1 kwietnia weszło w życie. Tysiące Polaków nie wie, iż muszą to zgłosić!

Polscy przedsiębiorcy wkraczają w erę cyfrowej korespondencji. Od 1 kwietnia 2025 roku ponad 740 tysięcy firm zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym przed bieżącym rokiem zostało objętych obowiązkiem posiadania adresu do elektronicznych doręczeń. Ta fundamentalna zmiana w sposobie komunikacji między biznesem a administracją publiczną stanowi kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji polskiej gospodarki.

Fot. Warszawa w Pigułce

System e-Doręczeń, wprowadzony na początku 2025 roku, początkowo obejmował jedynie instytucje publiczne, takie jak urzędy gmin, miast czy starostwa powiatowe. Teraz przyszedł czas na sektor prywatny. Ministerstwo Cyfryzacji informuje, iż mimo zbliżającego się terminu, zaledwie 81 tysięcy spośród zobowiązanych przedsiębiorstw założyło wymagane konto do końca marca, co stanowi niespełna 11 procent wszystkich podmiotów objętych obowiązkiem.

Elektroniczne doręczenia to nowoczesny odpowiednik tradycyjnych listów poleconych, który ma na celu usprawnienie i przyspieszenie komunikacji między firmami a urzędami. System gwarantuje, iż nadawca otrzyma potwierdzenie nadania i doręczenia korespondencji, a odbiorca będzie miał pewność co do tożsamości nadawcy. Co istotne, e-Doręczenia mają taką samą moc prawną jak tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru.

Wdrożenie systemu e-Doręczeń nie przebiegło jednak bez komplikacji. W styczniu bieżącego roku część instytucji publicznych zgłaszała problemy z funkcjonowaniem platformy. Sytuacja wymagała interwencji ministra cyfryzacji, który zażądał natychmiastowej reakcji ze strony Poczty Polskiej – operatora odpowiedzialnego za funkcjonowanie całego systemu. Na szczęście, usterki zostały gwałtownie usunięte, a platforma działa w tej chwili bez większych zakłóceń.

Eksperci podkreślają, iż wprowadzenie e-Doręczeń przyniesie firmom nie tylko nowe obowiązki, ale również wymierne korzyści. Przedsiębiorcy zaoszczędzą czas, który dotychczas tracili na wizyty na poczcie czy oczekiwanie na listonosza. Dodatkowo, elektroniczna korespondencja eliminuje ryzyko zgubienia czy zniszczenia ważnych dokumentów podczas transportu.

Warto zauważyć, iż nie wszyscy przedsiębiorcy są zobowiązani do posiadania adresu do e-Doręczeń od 1 kwietnia. Jak informuje Ministerstwo Cyfryzacji, osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, zarejestrowane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), mają czas na dostosowanie się do nowych przepisów do 1 stycznia 2026 roku. Jest to dobra wiadomość dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy zyskują dodatkowe miesiące na zapoznanie się z systemem i przygotowanie się do jego wdrożenia.

Proces zakładania adresu do e-Doręczeń jest w pełni zdalny i nie wiąże się z żadnymi opłatami. Przedsiębiorcy mogą złożyć wniosek o utworzenie konta poprzez dedykowaną platformę internetową, korzystając z profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Po weryfikacji danych i zaakceptowaniu wniosku, firma otrzymuje swój unikalny adres, który należy następnie zgłosić do adekwatnego rejestru – KRS lub CEIDG.

Ministerstwo Cyfryzacji podkreśla, iż system e-Doręczeń nie jest przeznaczony wyłącznie do komunikacji z administracją publiczną. Platforma umożliwia również wymianę korespondencji między przedsiębiorstwami oraz z obywatelami, którzy zdecydowali się na założenie własnego adresu do elektronicznych doręczeń. Dzięki temu rozwiązaniu, polska gospodarka zyskuje kompleksowy i spójny system cyfrowej komunikacji.

Specjaliści ds. cyfryzacji przewidują, iż wprowadzenie obowiązkowych e-Doręczeń może początkowo stanowić wyzwanie dla mniej zaawansowanych technologicznie firm, szczególnie tych działających w tradycyjnych branżach. Jednakże w dłuższej perspektywie, system powinien przyczynić się do zwiększenia efektywności całego sektora biznesowego poprzez eliminację papierowej biurokracji i przyspieszenie procesów administracyjnych.

Wdrożenie e-Doręczeń wpisuje się w szerszą strategię cyfryzacji polskiej administracji i gospodarki. W ostatnich latach obserwujemy systematyczne wprowadzanie rozwiązań takich jak e-recepty, e-skierowania, e-Urząd Skarbowy czy aplikacja mObywatel. Eksperci zgodnie twierdzą, iż te inicjatywy zbliżają Polskę do standardów cyfrowych obowiązujących w najbardziej zaawansowanych krajach Unii Europejskiej.

Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie posiadają adresu do e-Doręczeń, a są objęci obowiązkiem jego posiadania od 1 kwietnia, powinni jak najszybciej podjąć niezbędne kroki, aby dostosować się do nowych wymagań. Brak adresu może bowiem skutkować problemami w komunikacji z urzędami i innymi instytucjami publicznymi, a w konsekwencji prowadzić do opóźnień w załatwianiu spraw firmowych.

System e-Doręczeń, mimo początkowych trudności, ma szansę stać się przełomowym narzędziem w komunikacji między różnymi podmiotami w Polsce. Cyfryzacja korespondencji nie tylko przyspieszy procesy administracyjne, ale również przyczyni się do ochrony środowiska poprzez ograniczenie zużycia papieru. Pozostaje mieć nadzieję, iż kolejne etapy wdrażania systemu przebiegną bez większych komplikacji, a przedsiębiorcy gwałtownie dostrzegą zalety nowego rozwiązania.