W dwóch częściach spotkania firmy członkowskie i eksperci Lewiatana rozmawiali o tym:
- jak pisać prosto i zrozumiale o funduszach oraz
- jak efektywnie realizować obowiązki promocyjne w projektach.
Prosty język – nie prosty temat
Do pokazania zasad i zalet stosowania prostego języka zaprosiliśmy przedstawicieli Departamentu Promocji Funduszy Europejskich w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej. Anna Szybalska-Idzik pokazała podstawowe zasady prostego języka oraz doświadczenia resortu w upraszczaniu komunikacji z beneficjentami. Zwróciła uwagę, iż czytelne, przystępne dokumenty zwiększają skuteczność aplikowania o środki i ograniczają liczbę błędów formalnych w projektach.
Łukasz Mrozik zaprezentował narzędzia, które mogą wspierać beneficjentów w prostszym i bardziej przejrzystym komunikowaniu się oraz praktyczne wskazówki dotyczące pisania zrozumiałych komunikatów i dokumentów projektowych. Wiele porad dotyczących prostego pisania można znaleźć na portalu Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.
Głos przedsiębiorców i beneficjentów
Celem spotkania było pokazanie, jak język prosty i zrozumiały wpływa na efektywność komunikacji między instytucjami a przedsiębiorcami oraz jak może ułatwić realizację projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich. Uczestnicy podzielili się swoimi doświadczeniami i trudnościami, jakie napotykają przy ubieganiu się o dofinansowanie oraz w trakcie realizacji projektów. Wskazywali, iż najbardziej problematyczne są złożone regulaminy konkursów, skomplikowane instrukcje i niejednoznaczne zapisy w umowach czy sprawozdaniach.
Podkreślali, iż język używany w dokumentach urzędowych ma realny wpływ na skuteczność projektów – jego uproszczenie pozwala przedsiębiorcom lepiej rozumieć wymagania i sprawniej realizować inwestycje. Zwrócili uwagę na nierówność stron tego procesu. Instytucje wymagają od beneficjentów projektów unijnych stosowania w komunikacji prostego języka, podczas gdy same nie zawsze go używają.
Przedstawiciele Ministerstwa zaznaczyli, iż mają tego świadomość, ale podejmują ciągłe starania, aby jak najwięcej urzędów wprowadziło w życie prostą komunikację. Trzeba pamiętać, iż prosty język to nie uproszczenie treści, ale sposób na jasną, zrozumiałą i skuteczną komunikację z beneficjentami Funduszy Europejskich.
Komunikacja to też obowiązki
Stosowanie prostego języka to zalecenie. Komunikacja w projektach unijnych oznacza jednak także konkretne obowiązki wynikające z wytycznych i umów o dofinansowanie. Wszyscy beneficjenci projektów unijnych są zobowiązani do odpowiedniego informowania o otrzymaniu dofinansowania oraz oznaczania dokumentów i materiałów. Te wymogi wynikają z wytycznych dotyczących informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027. Choć firmy są w pełni świadome tych obowiązków, ich realizacja w praktyce czasem budzi wątpliwości.
Uczestnicy omówili najczęstsze wątpliwości i wyzwania związane z interpretacją obowiązujących wytycznych. Dokumenty jasno wskazują obowiązek informowania o otrzymanym dofinansowaniu. Jednak nieprecyzyjnie określają, jak często i w jakiej formie takie informacje powinny się pojawiać w trakcie realizacji projektu.
Uczestnicy podkreślili także potrzebę dopasowania wymagań komunikacyjnych do charakteru projektu i jego grupy odbiorców, np. poprzez umożliwienie stosowania newsletterów lub wewnętrznych komunikatorów zamiast mediów społecznościowych w projektach o zamkniętym charakterze.
Wątpliwości i wymogi trudne do realizacji
Uczestnicy dyskutowali również o konieczności doprecyzowania zasad stosowania obowiązków informacyjno-promocyjnych w projektach grantowych i konsorcjach, gdzie występują różne numery i tytuły projektów oraz wielopoziomowa struktura beneficjentów. Zgłoszono postulat umożliwienia umieszczania informacji o wszystkich konsorcjantach w projekcie na materiałach promocyjnych, a nie tylko o głównym beneficjencie.
Przedsiębiorcy zwrócili także uwagę na potrzebę realistycznego podejścia do oznaczania materiałów i produktów – w tym wprowadzenia katalogu elementów wyłączonych z obowiązku oznakowania, zwłaszcza tam, gdzie byłoby to technicznie niemożliwe (np. w przypadku specjalistycznego sprzętu medycznego).
Poruszono również kwestię obowiązku informowania uczestników projektów o źródle finansowania. Uczestnicy wskazali, iż beneficjenci powinni mieć obowiązek przekazania informacji o dofinansowaniu, ale nie można od uczestników wymagać znajomości pełnych nazw programów czy tytułów projektów.
Uczestnicy spotkania zwrócili także uwagę na niejasności dotyczące stosowania rozporządzenia Rady Ministrów z 7 maja 2021 r. w sprawie działań informacyjnych dla projektów finansowanych z budżetu państwa. Zgłoszono potrzebę jasnego określenia, których projektów dotyczy ten wymóg, kto odpowiada za jego egzekwowanie oraz jakie mogą być konsekwencje jego błędnego zastosowania.
Spotkanie pokazało, iż skuteczna komunikacja o Funduszach Europejskich i działania informacyjno-promocyjne w projektach wymagają stałego dialogu między administracją a beneficjentami. Uczestnicy zgodzili się, iż jasne zasady, prosty język i elastyczne podejście do obowiązków informacyjnych pozwolą lepiej realizować cele funduszy i zwiększyć ich zrozumiałość wśród odbiorców. Konfederacja Lewiatan zapowiedziała przygotowanie rekomendacji dla Komitetu Monitorującego program Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich 2021–2027, które uwzględnią wnioski i postulaty zgłoszone podczas dyskusji.
Spotkania w ramach „Dnia z komunikacją o Funduszach Europejskich” odbyły się 5 listopada w siedzibie Konfederacji Lewiatan.
