Czy osoba fizyczna może wystawić fakturę?

Kiedy osoba fizyczna może wystawić fakturę?

Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, zasadniczo nie jest zobowiązana ani uprawniona do wystawiania faktur VAT, ponieważ nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT. W przypadku prowadzenia działalności nierejestrowanej można też wystawić fakturę bez VAT na żądanie usługobiorcy lub kupującego. Osoba fizyczna może z kolei wystawić dokument sprzedaży, który w pewnych aspektach przypomina fakturę.

KSeF – nowa era w cyfrowym zarządzaniu fakturami

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjne rozwiązanie wprowadzone przez polskie Ministerstwo Finansów, które zrewolucjonizuje sposób, w jaki przedsiębiorcy wystawiają i odbierają faktury. Jest to platforma teleinformatyczna umożliwiająca bezpieczne i efektywne zarządzanie fakturami ustrukturyzowanymi w formacie elektronicznym. Wprowadzenie KSeF to znaczący krok na drodze do pełnej cyfryzacji procesów księgowych w Polsce, mający na celu usprawnienie obiegu dokumentów oraz zwiększenie transparentności transakcji gospodarczych.

Czy osoba fizyczna może korzystać z KSeF? Jeśli jest pracownikiem upoważnionym do wystawiania faktur w imieniu firmy, ale nie reprezentuje biura rachunkowego, to wciąż może korzystać z systemu, jeżeli wskaże odpowiednie biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur.

Faktura bez działalności gospodarczej

W Polsce osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej mogą wystawić rachunek. Jest podobny do faktury, ale nie zawiera niektórych elementów typowych dla faktur VAT, takich jak numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP). Rachunek taki powinien zawierać datę wystawienia, dane osobowe sprzedawcy i nabywcy, szczegółowy opis sprzedawanego towaru lub usługi, cenę jednostkową oraz łączną cenę do zapłaty.

Przykłady sytuacji, w których można wystawić rachunek

1. Sprzedaż rzeczy używanych. jeżeli sprzedajesz na przykład używany sprzęt fotograficzny, możesz wystawić rachunek kupującemu.
2. Wykonanie usługi. Gdy wykonujesz usługę, jak np. malowanie mieszkania dla znajomego, również możesz wystawić rachunek.
3. Zlecenia jednorazowe. Rachunek może być wystawiony po wykonaniu zlecenia, które nie jest związane z regularną działalnością gospodarczą, np. pojedynczego projektu graficznego na zamówienie.

Przykład prawidłowo wystawionego rachunku

Załóżmy, iż sprzedajesz rower. W rachunku powinieneś zawrzeć informacje takie jak: rodzaj roweru, marka, model, rok produkcji oraz cenę. Następnie podajesz swoje dane (imię, nazwisko, adres) oraz dane kupującego. Na końcu umieszczasz datę sprzedaży i całkowitą kwotę do zapłaty.

Wnioski

Chociaż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie mogą wystawiać faktur VAT, mają możliwość dokumentowania swoich transakcji dzięki rachunków. Jest to przydatne narzędzie, które pozwala na formalne potwierdzenie sprzedaży produktów czy wykonania usług, co może być wymagane przez nabywców lub przydatne do celów osobistych, takich jak ewidencja własnych przychodów i wydatków. Osoby fizyczne mogą także korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli zostały do tego upoważnione przez biuro rachunkowe.