W marcu 2024 Komisja Europejska, Rada Unii Europejskiej i Parlament Europejski, w rezultacie rozmów trójstronnych, osiągnęły wstępne porozumienie w sprawie nowelizacji dyrektywy, która ma dodatkowo rozszerzyć i uaktualnić wykorzystanie narzędzi i procesów cyfrowych w prawie spółek. Wniosek został przegłosowany w Parlamencie Europejskim 24 kwietnia 2024 r.
Zgłoszony rok temu wniosek (nr 2023/0089 COD) zakładał zmianę dwóch dyrektyw:
- DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2017/1132z dnia 14 czerwca 2017 r. w sprawie niektórych aspektów prawa spółek
- DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY 2009/102/WE z dnia 16 września 2009 r. w sprawie prawa spółek, dotycząca jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością
Ogólnym celem tego wniosku jest zwiększenie przejrzystości i zaufania do otoczenia biznesowego, osiągnięcie bardziej cyfrowych i połączonych transgranicznych usług publicznych dla przedsiębiorstw oraz łatwiejsza ekspansja transgraniczna dla MŚP, co z kolei prowadzi do bardziej zintegrowanego i cyfrowego jednolitego rynku.
Zdaniem Komisji Europejskiej, aby to osiągnąć, należy:
- zwiększyć ilość danych dotyczących przedsiębiorstw dostępnych w rejestrach przedsiębiorstw i/lub BRIS oraz poprawić ich wiarygodność;
- umożliwić bezpośrednie korzystanie z danych spółki dostępnych w rejestrach przedsiębiorstw przy tworzeniu transgranicznych oddziałów i spółek zależnych oraz w innych działaniach i sytuacjach transgranicznych.
Wniosek koncentruje się na elektronicznych kopiach i wyciągach dokumentów lub informacji o spółkach i podkreśla znaczenie ich certyfikacji zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. Został uwzględniony w programie prac Komisji jako jedno z kluczowych działań w ramach głównego celu Komisji „Europa na miarę ery cyfrowej”
Dokument wprowadza szereg usprawnień mających na celu uproszczenie procedur i zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla przedsiębiorstw oraz organów krajowych w kontekście prawa spółek i działań transgranicznych w Unii Europejskiej:
- Cyfrowe procedury tworzenia spółek i rejestracji oddziałów
- Zasada „jednokrotności”
- Europejski Certyfikat Spółek (EU Company Certificate)
- Cyfrowe Pełnomocnictwo Unijne (Digital EU Power of Attorney)
- Zwolnienie z legalizacji i innych formalności
- Zmniejszenie wymagań tłumaczenia określonych dokumentów
- Interoperacyjność systemów rejestrów
Te ulepszenia mają na celu stworzenie bardziej sprzyjającego środowiska dla przedsiębiorstw w UE, promowanie wzrostu gospodarczego i konkurencyjności, a także wspieranie jednolitego rynku poprzez uproszczenie i cyfryzację procesów biznesowych i administracyjnych.
Na szczególną uwagę zasługuje pomysł wprowadzenia Cyfrowego Certyfikatu Spółek oraz Cyfrowe Pełnomocnictwo Unijne „EU COMPANY CERTIFICATE”.
Zaproponowany (artykuł 16 punkt 1) Europejski certyfikat dla firm (EU Company Certificate) nazywany też unijnym zaświadczeniem o firmie lub certyfikatem spółek jest dokumentem wydawanym przez rejestry spółek w poszczególnych państwach członkowskich, mającym na celu ułatwienie firmom prowadzenie działalności transgranicznej w Unii Europejskiej. Certyfikat ten będzie obligatoryjnie akceptowany we wszystkich państwach członkowskich jako wystarczający dowód, na moment jego wydania, inkorporacji (rejestracji) firmy oraz informacji w nim zawartych, które są przechowywane przez rejestr, w którym firma jest zarejestrowana.
Na jednolitym rynku spółki powinny być w stanie udowodnić, iż ich spółka jest legalnie zarejestrowana w państwie członkowskim dzięki prostych i wiarygodnych środków, które są uznawane transgranicznie przez inne państwa członkowskie. Przedsiębiorstwa będą mogły ubiegać się o takie unijne zaświadczenie o firmie, aby wykorzystywać je do różnych celów, w tym do procedur administracyjnych przed organami krajowymi i postępowań sądowych w innych państwach członkowskich lub przed instytucjami i organami UE. Certyfikat będzie również dostępny dla osób trzecich, w tym organów, które potrzebują wiarygodnych podstawowych informacji o spółkach.
Certyfikat będzie wydawany i poświadczany przez krajowe rejestry przedsiębiorstw, będzie zawierać podstawowe informacje o firmie wykorzystywane przez firmy w sytuacjach transgranicznych, w tym nazwę firmy, jej siedzibę i przedstawicieli prawnych oraz będzie dostępny we wszystkich językach urzędowych Unii oraz dostosowany do nowych środków cyfrowych, np. europejskiego portfela tożsamości cyfrowej wprowadzonego w ramach znowelizowanego rozporządzenia eIDAS oraz będzie uwierzytelniany dzięki usług zaufania (artykuł 16b p.6)
Państwa członkowskie będą mieć możliwość pobierania opłaty za uzyskanie certyfikatu spółki UE jednak odpowiednie rejestry będą zobowiązane do bezpłatnego dostarczania, na żądanie, każdej spółce zarejestrowanej w tym rejestrze, jej własnego certyfikatu spółki UE co najmniej raz w roku. Certyfikat będzie dostępny zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. W każdym przypadku cena za uzyskanie certyfikatu spółki UE, nie będzie mogła przekraczać kosztów administracyjnych, w tym kosztów opracowania i prowadzenia rejestrów.
CYFROWE UNIJNE PEŁNOMOCNICTWO (DIGITAL EU POWER OF ATTORNEY)
Cyfrowe pełnomocnictwo unijne umożliwi firmom upoważnienie osoby do reprezentowania firmy w określonych procedurach z wymiarem transgranicznym w ramach prawa Unii Europejskiej. Jest to narzędzie, które ma ułatwić prowadzenie działalności międzynarodowej, minimalizując potrzebę fizycznej obecności i związane z tym formalności.
Pełnomocnictwo będzie sporządzone, zmieniane i odwoływane zgodnie z wymogami prawnymi i formalnymi państwa członkowskiego. Krajowe wymogi dotyczące sporządzania, zmiany lub odwołania cyfrowego pełnomocnictwa UE obejmą co najmniej weryfikację tożsamości, zdolności prawnej i uprawnienia do reprezentowania spółki osoby udzielającej, zmieniającej lub odwołującej pełnomocnictwo przeprowadzaną przez sądy, notariuszy lub inne adekwatne organy.
W wyniku porozumienia pomiędzy sygnatariuszami rozmów trójstronnych z treści dyrektywy wykreślono zapis dotyczący pełnomocnictwa, który umożliwiał adekwatnym organom a także każdej innej osobie trzeciej, która mogłaby wykazać uzasadniony interes, uzyskać dostęp do cyfrowego pełnomocnictwa UE w rejestrze spółki.
Cyfrowe pełnomocnictwo unijne będzie akceptowane jako dowód upoważnienia danej osoby do reprezentowania firmy. Podobnie jak opisany wyżej Certyfikat Spółki będzie również uwierzytelniane dzięki usług zaufania i kompatybilne z Europejskim Portfelem Tożsamości Cyfrowej.
Zgodnie z art 16c p3. państwa członkowskie mogą wymagać, aby pełnomocnictwo cyfrowe UE, każda jego zmiana i każde unieważnienie były zgłaszane do rejestru. W takim przypadku opłaty pobierane za uzyskanie dostępu do informacji o pełnomocnictwie nie mogą przekraczać kosztów administracyjnych, w tym kosztów opracowania i prowadzenia rejestru.
Oba nowoprojektowane dokumenty dotyczą kilku kategorii spółek funkcjonujących w krajach EU (wyszczególnionych w odpowiednich aneksach). W przypadku Polski są to:
- spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółka komandytowo-akcyjna,
- spółka akcyjna
- spółka jawna,
- spółka komandytowa
Dyrektywa nie wprowadza żadnych nowych systemów, ale opiera się na wykorzystaniu istniejącego i działającego systemu integracji rejestrów, a także na rozporządzeniu eIDAS.
Zgodnie z art. 24 ust. 2 lit. h) Komisja ustanowi połączenia między systemem integracji rejestrów, integracją rejestrów beneficjentów rzeczywistych (zgodnie z art. 30 ust. 10 i art. 31 ust. 9 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849) oraz integracją rejestrów upadłości (zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/848). Do łączenia informacji o danej spółce w tych systemach będzie wykorzystywany tzw. EUID (European Unique Identification Number)- opisany w p9 w ROZPORZĄDZENIU WYKONAWCZYM KOMISJI (UE) 2021/1042 z dnia 18 czerwca 2021 r.
W dyrektywie zmieniono art. 13g w celu uwzględnienia zasady jednorazowości, zgodnie z którą spółka nie musi ponownie przedkładać informacji znajdujących się w jej własnych rejestrach, gdy tworzy spółkę w innym państwie członkowskim. Zamiast tego rejestry wymieniają się tymi informacjami, przy czym rejestr, w którym ma powstać wpis dotyczący założenia spółki, pobiera te informacje z rejestru spółki.
Po przegłosowaniu w Parlamencie Europejskim zmieniona dyrektywa musi zostać jeszcze oficjalnie zaakceptowana przez Radę Unii Europejskiej a następnie opublikowana w oficjalnym Dzienniku Ustaw.
Data publikacji: 26.04.2024
