.

Zmiana rzeczywiście ułatwiła życie osobom pracującym w klasycznych godzinach 8:00-16:00 i w wielu przypadkach pozwala uniknąć wykorzystywania urlopu wyłącznie na wizytę w urzędzie. Nie stworzyła jednak jednolitej sieci placówek czynnych do 18:00. Urząd skarbowy, ZUS, urząd dzielnicy i punkt paszportowy mogą znajdować się kilka minut od siebie, a każdy z nich przez cały czas działa według trochę innych zasad.