Jak przygotować się do digitalizacji dokumentów?

Cyfryzacja dokumentów jest niezbędna dla nowoczesnych firm i zapewnia mnóstwo korzyści w porównaniu z tradycyjnymi metodami dokumentowania. Pomaga organizacjom poprawić wydajność, obniżyć koszty, poprawić zgodność i środki bezpieczeństwa. Ponadto umożliwia organizacjom przejście na pracę bez papieru i zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko. jeżeli jeszcze nie zintegrowałeś cyfryzacji ze swoim modelem biznesowym, czas zacząć!

Zrozumienie zalet cyfryzacji – dlaczego warto digitalizować dokumenty

Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania dokumentów papierowych w cyfrowe. Zabieg ten przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści i usprawnia ich codzienne funkcjonowanie. Każda firma codziennie dokonuje dziesiątek, setek, a choćby tysięcy operacji, procesów i transakcji, których wynikiem jest tworzenie się nowej dokumentacji.

W związku z tym tradycyjne techniki dokumentowania w formie papierowej dzisiaj się już nie sprawdzają. Oczywiście makulatura nie została jeszcze wykluczona stuprocentowo, niemniej spychana jest na margines. Co za tym stoi? Ograniczenia.

Przechowywanie i zarządzanie dokumentami papierowymi jest czasochłonne oraz kosztowne, mało ekologiczne i zajmuje dużo miejsca. Faktury, korekty, rejestry czy ewidencje są trudne do śledzenia – nie wspominając o odszukiwaniu w wielostronicowych umowach konkretnej informacji. W aplikacji do zarządzania dokumentami cyfrowymi wystarczy kliknąć „lupkę” i wpisać słowo najważniejsze lub ustawić odpowiednie filtry. Jednak to dopiero wierzchołek góry lodowej korzyści, jakie oferują rozwiązania do digitalizacji dokumentów.

• Lepsze zabezpieczenia – dokumenty cyfrowe można solidnie zabezpieczyć i chronić przed kradzieżą lub uszkodzeniem. Cyfryzacja zapewnia bezpieczeństwo dokumentów wrażliwych, a dostęp do nich można ograniczyć wyłącznie do upoważnionych pracowników.
• Zwiększona wydajność – cyfryzacja umożliwia pracownikom szybki dostęp, przeglądanie i udostępnianie dokumentów. Wpływa to na zwiększenie ogólnej wydajność zespołów.
• Oszczędność kosztów – digitalizacja eliminuje potrzebę posiadania fizycznego archiwum. Dzięki temu firmy oszczędzają na wynajmie bądź kupnie mniejszej przestrzeni biurowej i wydatkach na media. Zdigitalizowane dokumenty przechowywane są w chmurze, co ułatwia ich zdalne udostępnianie partnerom biznesowym oraz klientom.
• Ograniczanie ryzyka – informacje przechowywane w postaci cyfrowej są odporne na różne zagrożenia, takie jak pożar, kradzież, wandalizm czy klęski żywiołowe, które mogą uszkodzić fizyczne dokumenty.

Więcej na ten temat można przeczytać w artykule: https://flowdog.io/baza-wiedzy/artykuly-blogowe/co-to-jest-digitalizacja-dokumentow-i-dlaczego-warto-ja-wprowadzic/

Proces przygotowania i najlepsze praktyki w trakcie digitalizacji – krok po kroku

Proces digitalizacji pomaga firmom przejść na wyższy poziom konkurencyjności. Nierzadko jest jednak dla nich sporym wyzwaniem. Niemniej zadbanie o odpowiednią strategię przygotowania się do cyfryzacji wszelkich akt, druków czy pism umożliwia przejście przez cały proces gwałtownie i bezproblemowo. W tym celu należy zadbać o:

• Analizę bieżącej sytuacji dokumentacyjnej w firmie
• Sporządzenie planu digitalizacji dokumentów
• Wybór odpowiedniego systemu do digitalizacji
• Organizację i przeprowadzenie szkoleń dla pracowników
• Przygotowanie procedur związanych z digitalizacją dokumentów
• Wykonanie przedwdrożeniowego testu procesów cyfryzacji.

Digitalizacja dokumentów – pro wskazówki

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy, czy pracownikiem korporacji. Niezależnie od tego, czy korzystasz już z systemu do digitalizacji dokumentów, czy jeszcze nie, warto zapoznać się z kilkoma pro wskazówkami, które pomogą Ci w efektywnym przetwarzaniu, przechowywaniu i organizowaniu dokumentów w formie cyfrowej.

1. Zamiast zachowywać wszystkie dokumenty, które otrzymasz lub wygenerujesz, poświęć chwilę na przeanalizowanie ich wartości. Zapisz tylko te pliki, które są istotne dla Twojej pracy i firmy oraz te, do których przechowywania zobowiązują przepisy prawne. W ten sposób unikniesz bałaganu i zagubienia ważnych informacji.
2. Stosuj spójnią metodę nazywania plików i folderów. Podziel swoje katalogi na podfoldery – na przykład dla klientów, dostawców i współpracowników. Użyj skróconych nazw, aby określić, do kogo lub do czego odnoszą się foldery. Możesz choćby użyć kodowania kolorami, aby ułatwić identyfikację różnych kategorii katalogów.
3. Dobrą praktyką jest przechowywanie razem powiązanych dokumentów – niezależnie od ich typu. Przykładowo, przechowuj raporty, listy, notatki do prezentacji, arkusze kalkulacyjne i grafiki związane z konkretnym projektem w jednym folderze. W ten sposób znacznie szybciej znajdziesz dokumenty dla konkretnego projektu, a cały proces pracy będzie bardziej uporządkowany.
4. Pamiętaj o oddzieleniu prac trwających od prac zakończonych. W ten sposób unikniesz chaosu w Twoim systemie. Przenoszenie plików, nad którymi już nie pracujesz, do folderów, w których są przechowywane ukończone prace, umożliwia lepszą kontrolę nad dokumentami.
5. Unikaj przepełnienia folderów. jeżeli masz dużą liczbę plików w jednym folderze lub dużą liczbę podfolderów w głównym folderze, podziel je na mniejsze grupy (podfoldery lub podpodfoldery). W ten sposób łatwiej znaleźć odpowiednie dokumenty, bez konieczności przeglądania wszystkich plików.
6. Organizowanie dokumentów według daty to również dobry pomysł. Upewnij się, iż data dokumentu jest prawidłowa i umieszczona w tytule dokumentu elektronicznego lub folderze bądź podfolderze, w którym się znajduje.

Wybór systemu do skanowania i przechowywania plików

Decyzja o tym, które oprogramowanie do przetwarzania dokumentów jest najlepsze dla potrzeb organizacji w zakresie konwersji dokumentów, może być przytłaczająca. Dzieje się tak dlatego, iż nie każda organizacja ma takie same potrzeby. Poza tym na rynku istnieje wiele opcji pod względem kosztów, funkcjonalności i bezpieczeństwa. Dlatego ważne jest wiedzieć, jakie kroki powinno się wykonać w celu doboru odpowiedniego systemu dla procesu digitalizacji dokumentów we własnej firmie.

1. Określ swoje potrzeby w zakresie digitalizacji dokumentów
2. Zbadaj dostępne na rynku opcje oprogramowania
3. Rozważ łatwość obsługi i efektywność kosztową
4. Sprawdź funkcje, certyfikaty bezpieczeństwa i kompatybilność z istniejącymi systemami
5. Przeanalizuj opinie i oceny klientów, aby określić, czy jest to optymalna technologia dla Twojej firmy.

Z perspektywy zamawiającego punkt 4. jest priorytetowy. W celu rozpoznania pełnej specyfikacji technologii warto poprosić potencjalnych usługodawców o przedstawienie kompleksowej oferty. W przypadku rozwiązań FlowDog do digitalizacji dokumentów firmy mogą korzystać, z takich funkcji jak:

• Generowanie dokumentów Word
• Eksport zestawień Excel
• Podpis cyfrowy
• Rejestrowanie i archiwizacja dokumentów z poziomu aplikacji
• OCR
• Inteligentne formularze
• Wysyłanie i odbieranie dokumentów elektronicznych
• Wydruk seryjny odebranych zamówień
• Zarządzanie nieobecnościami i zastępstwami
• Możliwość modelowania i uruchomienia procesów workflow.

FlowDog dostarcza zaawansowane narzędzia do zdalnego zarządzania procesami i dokumentami, wyposażone w szereg rozmaitych funkcji. Ponadto użytkownicy mają dostęp mobilny i webowy do wszystkich zadań i dokumentów 24h/7. Na uwagę zasługuje również przyjazny interfejs, który sprawia, iż obsługa programu jest łatwa i przyjemna. Z tego rodzaju technologii korzystają na co dzień małe, średnie i duże przedsiębiorstwa z rozmaitych branż.

Częste problemy podczas digitalizacji dokumentów – jak ich uniknąć?

Osoby decyzyjne, managerowie oraz właściciele firm podczas digitalizacji dokumentów powinni przeanalizować również różne pułapki, które mogą się pojawić podczas tzw. konwersji z papieru na cyfrę. Dzięki temu można uniknąć wielu niechcianych problemów – od przypadkowego wycieku danych po nieprzewidziane trudności techniczne.

Nie ignoruj katalogowania i metadanych

Biblioteki zasobów cyfrowych wymagają solidnego systemu katalogowania dla optymalnego przechowywania i efektywnych możliwości wyszukiwania. Metadane są niezbędne w tym procesie. Dostarczają opisy i skategoryzowane informacje, które pomagają użytkownikom w odkrywaniu dostępnych zasobów. Wiele współczesnych systemów pomaga zautomatyzować generowanie metadanych. Jednak w celu zapewnienia dokładności w katalogu biblioteki, konieczne jest również manualne wprowadzanie danych. Chodzi o takie szczegóły jak opis, dane personalne lub słowa kluczowe. Rekordy te powinny być zawsze dodawane, gdy tylko jest to możliwe. W końcu dokładniejsze metadane ułatwią użytkownikom szybkie zlokalizowanie odpowiednich plików z maksymalną skutecznością.

Problemy związane z jakością skanów

Skanowanie dokumentów to jedna z głównych czynności podczas procesu digitalizacji w firmie. W przypadku korzystania ze słabej jakości sprzętu oraz ograniczonych programów do skanowania mogą wystąpić problemy z jakością. W związku z tym warto zadbać o dobrej jakości urządzenia oraz technologię, a cały proces zlecić konkretnej osobie. Pracownik powinien posiadać wiedzę, dzięki której uniknie podstawowych trudności, wpływających na jakość skanów, związanych z:

• ustawieniami rozdzielczości
• powierzchnią skanowania
• nieodpowiednio dobraną jasnością i kontrastem
• niedostateczną czystością skanera
• zbyt dużą kompresją plików.

Problemy związane z bezpieczeństwem przechowywania dokumentów

W przypadku przechowywania danych personalnych, informacji finansowych i innych wrażliwych rekordów, niezbędne jest zastosowanie odpowiednich technologii i narzędzi. Mowa w tym przypadku o szyfrowaniu danych, systemach kontroli dostępu, zabezpieczeniach archiwizowania czy kopiach zapasowych.

Digitalizacja dokumentów to proces, który warto przeprowadzić, aby zwiększyć efektywność pracy oraz poprawić bezpieczeństwo przechowywania plików. Przygotowanie się do cyfryzacji wymaga zrozumienia specyfiki takiego procesu oraz wyboru odpowiedniej technologii do skanowania i przechowywania plików.

W trakcie digitalizacji należy stosować najlepsze praktyki katalogowania i wprowadzania metadanych. Jednocześnie trzeba pamiętać o częstych problemach związanych z jakością skanów oraz bezpieczeństwem przechowywania dokumentów i stosować odpowiednie środki ostrożności, takie jak systemy kontroli dostępu, zabezpieczone archiwizowanie czy kopie zapasowe. Dzięki temu proces cyfryzacji będzie przebiegał sprawnie i bezpiecznie, a przechowywanie dokumentów stanie się znacznie łatwiejsze i efektywniejsze.