Fiskus przejmie kontrolę nad fakturami. KSeF będzie obowiązkowy od lutego 2026

Od lutego 2026 roku polscy przedsiębiorcy będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – centralnej platformy do wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur. Dzięki temu fiskus zyska natychmiastowy i pełny dostęp do faktur wystawianych przez firmy w całym kraju.

To ogromna zmiana w porównaniu do obecnego stanu rzeczy. Dziś firmy mogą wystawiać faktury w dowolny sposób, używając programów księgowych, generatorów PDF czy systemów ERP. Po wejściu w życie nowych przepisów wszystkie faktury będą musiały przechodzić przez rządowy system KSeF, co oznacza pełną centralizację i automatyzację nadzoru podatkowego.

Czym jest KSeF i co oznacza dla przedsiębiorców?

Krajowy System e-Faktur to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów i obsługiwana przez Krajową Administrację Skarbową (KAS). Jego głównym celem jest uszczelnienie systemu podatkowego, zwiększenie skuteczności kontroli oraz eliminacja wyłudzeń VAT.

Dzięki KSeF:

• Faktury będą widoczne dla fiskusa w czasie rzeczywistym.
• Kontrole podatkowe będą bardziej precyzyjne i szybsze.
• Urzędy skarbowe zyskają łatwiejszy dostęp do danych, co umożliwi skuteczniejsze typowanie podmiotów do kontroli.

Kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Terminy dla firm

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nastąpi etapami, z uwzględnieniem wielkości przychodów przedsiębiorstw:

• Od lutego 2026 roku – obowiązek dotyczyć będzie firm, których przychody przekraczają 200 mln zł.
• Od kwietnia 2026 roku – KSeF obejmie większość pozostałych firm.
• Od stycznia 2027 roku – obowiązek korzystania z systemu zostanie rozszerzony na najmniejszych przedsiębiorców, czyli tych z rocznym obrotem poniżej 10 tys. zł.

To oznacza, iż do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym obowiązują pewne wyjątki i ulgi.

Ułatwienia na start: rok przejściowy bez kar i obowiązków

W związku z dużą skalą zmian, rząd przewiduje okres przejściowy, który ma potrwać do końca 2026 roku. W tym czasie:

• Faktury przez cały czas będzie można wystawiać z kas rejestrujących, co ma znaczenie głównie dla branży detalicznej.
• Nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu przy użyciu KSeF – to ma dać firmom czas na adaptację.
• Nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach za faktury, również w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP).

Te ułatwienia mają zmniejszyć ryzyko paraliżu operacyjnego i dać czas na wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych zarówno w mikroprzedsiębiorstwach, jak i dużych firmach.

Konsekwencje dla biznesu: większa przejrzystość i kontrola

Wdrożenie KSeF to krok w stronę cyfryzacji systemu podatkowego i uszczelnienia VAT – jednego z głównych źródeł dochodu budżetowego państwa. Przedsiębiorcy muszą liczyć się z:

• koniecznością dostosowania systemów księgowych i procesów fakturowania,
• automatycznym dostępem fiskusa do dokumentów,
• eliminacją manualnego przesyłania faktur i ich duplikatów,
• możliwością szybszego wykrywania nieprawidłowości, np. nadużyć podatkowych czy fałszywych transakcji.

Z perspektywy administracji, KSeF ułatwi wykrywanie luk podatkowych, a dla uczciwych firm może oznaczać sprawniejsze kontrole i mniej papierkowej roboty.

Dla kogo KSeF będzie największym wyzwaniem?

Najmniejsze firmy oraz jednoosobowe działalności gospodarcze mogą mieć największy problem z wdrożeniem nowych przepisów. Brak dedykowanego zaplecza informatycznego, ograniczony budżet i niewielka wiedza o technologiach cyfrowych sprawiają, iż małe biznesy będą potrzebować wsparcia technicznego i edukacyjnego.

Z kolei duże firmy, które już dziś korzystają z systemów ERP, będą musiały zintegrować je z KSeF, co może wiązać się z kosztami wdrożeniowymi i przeszkoleniem personelu.