Biada temu, kto skłamał. 1 stycznia 2026 ruszą ogromne kontrole. Teraz nikt się już nie wywinie, a skutki będą opłakane

Od stycznia 2026 roku każdy pracodawca w Polsce zyska prawo do weryfikacji autentyczności dyplomów swoich pracowników i kandydatów do pracy. Nowe przepisy pozwolą sprawdzić prawdziwość dokumentów choćby z ostatnich 50 lat, a uczelnie będą musiały odpowiadać na pytania firm za odpłatnością.

Fot. Shutterstock / Warszawa w Pigułce

Koniec z fałszywymi dyplomami na polskim rynku pracy

Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego przygotowało projekt nowelizacji ustawy o szkolnictwie wyższym, który fundamentalnie zmieni sposób weryfikacji wykształcenia w Polsce. Nowe rozwiązanie powstało w odpowiedzi na rosnący problem fałszywych dokumentów na rynku pracy oraz postulaty pracodawców, którzy od lat zgłaszali trudności w sprawdzaniu autentyczności przedstawianych przez kandydatów dyplomów.

Zgodnie z projektem nowelizacji uczelnie będą zobowiązane do odpłatnego udzielania informacji o danych zawartych w dyplomach ukończenia studiów wydawanych w postaci papierowej. Regulacja może dotyczyć dokumentów wystawianych na przestrzeni choćby ostatnich pięciu dekad, co oznacza, iż pracodawcy zyskają możliwość weryfikacji wykształcenia również starszych pracowników.

Projektodawcy podkreślają, iż umożliwienie weryfikacji wiarygodności wykształcenia osoby fizycznej oraz potwierdzenia faktu wydania przez uczelnię dyplomu ukończenia studiów jest najważniejsze z punktu widzenia interesu społecznego. Dotychczas pracodawcy nie mogli zweryfikować bezpośrednio w uczelni prawdziwości danych zawartych w dyplomie przedłożonym przez pracownika lub kandydata do pracy.

Pracodawcy dostaną nowe narzędzie kontroli

Nowy mechanizm będzie działał na zasadzie składania wniosków przez pracodawców posiadających interes prawny. Aby skorzystać z możliwości weryfikacji, pracodawca będzie musiał wykazać uzasadnione wątpliwości co do autentyczności danych zawartych w dyplomie ukończenia studiów oraz przeprowadzić wstępną weryfikację zabezpieczeń przed fałszerstwem określonych w przepisach o dokumentach publicznych.

We wniosku pracodawca będzie zobowiązany do zamieszczenia danych posiadacza dyplomu, w szczególności imienia i nazwiska oraz numeru dyplomu ukończenia studiów. Dodatkowo musi podać własne dane identyfikacyjne oraz wyjaśnić powody wzbudzenia podejrzeń co do autentyczności dokumentu.

Uczelnie będą miały obowiązek udzielenia odpowiedzi w określonym terminie, potwierdzając lub zaprzeczając faktowi wydania danego dyplomu oraz prawdziwości zawartych w nim informacji. Proces ma odbywać się wyłącznie drogą elektroniczną, co ma zapewnić sprawność i bezpieczeństwo całej procedury.

Za weryfikację trzeba będzie zapłacić

Udzielenie informacji przez uczelnie nie będzie bezpłatne. Wysokość opłaty została ustalona na poziomie jednego procenta minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku. Przy obecnej płacy minimalnej oznacza to koszt około 47 złotych za każdą weryfikację dyplomu.

Ta opłata ma z jednej strony pokryć koszty administracyjne uczelni związane z obsługą wniosków, z drugiej zaś ma chronić przed masowymi, nieuzasadnionymi zapytaniami. Ministerstwo szacuje, iż rocznie w Polsce wydawanych jest średnio 299 tysięcy dyplomów ukończenia studiów, a dodatkowo regulacja może dotyczyć dokumentów z ostatnich pięciu dekad.

Wprowadzenie opłaty oznacza również, iż pracodawcy będą musieli rozważnie podchodzić do decyzji o weryfikacji, co może ograniczyć liczbę wniosków do rzeczywiście uzasadnionych przypadków. Koszt weryfikacji prawdopodobnie stanie się standardowym elementem budżetów działów kadrowych w większych firmach.

Uczelnie staną przed nowymi wyzwaniami organizacyjnymi

Wejście w życie nowych przepisów 1 stycznia 2026 roku da uczelniom nieco ponad rok na przygotowanie się do realizacji nowych obowiązków. Będą musiały opracować, przyjąć i wdrożyć odpowiednie procedury oraz przygotować infrastrukturę techniczną do obsługi wniosków w formie elektronicznej.

Autorzy projektu zdają sobie sprawę, iż skutkiem wprowadzenia proponowanych rozwiązań będzie nałożenie na uczelnie znacznych dodatkowych obciążeń. Instytucje szkolnictwa wyższego będą musiały przeszkolić pracowników, wydać stosowne upoważnienia oraz stworzyć systemy umożliwiające sprawną weryfikację dyplomów z archiwów.

Szczególnym wyzwaniem będzie digitalizacja starych archiwów i stworzenie systemów pozwalających na szybkie odnalezienie informacji o dyplomach wydawanych choćby kilkadziesiąt lat temu. Wiele uczelni będzie musiało zainwestować w nowe rozwiązania informatyczne oraz zwiększyć zatrudnienie w działach obsługujących tego typu zapytania.

Nowe prawo odpowiedzią na rzeczywiste problemy rynku

Projektowana nowelizacja powstała w wyniku analizy problemów zgłaszanych przez pracodawców, którzy od lat borykają się z trudnościami w weryfikacji wykształcenia kandydatów do pracy. Dotychczasowe przepisy krajowe nie przewidywały uprawnień pracodawcy do występowania do innych podmiotów w celu potwierdzenia prawdziwości dokumentów przedłożonych przez pracowników.

Stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dodatkowo ograniczało możliwości pracodawców w tym zakresie, wskazując, iż weryfikacja dokumentów przez kontakt z uczelniami może naruszać przepisy o ochronie danych osobowych. Nowa regulacja ma rozwiązać ten problem prawny, tworząc jasne ramy dla weryfikacji wykształcenia.

Ministerstwo podkreśla, iż wprowadzane zmiany służą nie tylko interesom pracodawców, ale przede wszystkim ochronie uczciwych kandydatów do pracy, którzy mogą być pokrzywdzeni przez osoby posługujące się fałszywymi dokumentami. System ma również zwiększyć ogólne zaufanie do procesu rekrutacji i podnieść standardy na polskim rynku pracy.

Wpływ na procesy rekrutacyjne w firmach

Wprowadzenie możliwości weryfikacji dyplomów prawdopodobnie zmieni standardowe procedury rekrutacyjne w polskich firmach. Działy personalne będą musiały zdecydować, w jakich przypadkach przeprowadzać weryfikację, uwzględniając zarówno koszt procedury, jak i specyfikę stanowiska, na które prowadzona jest rekrutacja.

Szczególnie istotne może to być w przypadku stanowisk wymagających specjalistycznego wykształcenia, gdzie fałszywy dyplom może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa lub jakości świadczonych usług. Firmy będą musiały wypracować wewnętrzne procedury określające, kiedy weryfikacja jest konieczna, a kiedy można poprzestać na oświadczeniu kandydata.

Nowe przepisy mogą również wpłynąć na czas trwania procesów rekrutacyjnych, który może nieznacznie się wydłużyć o czas potrzebny na otrzymanie odpowiedzi z uczelni. Z drugiej strony możliwość szybkiej weryfikacji może zwiększyć pewność decyzji kadrowych i ograniczyć ryzyko zatrudnienia osoby nieposiadającej wymaganych kwalifikacji.

Ochrona danych w nowym systemie weryfikacji

Projektowane rozwiązania muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, co stanowi istotne wyzwanie dla projektodawców. System weryfikacji będzie przetwarzał wrażliwe dane osobowe dotyczące wykształcenia, co wymaga szczególnych zabezpieczeń i ograniczeń w dostępie.

Ministerstwo zapewnia, iż nowe przepisy będą precyzyjnie określały zakres danych, które mogą być przekazywane przez uczelnie, oraz sposób ich przetwarzania przez pracodawców. Weryfikacja będzie mogła dotyczyć wyłącznie podstawowych informacji zawartych w dyplomie, bez ujawniania dodatkowych szczegółów o przebiegu studiów.

Kluczowe znaczenie będzie miała również ochrona danych przed niepowołanym dostępem oraz zapewnienie, iż informacje uzyskane w ramach weryfikacji będą wykorzystywane wyłącznie do celów, dla których zostały pozyskane. Naruszenie tych zasad może skutkować wysokimi karami finansowymi oraz odpowiedzialnością prawną pracodawców.