Koniec ery awizo. Co zmieni się w komunikacji urzędowej od 1 stycznia?

Od 1 stycznia 2026 roku rozpocznie się nowy etap cyfrowej komunikacji w administracji publicznej. Zakończenie okresu przejściowego dla podmiotów publicznych w e-Doręczeniach oznacza obowiązek stosowania tego systemu jako podstawowego kanału doręczania korespondencji do obywateli i firm. To symboliczny koniec papierowych awizo i początek jednolitego, cyfrowego standardu komunikacji w urzędach.

Polska jest wśród liderów cyfrowej administracji w Europie. Wprowadzenie e-Doręczeń to nie tylko koniec papierowych awizo, ale też początek jednolitego systemu komunikacji – opartego na nowoczesnych technologiach. To wygodne, szybkie i bezpieczne rozwiązanie, które sprawia, iż administracja staje się bliższa ludziom

– powiedział wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.

Dotychczas podmioty publiczne mogły odstępować od korzystania z e-Doręczeń w ściśle określonych przypadkach – np. z przyczyn organizacyjnych lub technicznych. Takie rozwiązanie obowiązuje jedynie do końca 2025 roku. Od nowego roku każda instytucja publiczna będzie zobowiązana do doręczania pism przede wszystkim przez e-Doręczeń.

W praktyce korespondencja do obywateli i przedsiębiorców będzie kierowana na adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Rozwiązanie to łączy wygodę, szybkość i bezpieczeństwo, a każda przesyłka posiada moc prawną równą tradycyjnemu listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru.

Wszyscy zyskują na cyfryzacji. Dla administracji publicznej wprowadzenie e-Doręczeń oznacza oszczędności i uproszczenie procesów obsługi korespondencji. Dla obywateli – koniec z papierowym awizo i koniecznością wizyty na poczcie. Dla przedsiębiorców – sprawniejszą obsługę i uporządkowaną dokumentację.

Najważniejsze korzyści z e-Doręczeń

e-Doręczenia to także wiele korzyści:

• bezpieczeństwo treści – ochrona przed nieuprawnionymi zmianami w korespondencji,
• wiarygodność – jednoznaczna identyfikacja nadawcy i adresata,
• bezpieczeństwo prawne – zgodność z krajowymi i europejskimi przepisami,
• przejrzystość procesów – każdą czynność potwierdza kwalifikowany znacznik czasu,
• oszczędność czasu – możliwość wysyłania i odbierania pism bez wizyty na poczcie,
• niższe koszty – przesyłki elektroniczne są tańsze niż tradycyjne listy polecone.

e-Doręczenia to państwowy system elektronicznej korespondencji wprowadzony ustawą o doręczeniach elektronicznych z 2020 roku. Każda przesyłka ma moc prawną równą listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru, a system automatycznie rejestruje datę nadania i odbioru.

Założenie skrzynki e-Doręczeń umożliwia odbiór pism z urzędów w formie elektronicznej – wyłącznie aktywni użytkownicy systemu otrzymają korespondencję cyfrowo. Wniosek o założenie skrzynki do doręczeń elektronicznych można złożyć w pełni online, w zaledwie kilka minut na stronie e-Doręczeń (https://www.gov.pl/web/e-doreczenia).

5 powodów, dla których warto korzystać z e-Doręczeń

Wygoda, bezpieczeństwo i pełna moc prawna – to tylko niektóre zalety e-Doręczeń. Ten cyfrowy odpowiednik listu poleconego zdobywa coraz większą popularność.

Coraz więcej osób rezygnuje z papierowych listów w kontaktach z instytucjami publicznymi i wybiera prostą, cyfrową komunikację. Z systemu korzystają już miliony użytkowników, a liczba przesyłek przekroczyła 37 milionów.

– e-Doręczenia to cyfrowa zmiana w codziennych relacjach z administracją. Szybciej, prościej, oszczędniej – dla wszystkich. To nie wizja jutra, to rozwiązanie, które działa tu i teraz oraz ułatwia życie nam wszystkim – powiedział wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.

Cyfrowa komunikacja zamiast papierowych listów

Jeszcze do niedawna odbiór ważnego pisma urzędowego wiązał się z koniecznością wizyty na poczcie, żeby odebrać awizowaną przesyłkę. Dla wielu osób oznaczało to stracony czas i dodatkowy stres. Dzięki e-Doręczeniom ta sytuacja przechodzi do historii.

System e-Doręczeń działa w prosty sposób – po zalogowaniu się do skrzynki użytkownik może odebrać pismo w dowolnym momencie, a powiadomienie o nowej korespondencji przychodzi e-mailem. To rozwiązanie dostępne jest dla wszystkich – dla obywateli, przedsiębiorców, zawodów zaufania publicznego jak i podmiotów publicznych.

Dlaczego warto korzystać z e-Doręczeń?

Oto pięć powodów, dla których warto korzystać z e-Doręczeń:

1. Oszczędność czasu – odbiór pisma urzędowego zajmuje kilka minut, bez kolejek i bez wychodzenia z domu.
2. Dostępność 24/7 – dostęp do cyfrowej korespondencji z komputera, telefonu czy tabletu.
3. Moc prawna – każda wiadomość jest równa listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru, a system rejestruje datę nadania i odbioru.
4. Bezpieczeństwo – przesyłki są szyfrowane, a nadawca i adresat zawsze zweryfikowani.
5. Darmowa korespondencja z urzędem – obywatele nie muszą już ponosić kosztów wysyłki papierowych listów poleconych.

System działa zgodnie z polskimi i europejskimi regulacjami. Każdy może założyć skrzynkę w kilka minut poprzez stronę e-Doręczeń >>https://www.gov.pl/web/e-doreczenia.