Faktury w KSeF to pułapka na wygodnych. Zobacz, jak opłacić prąd i telefon

Koniec z wygodą, do której przywykliśmy? Wielu przedsiębiorców, logując się do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przeciera oczy ze zdumienia. Po otrzymaniu faktury za telefon czy prąd, na próżno szukają przycisku „zapłać”. Rządowa aplikacja to nie sklep internetowy, a wielu użytkowników czuje się zagubionych. Wyjaśniamy, dlaczego system nie pozwala na szybki przelew i jak w 2026 roku najszybciej uregulować firmowe rachunki.

Fot. Warszawa w Pigułce

Znikające linki. KSeF to nie bank

Przez lata przyzwyczailiśmy się do luksusu. Faktura za internet przychodziła na maila, a w jej treści znajdował się link do szybkiej płatności. Klik, wybór banku i po sprawie. Wraz z wejściem KSeF, przedsiębiorcy zauważyli, iż ta ścieżka w wielu przypadkach została odcięta. jeżeli korzystasz z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF (udostępnionej przez Ministerstwo Finansów), nie zapłacisz rachunku od razu.

Dlaczego tak się dzieje? Michał Sosnowski, ekspert z Exorigo-Upos, tłumaczy to obrazowo: KSeF to państwowy rejestr, który można porównać do okienka w urzędzie skarbowym, a nie do bramki płatniczej. System służy do „przyklepania” dokumentu (nadania numeru i poświadczenia odbioru), a nie do transferu pieniędzy. Ministerstwo Finansów na razie odcina się od pomysłów, by zamienić KSeF w platformę płatniczą.

Chcesz zapłacić? Masz trzy wyjścia

Skoro rządowa aplikacja nie pomaga, jak opłacić fakturę, która trafiła do systemu? Przedsiębiorcy mają kilka opcji, w zależności od tego, jakich narzędzi używają:

• Ręczny przelew (Wersja trudna): jeżeli polegasz tylko na darmowej aplikacji MF, musisz przepisać dane z faktury (kwotę, numer konta, tytuł) i zlecić tradycyjny przelew w swoim banku. To powrót do przeszłości, który irytuje wielu biznesmenów.
• Aplikacje dostawców (Wersja wygodna): Operatorzy tacy jak Orange, Play, Plus czy dostawcy prądu przez cały czas posiadają swoje własne panele klienta („Mój Orange”, „iBOK” itp.). Mimo iż faktura jest w KSeF, w aplikacjach tych firm przez cały czas zwykle funkcjonują systemy szybkich płatności.
• Programy komercyjne (Wersja profesjonalna): jeżeli korzystasz z płatnego programu księgowego zintegrowanego z KSeF, twórcy systemu często dodają funkcję „zapłać”, łącząc dane z faktury z Twoją bankowością. To jednak usługa zewnętrzna, a nie funkcja samego KSeF.

Co to oznacza dla Ciebie? Zmień nawyki

Nowy system wymaga zmiany przyzwyczajeń. Nie czekaj, aż KSeF „poprosi” Cię o pieniądze, bo się nie doczekasz.

• Nie ignoruj powiadomień: To, iż faktura wpadła do KSeF, nie oznacza, iż sama się opłaci. Musisz aktywnie zlecić przelew.
• Zainstaluj aplikacje usługodawców: Aby zachować wygodę szybkich płatności za media, korzystaj z bezpośrednich aplikacji operatorów, zamiast logować się do rządowego systemu tylko po to, by sprawdzić kwotę do zapłaty.
• Uważaj na terminy: Brak linku w mailu (bo faktura jest tylko w systemie) sprawia, iż łatwiej przegapić termin płatności. Ustaw sobie przypomnienia w kalendarzu.

Ważna informacja:
Pamiętaj, iż KSeF to system do wymiany dokumentów, a nie pieniędzy. Faktura jest uznana za doręczoną w momencie nadania jej numeru KSeF, a nie w momencie, gdy ją przeczytasz czy opłacisz.