Dwa dni wolnego bez zgody szefa. Pracodawca musi zaakceptować wniosek lub zapłaci grzywnę

Jeszcze w 2025 roku każdy pracownik wychowujący dziecko lub znajdujący się w nagłej sytuacji życiowej ma zagwarantowane prawo do wolnego – bez konieczności uzyskiwania zgody przełożonego. Mowa o dwóch rodzajach zwolnienia od pracy, które wynikają wprost z Kodeksu pracy i nie mogą zostać zignorowane przez pracodawcę bez narażenia się na poważne konsekwencje finansowe.

Dwa dni wolnego z tytułu opieki nad dzieckiem

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każdemu pracownikowi wychowującemu dziecko w wieku do 14 lat przysługuje prawo do dwóch dni (lub alternatywnie 16 godzin) zwolnienia od pracy rocznie. Wniosek o takie wolne można złożyć w dowolnym momencie – nawet z jednodniowym wyprzedzeniem – a pracodawca nie ma prawa odmówić.

Co istotne:

• Wniosek może być ustny lub pisemny, zgodnie z regulaminem wewnętrznym firmy.
• Brak zgody ze strony pracodawcy traktowany jest jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
• W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, grzywna dla pracodawcy może wynieść od 1000 zł do choćby 30 000 zł.

W praktyce oznacza to, iż każdy zatrudniony rodzic ma zagwarantowane minimum dwa dni wolnego w roku, niezależnie od stanowiska, rodzaju umowy czy sytuacji w firmie. Wystarczy odpowiednio wcześnie zgłosić potrzebę skorzystania z tego prawa.

Zwolnienie z powodu siły wyższej – nowe uprawnienie od 2023 roku

Drugą kategorią obowiązkowego wolnego, które nie wymaga zgody szefa, jest tzw. zwolnienie z powodu siły wyższej, wprowadzone nowelizacją Kodeksu pracy w 2023 roku. Przysługuje ono każdemu pracownikowi – bez względu na sytuację rodzinną – w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w skali roku.

Z tego uprawnienia można skorzystać w razie:

• pilnej sytuacji rodzinnej,
• wypadku lub nagłej choroby bliskiej osoby,
• innych nieprzewidzianych okoliczności o charakterze nagłym.

Co ważne, to pracownik decyduje, czy dana sytuacja kwalifikuje się jako siła wyższa. Pracodawca:

• nie może żądać dowodów ani usprawiedliwień,
• nie ma prawa odmówić udzielenia wolnego,
• zobowiązany jest do wypłaty połowy wynagrodzenia za czas zwolnienia.

To jedno z najnowszych i najbardziej kontrowersyjnych rozwiązań, które – mimo protestów ze strony niektórych pracodawców – wciąż obowiązuje. Pracownik nie musi udowadniać prawdziwości zgłoszonego powodu, wystarczy jego pisemne lub ustne oświadczenie.

Urlop na żądanie – podobny, ale wymaga zgody

Nieco inna sytuacja dotyczy urlopu na żądanie. Pracownik ma prawo do czterech takich dni rocznie, ale jego wykorzystanie jest już uzależnione od zgody przełożonego.

Sąd Najwyższy orzekł jednoznacznie: urlop na żądanie nie może być rozpoczęty bez akceptacji pracodawcy, a podjęcie pracy po samodzielnym „wzięciu wolnego” może być potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

Dlatego w przypadkach pilnych lub spornych – szczególnie w sytuacjach rodzinnych – bezpieczniejszą i bardziej przewidywalną formą wolnego pozostaje zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem lub siły wyższej, których pracodawca nie ma prawa zablokować.

Konsekwencje dla pracodawcy – choćby 30 tys. zł kary

W świetle obowiązujących przepisów próba odmowy udzielenia obowiązkowego wolnego może skutkować dotkliwymi sankcjami finansowymi. Państwowa Inspekcja Pracy, reagując na skargi pracowników, może:

• przeprowadzić kontrolę w trybie pilnym,
• wystawić mandat do 2000 zł lub złożyć wniosek do sądu pracy,
• a sąd może orzec grzywnę w wysokości choćby 30 000 zł.

Zgodnie z przepisami, obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko udzielenie wolnego, ale też adekwatne jego ewidencjonowanie oraz rozliczenie zgodnie z obowiązującymi normami czasu pracy i wynagrodzeń.

Świadomość praw – kluczowa przed długimi weekendami

Wielu pracowników planuje urlopy z dużym wyprzedzeniem, ale nie brakuje też takich, którzy sięgają po wolne w ostatniej chwili – np. przed długim weekendem lub świętem. W takich sytuacjach znajomość przysługujących uprawnień może okazać się kluczowa.

Warto pamiętać:

• Zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem i siły wyższej nie wymaga zgody szefa.
• Wystarczy odpowiednio wcześnie poinformować przełożonego – najlepiej dzień wcześniej.
• Nie trzeba podawać szczegółowych uzasadnień ani dokumentów.

W świetle tych przepisów pracownik może mieć pewność, iż jego wolne jest legalne, a próba jego zablokowania – niezgodna z prawem.

Pracownicy w 2025 roku mają do dyspozycji co najmniej dwa mechanizmy prawne umożliwiające uzyskanie wolnego bez konieczności uzyskiwania zgody pracodawcy. To istotna zmiana w kierunku większej ochrony praw pracowniczych, szczególnie w sytuacjach rodzinnych i nagłych. Znajomość tych uprawnień pozwala skutecznie zaplanować czas odpoczynku, unikając konfliktów i nieporozumień w miejscu pracy.